Avete bisogno dell'XML? Ecco 8 indicatori da valutare

La mattina del 19 Gennaio ricevo un tweet e vengo a sapere di un post molto interessante di Sarah O’Keefe: Top eight signs it's time to move to XML.

Nel post Sarah mette in fila 8 buone ragioni per adottare processi XML-based nella gestione dei nostri contenuti.

Proverò a riassumere i punti salienti proposti da Sarah (quindi non sarà una traduzione integrale), fermo restando che vi invito a leggere il suo post integrale.

Ma prima una premessa:  quando parliamo di Intelligent Information (e ne parleremo spesso durante il 2016), dobbiamo essere d’accordo su alcune pietre angolari concettuali.

Ho esposto alcuni di questi concetti nel post relativo al tcworld di Stoccarda.

In estrema sintesi:  si parte dall’idea di contenuti modulari e riusabili, quindi contenuti che possono essere profilati per diversi utenti e diversi output di pubblicazione in quanto associabili a specifici TAG e METADATI. E se i contenuti sono espressi  e strutturari attraverso un linguaggio “taggato”, sarà quanto mai immediato implementare tale profilazione. Ecco perché abbiamo bisogno dell’XML, uno standard aperto e interoperabile. Ma qui finisce la mia premessa ed inizia la sintesi del post di Sarah.
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1 - Il vostro sistema è sovraccarico, costoso, inadeguato
Se dovete sostenere dei costi eccessivi per le licenze, se i vostri processi editoriali prevedono troppi passaggi manuali, se i contenuti tradizionali che state gestendo occupano uno spazio eccessivo, se molte persone diverse devono intervenire su questi contenuti, allora XML potrebbe tornarvi utile.

XML non è l’unica risposta a questi problemi, ma  è una risposta molto efficiente.
I contenuti XML occupano meno spazio (la formattazione dei contenuti  non è memorizzata in ogni XML file, ma viene gestita separatamente, attraverso i  fogli di stile (Cascading Style Sheets, CSS).
Per lo stesso motivo, anche i creatori di contenuti sono liberati dal vincolo della gestione della formattazione dei contenuti, che spesso impegna fino al 50% del tempo. Possono anche essere ridotti  o del tutto abbattuti i costi di licenza, perché c’è un ampia scelta di XML di authoring tools che possono essere adottati nel team di sviluppo.


2 - Avete problemi nella gestione della versione dei contenuti
Se il Vostro ambiente di lavoro è condiviso tra diversi autori che intervengono in momenti diversi su una gran volume di contenuti,  uno dei problemi principali risiede nella gestione dell’ultima versione di “quel” file, tra le  tante versioni disseminate in diversi repository.

L’adozione di un CCMS può essere un’ottima risposta, ma implica costi che non possono essere giustificati soltanto per implementare un meccanismo di gestione delle versioni dei contenuti.  I file XML sono file di testo e in tal caso potete utilizzare sistemi meno costosi come Git e Subversion per la gestione della loro versione.


3 - Dovete tradurre e localizzare i vostri contenuti
Finora avete messo in campo degli espedienti per gestire le traduzioni, ma tutti i vostri “trucchi” cadono miseramente se dovete tradurre i vostri contenuti in dozzine di lingue diverse. Se adottate processi inefficenti, perdete tempo e soldi.

La necessità di ottimizzare i processi di traduzione è uno dei maggiori motivi per i quali conviene sviluppare contenuti XML-based, che siano interoperabili con i tool di traduzione più utilizzati dalle agenzie di traduzione.


4 - Dovete usare condizioni complesse
Molti tool non srutturati offrono la possibilità di etichettare delle informazioni appartenenti a contenuti diversi per produrre 2 o più versioni di un documento a partire da un singolo file.
Per esempio, indicando con il flag “Istruttore” le risposte ad un test, un insegnante potrebbe produrre dallo stesso file sia il documento di test delle domande, sia il documento delle risposte.
Nella documentazione del software, gli autori possono creare una versione base di un documento ad una versione avanzata, a partire dallo stesso documento sorgente di base.
Ma quando la situazione si complica?

Immaginate la documentazione di un prodotto che debba essere :
- conforme alle normative di sicurezza USA ed Europee
- utilizzato in diversi ambienti: fabbriche, miniere o rivenditori al dettaglio
- che presenta diversi accessori opzionali, che ne modificano il funzionamento
- che presenta componenti del prodotto comuni a modelli diversi, alcuni dei quali con piccole modifiche

In questo esempio, dovete essere in grado di gestire diversi tipi di filtri e dovete combinarli opportunamente:
- Regolamenti
- Ambiente di lavoro
- Accessorio
- Prodotto (per identificare le varianti in componenti comuni)

In XML, tutto ciò è “gratis” fornito nativamente attraverso il meccanismo dei METADATI.


