venerdì 6 maggio 2016

COMTecnica a Bologna: 11 e 12 Maggio 2016

La prossima settimana a Bologna inizia COMTecnica, il più importante evento del 2016 in Italia.

Si parlerà ovviamente di Comunicazione Tecnica e in particolare di "Intelligent Information", di "contenuti 4.0", quindi di tutto ciò che concerne le tendenze più avanzate in termini di processi, standard e tools per migliorare la produzione della documentazione che accompagna qualsiasi prodotto.

L'evento è organizzato congiuntamente da tekom Europe e COM&TEC,
ed è strutturato su 2 giornate.

Il primo giorno, 11 Maggio, dopo i saluti introduttivi di Tiziana Sicilia, Presidente di COM&TEC, e Michael Fritz, CEO di tekom Europe, avremo diversi interventi di alto profilo.

Isabelle Fleury illustrerà l'impatto delle nuove tecnologie sull'adattamento dei processi e delle procedure di lavoro e come i reparti comunicazione tecnica possono avviare cambiamenti nella loro organizzazione

Michael Fritz parlerà di "Intelligent Information", nello scenario dell''industria 4.0. In futuro, i comunicatori tecnici forniranno le informazioni necessarie in modo individualizzato, esaltando la "user experience", sfruttando i metadati per creare la distribuzione di contenuti dinamici per tutti i supporti di output rilevanti. Il Dr. Michael Fritz, presenterà il cambiamento di paradigma in corso e presenterà "eDOK".

Akash Dubey parlerà di come ottimizzare le risorse aziendali per migliorare i risultati delle diverse aree di un'azienda.

Daniela Straub illustrerà il "tekom competence framework" sviluppato nel 2015, finalizzato ad offrire un approccio sistematico per definire le fasi dello sviluppo della documentazine di un prodotto insieme con le competenze richieste. Lo sviluppo della documentazione di prodotto è un processo che richiede un volume ed una varietà di competenze sempre crescente. Il tekom competence framework è uno strumento di profilazione aperto, in grado di indirizzare al meglio tale processo.

Stefano Lugli parlerà dell'importanza degli aspetti della sicurezza nella documentazione tecnica.
Ai fini della conformità CE delle macchine e impianti immessi sul mercato, è determinante la realizzazione di Documentazione Tecnica (in particolare Manuale d’uso) completa ed efficace (mediamente il 25% delle contestazioni di non conformità riguardano proprio i contenuti delle istruzioni per l’uso e avvertenze).

Yang Sook Kim parlerà delle differenze culturali, in termini di cultura d'impresa e dei comportamenti dei consumatori, tra Europa ed Asia, con particolare attenzione a Cina, Giappone e Corea. Per un'azienda Europea è importante valutare questi aspetti per meglio avvicinarsi a questi mercati. In particolare, per chi scrive documentazione tecnica e per i professionisti del marketing.

Orlando Chiarello parlerà dell'utilizzo dei linguaggi controllati nella definizione dei contenuti con particolare riferimento all'Inglese tecnico semplificato  (STE).

Il 12 Maggio avremo un ricco programma di workshop gestiti da diverse aziende e su diversi argomenti.

Per registrarvi ed essere presenti insieme a noi, potete partire da questo link.

Vi aspetto a Bologna! Leggi questo articolo...

lunedì 18 aprile 2016

Nuovo report della DCL/CIDM per il 2016: tendenze nella Comunicazione Tecnica (seconda parte)

Ecco la seconda parte (qui la prima parte) delle mie impressioni sul sondaggio condotto da DCL/CIDM per tracciare le tendenze nella Comunicazione Tecnica per il 2016.

Q12: inizia a farsi strada la capacità di raccogliere feedback dai clienti, che possono esprimere annotazioni sulla documentazione dei prodotti acquistati. Le aziende più accorte possono cogliere questa opportunità per "usare" i propri clienti come "tester" della propria documentazione. Complicato? Non mi pare: basta mettere la propria documentazione sul web e, ad esempio, collegare ad essa un account Twitter che il cliente può usare per fornire il proprio sintetico contributo su ogni singola pagina esposta.

Q14 e Q15: circa il 40% dei partecipanti al sondaggio sostiene di essere pronto, nei prossimi 2 anni, per supportare il proprio business con strumenti e metodologie digitali. Se pensate di far parte del restante 60%, forse vi conviene ragionare su queste nuove possibilità. 
E vi viene in aiuto il quesito Q15, dove emergono i motivi per i quali può essere difficile abbracciare la nuova via. Per esperienza, vi assicuro che la distanza che intercorre tra un'oggettiva difficoltà ed un facile alibi è molto esigua. Ma la difficoltà principale è di ordine "spirituale" o se preferite "sistemico": siamo spesso convinti di "poter decidere" indipendentemente dalla direzione in cui si muove "il mercato", mentre semplicemente non è così. Se la gran parte dei miei concorrenti si muove in una certa direzione, diversa dalla mia, o io sono il più furbo di tutti o forse sono il più fesso.

