Formazione COM&TEC: webinar, in aula, in collaborazione

La COM&TEC sta mettendo in campo moltissime occasioni di formazione, approffitatene!

Il primo evento sarà il webinar di Petra Dal Santo, dal titolo:
"Comunicazione tecnica ed ecosistema online", 8 Febbraio, ore 15:00 - 16:00.

I soci COM&TEC avranno uno sconto del 25% rispetto ai non soci.
Per iscrivervi, seguite questo link.

Una volta iscritti, se vi trovaste nell'impossibilità di assistere al webinar "in diretta", potrete ricevere la registrazione e visionare il webinar con tutta comodità. Entro il mese di Marzo, COM&TEC ha messo in cantiere altri 3 webinar.

Ma non è finità qui.

Come ogni primavera, COM&TEC mette in campo un ampia scelta di formazione in aula, secondo la tradizionale modalità frontale, attraverso 6 appuntamenti che spaziano dalle normative alla terminologia, dal documentazione per le macchine alla documentazione per il web.

Per i corsi frontali, che si svolgeranno tutti nella città di Bologna, i soci potranno risparmiare fino al 30% rispetto ai non soci.

Infine, una novità assoluta: nel 2016 COM&TEC ha definito una collaborazione con UCIMA - ACIMAC per la realizzazione di corsi frontali che si svolgeranno da Febbraio a Novembre, presso la sede di Modena - Baggiovara.

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Avete bisogno dell'XML? Ecco 8 indicatori da valutare

La mattina del 19 Gennaio ricevo un tweet e vengo a sapere di un post molto interessante di Sarah O’Keefe: Top eight signs it's time to move to XML.

Nel post Sarah mette in fila 8 buone ragioni per adottare processi XML-based nella gestione dei nostri contenuti.

Proverò a riassumere i punti salienti proposti da Sarah (quindi non sarà una traduzione integrale), fermo restando che vi invito a leggere il suo post integrale.

Ma prima una premessa:  quando parliamo di Intelligent Information (e ne parleremo spesso durante il 2016), dobbiamo essere d’accordo su alcune pietre angolari concettuali.

Ho esposto alcuni di questi concetti nel post relativo al tcworld di Stoccarda.

In estrema sintesi:  si parte dall’idea di contenuti modulari e riusabili, quindi contenuti che possono essere profilati per diversi utenti e diversi output di pubblicazione in quanto associabili a specifici TAG e METADATI. E se i contenuti sono espressi  e strutturari attraverso un linguaggio “taggato”, sarà quanto mai immediato implementare tale profilazione. Ecco perché abbiamo bisogno dell’XML, uno standard aperto e interoperabile. Ma qui finisce la mia premessa ed inizia la sintesi del post di Sarah.
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1 - Il vostro sistema è sovraccarico, costoso, inadeguato
Se dovete sostenere dei costi eccessivi per le licenze, se i vostri processi editoriali prevedono troppi passaggi manuali, se i contenuti tradizionali che state gestendo occupano uno spazio eccessivo, se molte persone diverse devono intervenire su questi contenuti, allora XML potrebbe tornarvi utile.

XML non è l’unica risposta a questi problemi, ma  è una risposta molto efficiente.
I contenuti XML occupano meno spazio (la formattazione dei contenuti  non è memorizzata in ogni XML file, ma viene gestita separatamente, attraverso i  fogli di stile (Cascading Style Sheets, CSS).
Per lo stesso motivo, anche i creatori di contenuti sono liberati dal vincolo della gestione della formattazione dei contenuti, che spesso impegna fino al 50% del tempo. Possono anche essere ridotti  o del tutto abbattuti i costi di licenza, perché c’è un ampia scelta di XML di authoring tools che possono essere adottati nel team di sviluppo.


2 - Avete problemi nella gestione della versione dei contenuti
Se il Vostro ambiente di lavoro è condiviso tra diversi autori che intervengono in momenti diversi su una gran volume di contenuti,  uno dei problemi principali risiede nella gestione dell’ultima versione di “quel” file, tra le  tante versioni disseminate in diversi repository.

L’adozione di un CCMS può essere un’ottima risposta, ma implica costi che non possono essere giustificati soltanto per implementare un meccanismo di gestione delle versioni dei contenuti.  I file XML sono file di testo e in tal caso potete utilizzare sistemi meno costosi come Git e Subversion per la gestione della loro versione.


3 - Dovete tradurre e localizzare i vostri contenuti
Finora avete messo in campo degli espedienti per gestire le traduzioni, ma tutti i vostri “trucchi” cadono miseramente se dovete tradurre i vostri contenuti in dozzine di lingue diverse. Se adottate processi inefficenti, perdete tempo e soldi.

La necessità di ottimizzare i processi di traduzione è uno dei maggiori motivi per i quali conviene sviluppare contenuti XML-based, che siano interoperabili con i tool di traduzione più utilizzati dalle agenzie di traduzione.


