martedì 3 settembre 2019

Un brevetto per la sincronizzazione dei contenuti

Da qualche tempo è disponibile su Google Patent il brevetto che ho ideato nelle prime settimane del 2015, mentre lavoravo in IBM:

ON DEMAND SYNCHRONIZATION OF INFORMATION
(Sincronizzazione delle informazioni su richiesta)

Di che si tratta? Di un'idea finalizzata a risolvere un problema classico delle grandi (ma anche delle piccole) organizzazioni: la proliferazione di silos di contenuti completamente scorrelati e disallineati.

Sul tema sono stati scritti fiumi d'inchiostro, spesso invano, nonostante le migliori intenzioni di alcuni manager aziendali "illuminati" e la disponibilità di tecnologie e best practice adatte allo scopo.

A questo punto, è necessario un breve flash-back.

Arrivato in IBM nel ruolo di Documentation Manager di CrossIdeas, ed essendo quindi il massimo esperto della documentazione della piattaforma IDEAS, nei primi mesi di lavoro venni contattato da diversi colleghi di altre aree (training, marketing, integration, etc) che sviluppavano contenuti inerenti al prodotto.

Di fatto, vidi in presa diretta lo sviluppo di diversi "silos" di contenuti.



Inizialmente, tali silos erano legati alla "radice" della documentazione tecnica di prodotto.
Ma in seguito e per tutta una serie di ovvie ragioni, queste aree tendevano a procedere con un certo grado di autonomia, costituendo silos informativi potenzialmente disallineati.

Mi resi conto che questa dinamica implicava un problema: nel momento in cui apportavo una modifica "significativa" alla doc di prodotto (sorgente), questa modifica doveva essere comunicata a tutti i referenti interessati.

Non sarebbe stato opportuno instaurare un "automatismo" per tenere allineati i diversi silos?

Da questa banale osservazione, ideai una generalizzazione della soluzione dell'allineamento dei silos (ATTENZIONE! NON DELL'ELIMINAZIONE DEI SILOS... cosa che ritengo impossibile, specialmente nelle grandi organizzazioni... ma questa è un'altra conversazione).

L'idea è semplice:

  1. Un UTILIZZATORE di contenuti elegge una SORGENTE AFFIDABILE di contenuti e instaura un CONTRATTO con la sorgente.
  2. L'utilizzatore può includere nei suoi documenti dei contenuti pubblicati dalla sorgente.
  3. Quando un contenuto della sorgente cambia, l'utilizzatore ha la possibilità (mai l'obbligo) di aggiornare AUTOMATICAMENTE la variazione.
  4. In questo modo, i documenti dell'utilizzatore sono sempre allineabili con la sorgente.


UN ESEMPIO SEMPLICE

Immaginate di utilizzare delle tabelle della FAO in una presentazione.
Le tabelle, nel tempo, cambiano. Se volete essere certi di utilizzare sempre la tabella più recente, magari dovete andare ogni tanto sul sito della FAO e verificare eventuali variazioni.
Se la tabella è cambiata, dovete decidere se prendere la nuova tabella e aggiornare la presentazione oppure no.

Il paradigma è "L'UTENTE CHE CERCA L'INFORMAZIONE"... ricordate?
Questo paradigma è SEMPLICEMENTE il paradigma SBAGLIATO!

Non sarebbe meglio avere un meccanismo che, al variare della tabella, trasferisce automaticamente la tabella aggiornata nella mia presentazione? Cioè "L'INFORMAZIONE CHE CERCA L'UTENTE"... il paradigma giusto!

Ora allarghiamo il campo di gioco.

Immaginate di avere N documenti che attingono da K sorgenti (di solito con N>K). Ora, al variare dei contenuti di K sorgenti, dovete andare periodicamente a verificare se non sia necessario aggiornare "a mano" gli N documenti.

In questo gioco, voi perdete sempre e perdete tanto più velocemente quanto più alti sono i valori di N e K.

Se invece avete K contratti con le K sorgenti, potete allineare gli N documenti in modo quasi indolore. Ora non entro nei dettagli tecnici del meccanismo (content tagging, notifica della variazione, accettazione, etc), che potete approfondire leggendo il brevetto.

Si pone una sola ipotesi: la sorgente espone contenuti attraverso un linguaggio taggato (XML, HTML, etc).

La bontà del brevetto consiste nel non fare nessuna assunzione specifica sul:

  • tipo della sorgente
  • numero di sorgenti
  • contenuti della sorgente
  • tipo/formato di documenti collegati alla sorgente

Per la precisione, il brevetto è stato realizzato grazie alla preziosa collaborazione di altri 4 colleghi:
Cristina Bonanni, Patrizia Manganelli, Andrea Durastante e Andrea Di Maio.
Devo sottolineare il fondamentale apporto di Cristina e Patriza, perchè io ero al primo brevetto mentre loro avevano già alle spalle diversi brevetti e la loro esperienza è stata decisiva nella formalizzazione di questa intuizione.

Il brevetto è attualmente di proprietà della IBM, a cui abbiamo ceduto tutti i diritti.

Se l'argomento vi interessa e volete approfondirlo mi potete contattare.

Ciao.

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