5 - Nessuna soluzione  “commerciale” (off the shelf) soddisfa i vostri requisiti
Se dovete produrre degli output “esotici” o particolari, nessun tool sul mercato potrebbe essere adatto ai vostri scopi. Per esempio, potreste dover distribuire messaggi d’errore consumabili da qualche software, o delle stringhe di testo compatibili con applicazioni Web o con particolari linguaggi come PHP o Pytthon o conformi allo standard JSON, sempre  più richiesto. Se state immaginando una pipeline per distribuire output in qualche formato non usuale, XML sarà di certo una soluzione più semplice ed economica rispetto ad una qualsiasi soluzione proprietaria, che di solito indirizza solo gli output "standard" (HTML5, PDF, etc).


6 - Avete diversi produttori di contenuti part-time
In molti ambienti XML, il personale full-time è spesso integrato da produttori di contenuti part-time, spesso esperti della materia, chiamati a contribuire allo sviluppo delle informazioni e anche per alleviare la carenza numerica dello staff full-time. Un'altra strategia è quella di utilizzare XML per l’interoperabilità tra reparti diversi . L’interscambio dei contenuti tramite XML consente di risparmiare sul volume dei contenuti e sul tempo di riformattazione .I creatori di contenuti part-time hanno una prospettiva diversa rispetto a quelli full-time.La loro tolleranza per la curva di apprendimento necessaria in questo contesto, generalmente diminuisce con i seguenti fattori:

- Livello di esperienza: gli esperti di una materia vogliono scrivere contenuti solo per il tempo strettamente necessario.
- Livello di remunerazione: porre troppi ostacoli davanti ad una persona che non viene pagata per scrivere contenuti, provocherà la loro fuga dal compito richiesto.
- Poca conoscenza: pochi capiscono il senso della questione, i più probabilmente si opporrano ad ogni cambiamento del flusso di lavoro.

Per tutti questi motivi, la creazione di contenuti XML-based  potrebbe rivelarsi più popolare rispetto all’uso di strumenti lenti e complicati, con l’uso estensivo del copia-incolla.


7 - Metadati
I testi non solo soltanto testo. Bisogna avere la capacità di fornire dati supplementari. Per esempio, c'è bisogno di identificare l’abstract di ogni sezione di una rivista. O si vuole creare un link da una recensione di un libro al sito dove puoi acquistare il libro. Un libro ISBN fornisce l’ identificatore unico che ti serve, ma non vuoi visualizzare il codice ISBN nella recensione, quindi hai bisogno di un metadato.
Nei contesti e con strumenti non strutturati, puoi specificare metadata per un documento (le Proprietà di un documento). Con XML puoi associare un metadato ai documenti ma anche ad ogni singola componente del documento (usando i metadati per filtrare l’output dei contenuti).



8 - Requisiti di integrazione/connessione
In alcuni contesti, il vostro testo deve integrarsi/collegarsi ad altri sistemi.
Di seguito, alcuni esempi:

- Per una procedura di riparazione di un pezzo di una macchina, si potrebbe costruire un collegamento dal pezzo all'inventario della vostra azienda, in modo da verificare se il pezzo è disponibile ed effettuare l'ordine se necessario.
- Per la documentazione del software, la possibilità di incorporare i messaggi di errore e stringhe UI sia nei contenuti e nel software stesso.
- Per i contenuti medici, la capacità di accettare le informazioni da dispositivi medici e modificare le informazioni visualizzate di conseguenza (per esempio, una lettura della pressione sanguigna potrebbe comportare un avvertimento visualizzato nelle istruzioni dispositivi medicali.)

In tutti questi casi, XML può essere d'aiuto.
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Il post di Sarah ha un valore che va aldilà del contenuto specifico. Il messaggio di base è:
"Il vostro vecchio modo di produrre documentazione non strutturata, non regge più!"

Fate un'analisi della vostre esigenze, provate ad usare questa check-list e iniziate a valutare una soluzione. Un processo produttivo della documentazione tecnica XML-based può essere l'inizo della vostra soluzione. Potete immaginare un approccio progressivo, basato sull'integrazione di prodotti diversi, open source, a basso costo; oppure potete affidarvi ad un CCMS proprietario XML-based o potete immaginare soluzioni miste, più articolate, per indirizzare bisogni diversi.



Quello che probabilmente non potete fare è continuare a scrivere documentazione "monolitica", non modulare, non strutturata, non interoperabile, non integrabile: in estrema sintesi, documentazione "poco intelligente".

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