4 - Dovete usare condizioni complesse
Molti tool non srutturati offrono la possibilità di etichettare delle informazioni appartenenti a contenuti diversi per produrre 2 o più versioni di un documento a partire da un singolo file.
Per esempio, indicando con il flag “Istruttore” le risposte ad un test, un insegnante potrebbe produrre dallo stesso file sia il documento di test delle domande, sia il documento delle risposte.
Nella documentazione del software, gli autori possono creare una versione base di un documento ad una versione avanzata, a partire dallo stesso documento sorgente di base.
Ma quando la situazione si complica?

Immaginate la documentazione di un prodotto che debba essere :
- conforme alle normative di sicurezza USA ed Europee
- utilizzato in diversi ambienti: fabbriche, miniere o rivenditori al dettaglio
- che presenta diversi accessori opzionali, che ne modificano il funzionamento
- che presenta componenti del prodotto comuni a modelli diversi, alcuni dei quali con piccole modifiche

In questo esempio, dovete essere in grado di gestire diversi tipi di filtri e dovete combinarli opportunamente:
- Regolamenti
- Ambiente di lavoro
- Accessorio
- Prodotto (per identificare le varianti in componenti comuni)

In XML, tutto ciò è “gratis” fornito nativamente attraverso il meccanismo dei METADATI.


5 - Nessuna soluzione  “commerciale” (off the shelf) soddisfa i vostri requisiti
Se dovete produrre degli output “esotici” o particolari, nessun tool sul mercato potrebbe essere adatto ai vostri scopi. Per esempio, potreste dover distribuire messaggi d’errore consumabili da qualche software, o delle stringhe di testo compatibili con applicazioni Web o con particolari linguaggi come PHP o Pytthon o conformi allo standard JSON, sempre  più richiesto. Se state immaginando una pipeline per distribuire output in qualche formato non usuale, XML sarà di certo una soluzione più semplice ed economica rispetto ad una qualsiasi soluzione proprietaria, che di solito indirizza solo gli output "standard" (HTML5, PDF, etc).


6 - Avete diversi produttori di contenuti part-time
In molti ambienti XML, il personale full-time è spesso integrato da produttori di contenuti part-time, spesso esperti della materia, chiamati a contribuire allo sviluppo delle informazioni e anche per alleviare la carenza numerica dello staff full-time. Un'altra strategia è quella di utilizzare XML per l’interoperabilità tra reparti diversi . L’interscambio dei contenuti tramite XML consente di risparmiare sul volume dei contenuti e sul tempo di riformattazione .I creatori di contenuti part-time hanno una prospettiva diversa rispetto a quelli full-time.La loro tolleranza per la curva di apprendimento necessaria in questo contesto, generalmente diminuisce con i seguenti fattori:

- Livello di esperienza: gli esperti di una materia vogliono scrivere contenuti solo per il tempo strettamente necessario.
- Livello di remunerazione: porre troppi ostacoli davanti ad una persona che non viene pagata per scrivere contenuti, provocherà la loro fuga dal compito richiesto.
- Poca conoscenza: pochi capiscono il senso della questione, i più probabilmente si opporrano ad ogni cambiamento del flusso di lavoro.

Per tutti questi motivi, la creazione di contenuti XML-based  potrebbe rivelarsi più popolare rispetto all’uso di strumenti lenti e complicati, con l’uso estensivo del copia-incolla.


7 - Metadati
I testi non solo soltanto testo. Bisogna avere la capacità di fornire dati supplementari. Per esempio, c'è bisogno di identificare l’abstract di ogni sezione di una rivista. O si vuole creare un link da una recensione di un libro al sito dove puoi acquistare il libro. Un libro ISBN fornisce l’ identificatore unico che ti serve, ma non vuoi visualizzare il codice ISBN nella recensione, quindi hai bisogno di un metadato.
Nei contesti e con strumenti non strutturati, puoi specificare metadata per un documento (le Proprietà di un documento). Con XML puoi associare un metadato ai documenti ma anche ad ogni singola componente del documento (usando i metadati per filtrare l’output dei contenuti).



8 - Requisiti di integrazione/connessione
In alcuni contesti, il vostro testo deve integrarsi/collegarsi ad altri sistemi.
Di seguito, alcuni esempi:

- Per una procedura di riparazione di un pezzo di una macchina, si potrebbe costruire un collegamento dal pezzo all'inventario della vostra azienda, in modo da verificare se il pezzo è disponibile ed effettuare l'ordine se necessario.
- Per la documentazione del software, la possibilità di incorporare i messaggi di errore e stringhe UI sia nei contenuti e nel software stesso.
- Per i contenuti medici, la capacità di accettare le informazioni da dispositivi medici e modificare le informazioni visualizzate di conseguenza (per esempio, una lettura della pressione sanguigna potrebbe comportare un avvertimento visualizzato nelle istruzioni dispositivi medicali.)

In tutti questi casi, XML può essere d'aiuto.
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Il post di Sarah ha un valore che va aldilà del contenuto specifico. Il messaggio di base è:
"Il vostro vecchio modo di produrre documentazione non strutturata, non regge più!"

Fate un'analisi della vostre esigenze, provate ad usare questa check-list e iniziate a valutare una soluzione. Un processo produttivo della documentazione tecnica XML-based può essere l'inizo della vostra soluzione. Potete immaginare un approccio progressivo, basato sull'integrazione di prodotti diversi, open source, a basso costo; oppure potete affidarvi ad un CCMS proprietario XML-based o potete immaginare soluzioni miste, più articolate, per indirizzare bisogni diversi.



