Il 24 Settembre COM&TEC è stata protagonista di una delle tappe del Tekom Europe Roadshow, che ha richiamato a Bologna aziende ed esperti di Comunicazione Tecnica, tutti coinvolti nel dibattere il tema dell'Intelligent Information.
I relatori presenti hanno declinato il tema secondo chiavi di lettura tutte diverse, ma se devo fare una sintesi estrema, riesco ad isolare 3 tematiche di fondo:
- l'integrazione dei processi di documentazione con i processi di sviluppo dei prodotti da documentare
- l'utilizzo dei CCMS come strumento ineludibile per gestire il ciclo di vita della documentazione
- il radicale cambio di prospettiva nella produzione della documentazione, in funzione della valorizzazione della User Experience dell'utente, a discapito della vecchia idea della produzione "del manuale" auto-referenziale
INTEGRAZIONE del processo di sviluppo della documentazione con il processo di sviluppo del prodotto
"Agile" ormai non è più solo una parola che aggettivizza le movenze di un campione dello sport, ma una metodologia che, nata originariamente nell'ambito dello sviluppo software, inizia ad essere applicata anche in altri ambiti.
La metodologia di sviluppo Agile prescrive una serie di "dogmi" da rispettare (scrum, sprint, story, task,...) ma anche se non volete implementarla nella sua accezione più ortodossa, sappiate che ogni qualvolta vi trovate all'interno di un flusso di progetto "a cicli brevi", anche se non lo sapete, probabilmente state lavorando con un approccio Agile.
Ma che significa "ciclo breve"? Significa che in un ciclo di lavoro (dalle 2 alle 4-5 settimane) vengono sviluppate, verificate, collaudate e documentate tutte le caratteristiche del prodotto previste per quel ciclo.
Al termine del ciclo, il vostro prodotto/software/sistema/macchina è un oggetto "finito", operativo, che può essere distribuito ai clienti.
Ovviamente, questa metodologia deve essere adattata in base al prodotto da realizzare e vanno tenute in conto tutta una serie di vincoli.
Ma perchè noi comunicatori tecnici dobbiamo spingere ed impegnarci affinchè si diffondano processi Agili?
Tradizionalmente, in moltissimi casi, la documentazione tecnica arriva "a valle" del processo produttivo. L'attività di documentazione, in tal caso, è l'ultimo step del processo produttivo e viene quindi considerato come "un costo necessario" ma da minimizzare, un fastidioso atto dovuto.
Invece, nei processi Agili, che si sviluppano attraverso una sequenza di cicli brevi, OGNI CICLO SI PUO' CHIUDERE SE E SOLO SE la documentazione relativa a quel ciclo E' FINITA E CHIUSA.
Appare evidente che in questo caso la documentazione non è più un fastidioso obbligo di legge da ottemperare, ma diviene parte integrante e strategica del processo produttivo.
CCMS a supporto del ciclo di vita della documentazione di prodotto
L'epoca del technical writer "tradizionale", faticosamente focalizzato solo sulla realizzazione dei contenuti, è alle nostre spalle. La capacità di realizzare contenuti efficaci diviene oggi una condizione necessaria ma non sufficente per qualificare il nostro lavoro. I contenuti sono ovviamente ancora importanti ma diviene "mission critical" la questione della loro gestione.
Alcuni anni orsono, convinsi il management della mia azienda della necessità di modernizzare i processi di sviluppo della documentazione anche grazie a questa slide:
La slide presenta gli elementi essenziali di un processo editoriale efficace, che risponde ad una serie di domande.
Quale tipologia di documentazione devo produrre? Per quale tipologia di utenti? In quali formati dovrò renderla disponibile? Quali saranno le modalità di distribuzione? Quanti writer dovranno aver accesso concorrente ai contenuti? Quale metodologia o tecnologia di strutturazione dei contenuti voglio implementare? Quali meta-dati voglio gestire? Quali criteri e processi di qualità voglio/devo implementare? In quante lingue dovrò tradurre i contenuti? Come minimizzo il Time to Market?
Tutte queste domande e molte altre ancora confluiscono in una sola risposta:
Component Content Management Systems.
Quale CCMS scegliere? E' affar vostro, ce ne sono tanti, ognuno con le sue caratteristiche. Analizzate le vostre esigenze e se avete problemi nell'effettuare tale valutazione, fatevi aiutare da un consulente o venite in COM&TEC per essere più informati sullo sviluppo tecnologico di questi strumenti.
Ma non pensiate di poterne fare a meno.
La documentazione sarà focalizzata sulla User Experience
Su questo blog vi ho raccontato di come stava cambiano il paradigma di interazione tra l'utente e la documentazione: non più l'utente che cerca le informazioni nei manuali, ma le informazioni che vanno a cercare gli utenti (esempio classico: Contextual Senstive Help on Line), sfruttando tutte le aree tecnologiche e gli standard coinvolti in questa evoluzione (mobile, meta-data, Big Data, IoT, HTML5, etc.).
Se qualcuno di voi ha ancora delle perplessità su questo tema, è bene che si sbrighi a chiarirsi le idee, perchè il futuro è già qui.
Come sarà la documentazione prossima ventura?
Sarà attivabile, cioè verrà proposta all'utente al bisogno, e il trigger di attivazione sarà il contesto in cui l'utente si muove, il compito che deve portare a termine e l'evento che determina quel bisogno di informazioni e di documentazione (information Context/Task/Event driven).
Sarà mobile (sia on-line che off-line).
Sarà dinamica, nel senso che alcuni contenuti opportunamante taggati attraverso meta-dati specifci, potranno essere aggiornati automaticamente da sorgenti di dati eterogenee (syndication based contents).
E sarà anche in altri modi, ma SICURAMENTE sarà molto diversa da un manuale tradizionale PDF, che rimarrà solo una delle possibili forme di output utilizzabili per distribuire le informazioni.
E in tutto questo, quale sarà il compito di COM&TEC?
Prendo in prestito e riassumo il concetto fondamentale espresso da Michale Fritz, Presidente di Tekom Europe:
"Dobbiamo diffondere consapevolezza di questo nuovo scenario presso le istituzioni europee e i governi, gli enti di normazione e le aziende private. Ad esempio, occorre ripensare l'obbligo legale di fornire i manuali stampati su carta, nel contesto della digitalizzazione crescente delle informazioni".
In anticipo su questa indicazione, il Presidente di COM&TEC ha già intrapreso una forte azione di sensibilizzazione delle istituzioni e dei maggiori enti territoriali italiani per imbastire le sinergie che possono valorizzare il nostro profilo professionale.
Questa mission COM&TEC la interpreta già da molti anni, innervandola con le attività di formazione e di interazione con il mondo delle imprese e di concerto con altri attori dell'evoluzione tecnica in questo comparto.
Per questo COM&TEC opera insieme a Tekom Europe e collabora in diverse aree, aggiungendo ed integrando le proprie idee, per fornire un supporto sempre più efficace ai soci COM&TEC e al mercato italiano della Comunicazione Tecnica.
In ultimo vi segnalo la nuova e importante iniziativa di Tekom Europe, Intelligent Information Initiative
, incentrata proprio sulla tematica dell'Intelligent Information.COM&TEC è nel mainstream di tutto questo e dovete esserci anche voi!
Nessun commento:
Posta un commento