Quello che probabilmente non potete fare è continuare a scrivere documentazione "monolitica", non modulare, non strutturata, non interoperabile, non integrabile: in estrema sintesi, documentazione "poco intelligente".

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New web site for COM&TEC!

Anno nuovo, vita nuova!
E per la COM&TEC, il 2016 si apre con un nuovo sito web!

Il nuovo sito è stato completamente riorganizzato, per poter offrire maggiori servizi ai soci e nuovi contenuti.

Nella parte superiore della Home Page trovate:

• una barra dei menu con tutte le informazioni utili ai soci o a chi volesse associarsi
• uno slider di immagini “attive” su cui cliccare per accedere a contenuti collegati
• 4 pulsanti tematici relativi alle principali aree di attività dell’Associazione

Nella parte inferiore, gli articoli più recenti.

Siete già soci?

Dal menu LOGIN SOCI, potrete visualizzare o modificare il vostro profilo personalizzato. Le informazioni inserite autonomamente da ciascun Socio saranno visibili a tutti i visitatori del sito.

Ma perché è utile associarsi alla COM&TEC? 

Date un’occhiata al menu DIVENTA SOCIO.
 

Dal menu L'ASSOCIAZIONE, potete consultare la Lista dei soci ed avrete accesso a tutte le principali informazioni relative alla COM&TEC come per esempio alla sua Storia o all’attuale composizione del Direttivo.

Se invece volete conoscere le attività della COM&TEC, cliccate sui 4 pulsanti tematici:

PROFESSIONE – FORMAZIONE – PROGETTI – EVENTI

Il nuovo sito è appena nato. Aiutateci a farlo crescere, segnalandoci eventuali difetti, al fine di migliorarlo. 

Sarà un 2016 ricco di novità per COM&TEC... seguiteci!

 

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Buon Natale!

Un augurio a tutti voi di Buon Natale, pieno di quella serenità che spesso, nel nostro quotidiano, desideriamo più di ogni altra cosa.

E anche con un pizzico di autoironia, perché non dobbiamo confondere la "serietà" con la "seriosità" e forse è bene non fidarsi troppo di quelli che non ridono mai.

Quindi, ecco alcune strisce di Dilbert, uno dei miei autori preferiti, che spesso si dedica al tema del technical writing.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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tcworld2015 in 3 parole: integrazione, CCMS, standardizzazione

Vi avevo promesso un report su quanto avevo visto e capito (per quanto posso) a Stoccarda, durante l'ultima edizione di tcworld2015, che possiamo considerare di certo la più ricca e importante manifestazione europea sulle tematiche della documentazione tecnica.

Con grande ritardo, ecco le mie annotazioni.

Il filo-conduttore di tutto il convegno è stato quello dell'Intelligent Information e delle sfide che l'avvento dei processi "Industria 4.0" ci imporranno, anche nel nostro specifico professionale.

Su questo filo conduttore si sono innestati diversi concetti, ma se ne devo selezionare solo 3, scelgo questi: integrazione, CCMS, standardizzazione.

In primo luogo, il concetto di integrazione.

La produzione di documentazione tecnica sarà il risultato di un processo in cui molti concetti/elementi/strumenti saranno sempre più integrati tra loro.

Anzi possiamo dire che, come sta succedendo nel mondo ICT, ci si sta spostando dall'idea di "integrazione tra strumenti diversi" verso "piattaforme integrate" che ospitano nativamente gli elementi necessari a gestire il processo di sviluppo della documentazione tecnica.

Gli elementi chiave di questo "mantra" sono:

• SINGLE SOURCE
• STANDARDIZZAZIONE e MODULARIZZAZIONE
• TAGGING e PROFILING
• PUBBLICAZIONE MULTI-FORMATO

SINGLE SOURCE

Tutto quello che si può ottenere, tutte le tecnologie che possiamo applicare, tutti i processi che possiamo strutturare, possono essere efficaci se si parte dell'idea che i contenuti devono essere

scritti bene e, per quanto possibile, una sola volta, per poi poter essere efficacemente riutilizzati.

 

Il single source è prima di tutto una filosofia di definizione dei contenuti ma poi diventa anche il primo passo che possiamo fare per abbattere i costi di tutta la filiera di redazione.

 

I detrattori argomentano sul fatto che in molti casi le percentuali di riuso di un contenuto possono essere molto basse, ma mentre questa obiezione è tutta da dimostrare, caso per caso, i vantaggi del single sourcing sono ampiamente dimostrabili.

 

 

STANDARDIZZAZIONE e MODULARIZZAZIONE
Per implementare il single source, dobbiamo modularizzare i contenuti e dobbiamo avere delle regole per definire in che modo gestiamo tali moduli.

 

Perchè standardizzare? Perchè uno standard ci rende interoperabili, permette a più persone di cooperare allo sviluppo dei contenuti, condividendo regole e strumenti. Anzi, spesso uno standard ci permette di essere ortogonali e agnostici rispetto al tool di sviluppo.

 

Quale standard? DITA? S1000D? Information Mapping? Functional Design? Dipende. E dipende da molti fattori.

 

Ma la scelta dello standard arriva dopo aver maturato la consapevolezza che una scelta è necessaria.

 

Si possono modularizzare i contenuti prescindendo da uno standard ben definito e riconosciuto? Si, ma è più complicato e ci si lega spesso a doppio nodo con le features dell'ambiente di sviluppo di cui disponete.

 

Altro aspetto: con quale "granularità" spezziamo i contenuti al fine del loro riuso?

Questo tema, spesso ignorato, ha implicazioni sia sul piano della gestione sia sul piano dell'efficacia comunicativa che riguarda l'utente. E anche su questo aspetto pesa la scelta dello standard che volete o non volete implementare.

 

 

TAGGING e PROFILING

Una volta che ho un "chunk"/modulo/fragment/topic d'informazione, posso decidere come taggarlo, in base alla strategia di "publish profiling" che voglio perseguire.

 

Il documento per il tecnico che deve installare il prodotto includerà informazioni diverse da quelle per l'utente che deve usarlo. In questo modo, posso profilare molti documenti diversi, che potranno condividere una certa quota di informazioni comuni ma che si potranno differenziare per i diversi utenti del prodotto.

 

 

PUBBLICAZIONE MULTI-FORMATO

Questo aspetto sta diventando l'elemento più critico di tutto questo processo integrato.

Come ripeto da 3 anni, è finito il predominio del PDF. PDF è ormai solo uno dei possibili output che possiamo fornire e che il mercato richiede. Ma ormai il nostro potenziale cliente usa Internet da 25 anni e i dispositivi mobile da almeno 10 anni.

 

Il suo modo di accedere alle informazioni è cambiato, la lettura selettiva ha sostituto la lettura tradizionale (la lettura gerarchico-sequenziale, quella tipica dei libri e dei manuali).

 

Non è più il tempo in cui gli utenti devono aprire un manuale cartaceo per cercare le informazioni, ma sono le informazioni che devono andare a cercare l'utente, secondo una logica task/context/event driven.

 

La documentazione in formato Web e Mobile non è più un add-on esotico, è il modo più comune in cui desideriamo interagire con la documentazione di un prodotto (vedi Q11 nel sondaggio condotto da CIDM nel 2014).

Analogo sondaggio, nel 2015, conferma tale indicazione (Q13).

Ma come mettiamo insieme tutti gli elementi del mantra - integrazione - ?

Ad oggi, il supporto tecnologico più promettente è quello dei CCMS.
I CCMS sono il substrato che consente di gestire al meglio tutti gli aspetti che vi ho elencato sopra.

Ovviamente, non tutti i CCMS sono uguali e si differenziano ampiamente per l'efficacia di un largo spettro di funzionalità.

Ma il punto chiave non sta nella scelta del prodotto A rispetto al prodotto B: sta nella consapevolezza che senza CCMS non si va lontano nel concetto di integrazione.

Il tema sta diventando talmente strategico da suscitare anche confronti dialettici molto "vivaci".

Io stesso sono stato testimone oculare diretto di una discussione al calor bianco tra Markus Kesseler, esponente di spicco di Schema, una società tedesca che produce un ottimo CCMS, ed alcuni tra i più autorevoli esperti di DITA (Eliot Kimber tra tutti ma non solo).

Ma prima di andare oltre è necessario un chiarimento di contesto: in Germania DERCOM riunisce diverse aziende (e Schema tra queste) che producono dei CCMS non necessariamente conformi ed interoperabili con lo standard DITA.

La loro tesi, volendo sintetizzare, è la seguente:

"Un buon CCMS può fornire agli utenti un valore aggiunto maggiore o che addirittura prescinde da una metodologia di standardizzazione come DITA"

 

DITA diviene un parametro di confronto eccellente, in quanto è lo standard di strutturazione dei contenuti più diffuso in USA, Canada e India.

 

Di contro, gli esperti di DITA hanno sostenuto le giuste ragioni di questo standard, distinguendo chiaramente tra i vantaggi di uno standard aperto e interoperabile come DITA e la possibilità di amplificare e potenziare tali vantaggi con un CCMS che sia in grado ANCHE di "parlare in DITA".

Ai più accorti di voi non sfuggirà la valenza commerciale di questo scontro, ove da un lato consulenti DITA ed aziende che producono CCMS DITA-compliant cercano di conquistare il mercato europeo e dall'altro DERCOM, che propone una legittima visione alternativa.

Le tesi di Kesseler erano attaccabili, essendo incentrate sugli eventuali limiti del DITA Toolkit, cioè dello strumento "minimo" attraverso il quale si può operare per realizzare documentazione in DITA. Ma il DITA Toolkit non pretende di surrogare la logica e le funzionalità di un CCMS.

Se volete maggiori dettagli su questo confronto vi rimando alle opinioni di alcuni altri colleghi, quali Sarah O'Keefe, Keith Shengili-Roberts e Sebastian Gottel.

Tuttavia, il punto non è stabilire chi avesse ragione.

La cosa più interessante che emersa da questo confronto è questa:
si può discutere se e quanto un CCMS debba essere in grado di supportare ANCHE il "content model" di DITA o se il "content model" nativo del CCMS sia, in quanto tale, sufficente alle esigenze degli utenti... quello che non si discute è che risulta molto complicato fare a meno di un CCMS!

Questo non è un blog aziendale, è un "blog puro", dove non devo vendere il MIO prodotto, ma dove la mia esperienza mi consente di scrivere sempre in grande libertà quello che penso, mentre tutti i protagonisti di questo confronto difendono, oltre alle loro idee, ANCHE il loro business.

E da questo confronto ho ricavato alcuni elementi che ritengo scolpiti nella pietra:

- è molto complicato produrre "Intelligent Information" senza il supporto di un buon CCMS

- potete produrre buona documentazione anche senza seguire uno standard di strutturazione dei contenuti, ma in tal caso dovete fidarvi del "content model" di un CCMS proprietario

- la capacità di progettare contenuti ben strutturati è sicuramente facilitata dall'adozione di standard aperti e interoperabili come DITA (ma non c'è solo DITA)

- mai confondere uno STANDARD (DITA) con uno STRUMENTO (un CCMS)

- uno standard come DITA e un CCMS possono sposarsi benissimo per ottenere il meglio di entrambi

Del resto, in passato avevo già preso una posizione netta sulla questione.

Io stesso , quando in CrossIdeas scelsi MadCap Flare, non adottai DITA ma mi affidai alle ottime funzionalità di un ottimo prodotto, ideale per una piccola o media azienda.

Ora che lavoro in una multinazionale che gestisce volumi di documentazione enormi, in diverse lingue, osservo che sarebbe praticamente impossibile gestire tali volumi senza adottare uno standard aperto e interoperabile come DITA, sul quale poi si innestano strumenti in grado di ottimizzare ogni fase del processo di sviluppo dei contenuti.

Non è un caso che oltre il 60% delle maggiori multinazionali in diversi settori (produzione del software, dei semiconduttori, etc.), abbiano scelto di adottare DITA.

Ho cambiato idea? Si e no. Dipende da quello che devo ottenere.

ALTRE IDEE DA STOCCARDA?
A Stoccarda c'erano anche tante aziende di traduzione e produttori di CAT Tools.
Le traduzioni sono spesso l'anello finale della filiera di un processo di documentazione tecnica e incidono non poco sui costi. Non mi stupisce che ci sia un mercato agguerrito, dove diversi protagonisti promettono soluzioni che consentono di ridurre i costi senza scapito di qualità. E anche queste soluzioni vanno ormai nella direzione di una maggiore integrazione.

Altro tema affascinante: la Realtà Aumentata.
Ho visto cose molto interessanti ma non ho ben capito quanto incidano i costi di un processo di documentazione AR based rispetto ad uno tradizionale.
Ho visto un tablet che inquadra un motore e dopo pochi secondi sullo schermo si materializza una matrice attiva di elementi che, opportunamente selezionati, permettono di visualizzare tutte le informazioni inerenti al dettaglio delle singole parti del motore.
L'efficacia comunicativa è fuori discussione, ma era già nota.
Sarebbe bello conoscere l'opinione di costruttori e documentatori di macchine rispetto
alle criticità implicate dalla AR nel definire la documentazione del prodotto.

P.S.

Potete scaricare tutte le presentazioni di tcworld2015 da questo link.

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Nous ne pouvons pas. Nous ne devons pas. Nous ne voulons pas.

Non possiamo. Non dobbiamo. Non vogliamo.

 

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tcworld Conference in Stuttgart: I will be there

Sono in partenza per partecipare al tcworld  conference 2015, a Stoccarda.

E' una delle conference più importanti a livello mondiale, dove nell'arco di 3 giorni c'è la possibilità di ascoltare tanti relatori, su diverse tematiche relative alla Comunicazione Tecnica.

Guardando il programma, c'è solo l'imbarazzo della scelta: DITA, Augmented Reality, Mobile Documentation, Video Documentation, User Assistance e molto altro.

E tutto questo con una tematica generale sullo sfondo, quella dell'Intelligent Information, che in qualche modo fa da filo conduttore.

Io proverò a seguire quanti più eventi possibile, prenderò appunti e poi proverò a raccontarvi cosa avrò capito.

Ora vado a chiudere la valigia.

Ciao.

P.S.

Questo è il mio post n° 300, dal Gennaio del 2009.
Questo blog era iniziato quasi per gioco e mi è servito tanto, per tanti motivi.
Spero sia servito un poco anche a voi, che in questi anni mi avete letto e avete interagito con me. Leggi questo articolo...

Al Tekom Europe Roadshow di Bologna si è parlato del futuro: seconda stella a destra...

Il 24 Settembre COM&TEC è stata protagonista di una delle tappe del Tekom Europe Roadshow, che ha richiamato a Bologna aziende ed esperti di Comunicazione Tecnica, tutti coinvolti nel dibattere il tema dell'Intelligent Information.

I relatori presenti hanno declinato il tema secondo chiavi di lettura tutte diverse, ma se devo fare una sintesi estrema, riesco ad isolare 3 tematiche di fondo:

• l'integrazione dei processi di documentazione con i processi di sviluppo dei prodotti da documentare

• l'utilizzo dei CCMS come strumento ineludibile per gestire il ciclo di vita della documentazione

• il radicale cambio di prospettiva nella produzione della documentazione, in funzione della valorizzazione della User Experience dell'utente, a discapito della vecchia idea della produzione "del manuale" auto-referenziale

INTEGRAZIONE del processo di sviluppo della documentazione con il processo di sviluppo del prodotto

"Agile" ormai non è più solo una parola che aggettivizza le movenze di un campione dello sport, ma una metodologia che, nata originariamente nell'ambito dello sviluppo software, inizia ad essere applicata anche in altri ambiti.

La metodologia di sviluppo Agile prescrive una serie di "dogmi" da rispettare (scrum, sprint, story, task,...) ma anche se non volete implementarla nella sua accezione più ortodossa, sappiate che ogni qualvolta vi trovate all'interno di un flusso di progetto "a cicli brevi", anche se non lo sapete, probabilmente state lavorando con un approccio Agile.

Ma che significa "ciclo breve"? Significa che in un ciclo di lavoro (dalle 2 alle 4-5 settimane) vengono sviluppate, verificate, collaudate e documentate tutte le caratteristiche del prodotto previste per quel ciclo.

Al termine del ciclo, il vostro prodotto/software/sistema/macchina è un oggetto "finito", operativo, che può essere distribuito ai clienti.

Ovviamente, questa metodologia deve essere adattata in base al prodotto da realizzare e vanno tenute in conto tutta una serie di vincoli.

Ma perchè noi comunicatori tecnici dobbiamo spingere ed impegnarci affinchè si diffondano processi Agili?

Tradizionalmente, in moltissimi casi, la documentazione tecnica arriva "a valle" del processo produttivo. L'attività di documentazione, in tal caso, è l'ultimo step del processo produttivo e viene quindi considerato come "un costo necessario" ma da minimizzare, un fastidioso atto dovuto.

Invece, nei processi Agili, che si sviluppano attraverso una sequenza di cicli brevi, OGNI CICLO SI PUO' CHIUDERE SE E SOLO SE la documentazione relativa a quel ciclo E' FINITA E CHIUSA.

Appare evidente che in questo caso la documentazione non è più un fastidioso obbligo di legge da ottemperare, ma diviene parte integrante e strategica del processo produttivo.

CCMS a supporto del ciclo di vita della documentazione di prodotto

L'epoca del technical writer "tradizionale", faticosamente focalizzato solo sulla realizzazione dei contenuti, è alle nostre spalle. La capacità di realizzare contenuti efficaci diviene oggi una condizione necessaria ma non sufficente per qualificare il nostro lavoro. I contenuti sono ovviamente ancora importanti ma diviene "mission critical" la questione della loro gestione.

Alcuni anni orsono, convinsi il management della mia azienda della necessità di modernizzare i processi di sviluppo della documentazione anche grazie a questa slide:

La slide presenta gli elementi essenziali di un processo editoriale efficace, che risponde ad una serie di domande.

Quale tipologia di documentazione devo produrre? Per quale tipologia di utenti? In quali formati dovrò renderla disponibile? Quali saranno le modalità di distribuzione? Quanti writer dovranno aver accesso concorrente ai contenuti? Quale metodologia o tecnologia di strutturazione dei contenuti voglio implementare? Quali meta-dati voglio gestire? Quali criteri e processi di qualità voglio/devo implementare? In quante lingue dovrò tradurre i contenuti? Come minimizzo il Time to Market?

Tutte queste domande e molte altre ancora confluiscono in una sola risposta:
Component Content Management Systems.

Quale CCMS scegliere? E' affar vostro, ce ne sono tanti, ognuno con le sue caratteristiche. Analizzate le vostre esigenze e se avete problemi nell'effettuare tale valutazione, fatevi aiutare da un consulente o venite in COM&TEC per essere più informati sullo sviluppo tecnologico di questi strumenti.
Ma non pensiate di poterne fare a meno.

La documentazione sarà focalizzata sulla User Experience

Su questo blog vi ho raccontato di come stava cambiano il paradigma di interazione tra l'utente e la documentazione: non più l'utente che cerca le informazioni nei manuali, ma le informazioni che vanno a cercare gli utenti (esempio classico: Contextual Senstive Help on Line), sfruttando tutte le aree tecnologiche e gli standard coinvolti in questa evoluzione (mobile, meta-data, Big Data, IoT, HTML5, etc.).

Se qualcuno di voi ha ancora delle perplessità su questo tema, è bene che si sbrighi a chiarirsi le idee, perchè il futuro è già qui.

Come sarà la documentazione prossima ventura?

Sarà attivabile, cioè verrà proposta all'utente al bisogno, e il trigger di attivazione sarà il contesto in cui l'utente si muove, il compito che deve portare a termine e l'evento che determina quel bisogno di informazioni e di documentazione (information Context/Task/Event driven).

Sarà mobile (sia on-line che off-line).

Sarà dinamica, nel senso che alcuni contenuti opportunamante taggati attraverso meta-dati specifci, potranno essere aggiornati automaticamente da sorgenti di dati eterogenee (syndication based contents).

E sarà anche in altri modi, ma SICURAMENTE sarà molto diversa da un manuale tradizionale PDF, che rimarrà solo una delle possibili forme di output utilizzabili per distribuire le informazioni.

E in tutto questo, quale sarà il compito di COM&TEC?

Prendo in prestito e riassumo il concetto fondamentale espresso da Michale Fritz, Presidente di Tekom Europe:

"Dobbiamo diffondere consapevolezza di questo nuovo scenario presso le istituzioni europee e i governi, gli enti di normazione e le aziende private. Ad esempio, occorre ripensare l'obbligo legale di fornire i manuali stampati su carta, nel contesto della digitalizzazione crescente delle informazioni".

In anticipo su questa indicazione, il Presidente di COM&TEC ha già intrapreso una forte azione di sensibilizzazione delle istituzioni e dei maggiori enti territoriali italiani per imbastire le sinergie che possono valorizzare il nostro profilo professionale.

Questa mission COM&TEC la interpreta già da molti anni, innervandola con le attività di formazione e di interazione con il mondo delle imprese e di concerto con altri attori dell'evoluzione tecnica in questo comparto.

Per questo COM&TEC opera insieme a Tekom Europe e collabora in diverse aree, aggiungendo ed integrando le proprie idee, per fornire un supporto sempre più efficace ai soci COM&TEC e al mercato italiano della Comunicazione Tecnica.

In ultimo vi segnalo la nuova e importante iniziativa di Tekom Europe, Intelligent Information Initiative , incentrata proprio sulla tematica dell'Intelligent Information.

COM&TEC è nel mainstream di tutto questo e dovete esserci anche voi!



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COM&TEC vi aspetta con delle nuove idee... siate curiosi!

Abbiamo lavorato moltissimo in questi ultimi mesi e abbiamo formalizzato diverse idee che vorremmo raccontarvi.

E allora andiamo in rigoroso ordine cronologico.
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COM&TEC sarà presente alla quarta edizione di FARETE che si svolgerà Lunedì 7 e Martedì 8 Settembre a Bologna.

La passata edizione ha visto la partecipazione di oltre 600 aziende espositrici, 13.000 visitatori, 2.500 appuntamenti prefissati nelle agende dei BtoB, più di 1.500 partecipanti ai workshop.

Vi aspettiamo con un workshop che si terrà l'8 Settembre alle ore 14.00 nella Sala 3, dedicato alla documentazione tecnica come autentico patrimonio di aziende innovative.
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Si rafforza la collaborazione con l'Università di Cagliari e l'Associazione Phrasis.

Alla II Giornata di Studi Internazionali dell'Associazione Phrasis, nell'ambito del convegno:

FRASEOLOGIA E PAREMIOLOGIA: PASSATO, PRESENTE E FUTURO
Cagliari, 16-17-18 Settembre 2015

...la COM&TEC parteciperà nella giornata di apertura con un intervento sulle sinergie tra i vari ambiti di interesse delle due associazioni e sulle interazioni tra fraseologia e terminologia in generale e quelle specificamente tecniche.

Le attività che la COM&TEC sta avviando con le altre associazioni e le Università, in particolare con quella di Cagliari, rappresentano la conferma che le collaborazioni e le sinergie costituiscono la base dei cambiamenti più significativi, nella consapevolezza che per cambiare e crescere è fondamentale attivare percorsi di conoscenza e formazione solidi e duraturi.
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Evento Internazionale dell'anno: tekom Europe Roadshow 2015.
Bologna, 24 Settembre – Zanhotel Europa

Quest'anno parleremo di "Intelligent Information".
Di cosa si tratta, dove nasce, come e dove si sta sviluppando maggiormente, a che punto siamo in Italia.
Questo e molto altro negli interventi di relatori stranieri ed italiani che parteciperanno all'evento per offrirci una giornata unica, da non perdere.

Il tekom Europe Roadshow ogni anno, nel mese di Settembre, coinvolge le più importanti capitali europee in un autentico "seminario itinerante della conoscenza" nel campo della Comunicazione Tecnica, un'occasione unica per tutti i professionisti italiani e in particolare per i nostri soci.
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Ma come sempre, COM&TEC lavora anche sulla formazione.

Da Settembre arriva la Formazione Finanziata per gli associati COM&TEC, attraverso l'opportunità offerta dai Fondi Interprofessionali.

E' una opportunità efficace ed utile per le aziende associate che vogliano investire in formazione.

La COM&TEC, supportata dall'esperienza e dalla professionalità
dell'Agenzia Formativa Accreditata Formall, consentirà ai propri associati di partecipare ai corsi COM&TEC inseriti nel "Programma Formazione Finanziata".
Per poter partecipare è necessario compilare una modulistica ed essere informati nel dettaglio sulla procedura da seguire. A questo scopo, ci si può rivolgere a COM&TEC.
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Ed è solo l'inizio!
VI ASPETTIAMO!

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Smart documentation... siamo pronti?

Ad oggi l'Internet of Things (IoT) è un argomento che, per molti, appartiene ancora all'area delle "grandi promesse tecnologiche", dove i grandi gruppi industriali si sfidano sul ring del R&D, mentre le "applicazioni reali" e relativi ricavi ancora non appaiono così incisivi nei bilanci della aziende.

Eppure, non troverete nessuno disposto ad affermare che questa non sia "Il Futuro" nel quale ci muoveremo tutti.

In aggiunta al post precedente e agli articoli che vi ho già proposto nel mese di Gennaio, se volete un ulteriore conferma potete leggere "Smart factories require smart documentation"di Alexander Hoffmann, pubblicato nel numero di Agosto di TCWorld.

Di seguito, provo a cogliere alcuni degli spunti più significativi proposti da Hoffmann (per la lettura integrale, vi rimando alla fonte sopracitata).

"The Internet of Things is growing exponentially: according to research firm Gartner, 26 billion Things will be connected by 2020. The number of laptops, tablets, and smartphones will only reach seven billion by 2020. In comparison: according to the United Nations, the world population is estimated to rise to eight billion by 2020."

Questo dato serve per inquadrare la questione: la domanda non è "Tutto questo ci riguarda?", ma bensì "Quando tutto questo modificherà il nostro modo di lavorare?".

Il primo punto che Hoffmann focalizza è il seguente:

"Every “Thing” in the Internet of Things is uniquely identifiable. And, with the knowledge of its environment, we can also identify who is using it, how the device is being used and where the user is encountering problems. This enables us to provide the user with the right information at the right moment."

Ecco una delle tematiche che avete spesso avuto modi di leggere in questo blog: le informazioni non saranno più "cercate dagli utenti", ma dovranno essere loro proposte in base al contesto e/o all'evento e/o al compito che l'utente deve gestire in quel momento.

"Although every “Thing” on the Internet of Things is uniquely identifiable, the information for that product must be addressable too. Every product variant consists of different information modules that can be combined in many ways. To manage the incoming information overload, data must be classified and structured".

Nell'IoE (Internet of Everything) le informazioni dovranno essere caratterizzate da alcuni attributi:

• indirizzabili
• attivabili
• modulari
• componibili

Non darei per scontato che dovranno essere rappresentabili da una struttura gerarchica XML-based, ma indipendentemente dalla tecnologia in gioco per la loro strutturazione, dovranno essere "pezzi riusabili", modulari.

Ecco perché la scrittura "tradizionale", monolitica, i vecchi manuali sequenziali, andranno a finire nei musei o saranno solo un effetto collaterale, un modo complementare di formattare le informazioni, magari per avere un backup, un "nice to have", ma non saranno mai più al centro dei nostri pensieri.

"Traditional document-based writing is becoming less common and will eventually disappear altogether."

Un altro punto importante, rispetto al quale mi ritrovo allineato con Hoffmann, è il seguente:

"Information is not only needed by humans, but also by machines in smart factories. This is why technical writers are turning into information managers. They must ensure that they can provide the right information at the right time for man or machine. In ever-faster maintenance cycles, a service technician will need the right information at the right time in the event of damage in order to repair the damage to the machine. Both man and machine will require modularized and structured technical documentation."

Il Comunicatore Tecnico dovrà usare un CCMS per organizzare le informazioni secondo i principi e gli attributi sopraindicati e dovrà andare oltre il confine tradizionale del "redattore tecnico", dovrà diventare un Content Strategist, un vero e proprio manager e progettista delle informazioni, della loro struttura e della loro dinamica di utilizzazione.

Modularizzazione e strutturazione dei contenuti, approccio multi-canale, multi-destinatario, multi-lingua, automazione e interoperabilità: tutto questo sarà (se non lo è già ora) il "nostro pane quotidiano".

Vi lascio il piacere di scoprire la parte finale dell'articolo di Hoffmann, ricco di dati molto interessanti inerenti alla Germania.

In particolare, viene segnalato un progetto molto interessante, che spero di aver modo di approfondire meglio: il Cyber System Connector.

"The CSC provides an interface for each integrated system component of the machine or plant. This provides a virtual image that is always identical to the actual plant. Any change to the machine will update the virtual representation and also the technical documentation.
The virtual machine may include information such as process flowcharts, control logics, schematics, 3D models, factory and plant layout, operating instructions or risk assessments.
In addition to the legally required physical documentation, all information is provided in the form of decentralized virtual images distributed over the entire system that are combined into a common virtual image. This allows the derivation of situation- and needs-based documentation information for the user, which remains up-to-date throughout the entire product lifecycle."

Dalla descrizione fornita sembra un'idea veramente affascinante, ma non ho ad ora dati sufficienti per poter esprimere un commento sensato.

Di certo questo articolo conferma, se ce ne fosse ancora bisogno, che il nostro ruolo non sarà affatto defilato o sminuito nel IoT/IoE.

Quanto impiegheremo per raggiungere la linea dell'orizzonte? 2, 3 o 5 anni? Non lo so, ma la linea è davanti a noi e la toccheremo con le mani.
 

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