Q17: qui vengono elencate alcune contraddizioni tra quello che viene realizzato e quello che magari vi chiedono i clienti o le soluzioni che si dovrebbero indirizzare e che invece non vengono adottate perchè non si dispone della necessaria conoscenza. E' interessante notare come il 33% ammetta di non essere in grado di lavorare efficacemente con i metadati, mentre il 22% si ostina a produrre documentazione solo testuale, mentre i clienti chiedono, ad esempio, video.

Q18: questo risultato è uno dei più interessanti del sondaggio, perchè a mio avviso quello che interessa ai miei clienti dovrebbe essere il mio primo interesse. Ed emergono con prepotenza tre numeri: il 52% richiede video per facilitare i processi di apprendimento, il 44% richiede documentazione mobile e il 36% richiede Help on Line integrati nelle applicazioni.

Q19: qui potete trovare le principali motivazioni che ostacolano le aziende nell'incontrare le necessità dei loro client (vedi anche Q22). E' una bella chek-list che potete prendere in prestito ed usarla per "misurare" la vostra situazione. Qui emergono due principali carenze: carenza di risorse e carenza di conoscenza. La prima carenza è spesso un'alibi (e qui riprendo le considerazioni fatte in Q14), la seconda è spesso una tragica realtà, da cui deriva la necessità della formazione.

Q20: questo, come Q18, è un altro passaggio critico, dove emerge una forte polarizzazione.
Sono molte le aziende (circa il 45%) che decidono di sviluppare la documentazione dei propri prodotti in casa. Mentre solo il 6% si affida a servizi di documentazione esterna. 

Tempi grami per gli outsourcer? Questa polarizzazione va spiegata.

Soprattutto nel campo del software, ma non solo, le parole d'ordine più comuni sono (e lo saranno sempre di più nei prossimi 5 anni): Agile, Continous Delivery, DevOps, Integration, Cloud. 

Ma, in soldoni, che significa? 
Significa che prodotti sempre più sofisticati e integrati in sistemi sempre più complessi, secondo processi produttivi che seguono cicli sempre più brevi, richiedono che la documentazione del prodotto venga realizzata ALL'INTERNO e DURANTE il ciclo di progettazione e di sviluppo del prodotto E NON A VALLE del medesimo.
Se la documentazione la devo fare ALL'INTERNO e DURANTE il ciclo di progettazione e di sviluppo del prodotto, devo disporre di professionalità elevate e specializzate in quelle tecnologie DENTRO al gruppo di lavoro. 

In quest'ottica, i tradizionali servizi di outsourcing rischiano di rimanere progressivamente tagliati fuori. 

E' interessante notare che almeno il 41% degi interrogati afferma di prendere in considerazione un approccio ibrido, sviluppando alcune cose in casa ed affidando altri processi in outsourcing, ma questa sembra una soluzione per meglio gestire la "transizione" verso uno svluppo 100% "in house".

Già immagino obiezioni del tipo: 
"Si, ma questo è vero solo per il software, non per le macchine"
"Si, ma questo magari è vero per gli USA, non per l'Italia".
Sono obiezioni di sicuro valide, nel breve periodo.

Ma se fossi un outsourcer mi chiederei quale scenario dovrò affrontare fra 3 o 4 anni.

Q22: qui c'è l'elenco degli "stimoli", cioè di quei fattori in presenza dei quali gli intervistati sarebbero diponibili a far evolvere il loro processo produttivo. Anche questa sembra una check-list da usare per misurare la propria predisposizione a fare "un salto in avanti".

E qui potete scaricare l'intera infografica, per rileggerla con calma.

Che ne pensate?



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martedì 12 aprile 2016

Nuovo report della DCL/CIDM per il 2016: tendenze nella Comunicazione Tecnica (prima parte)

Tra i tanti account Twitter che seguo, quello della DCL (Data Conversion Laboratory) è tra i più attivi.

I sondaggi della DCL, realizzati in collaborazione con la CIDM (Center for Information Development Management) sono un punto di riferimento per la nostra professione, su scala mondiale.

E' recente la nuova infografica relativi alle tendenze del 2016, basata su 22 quesiti.

Ed è interessante prendersi un poco di tempo per poterla confrontare con i risultati che vi ho proposto negli anni scorsi, in particolare nel 2014.

Di seguito, vi propongo alcuni spunti, come sempre non esaustivi.

Q2: circa la metà dei partecipanti lavora nell'industria del software, circa un decimo in quella delle telecomunicazioni, circa un ventesimo si occupa di documentazione delle macchine e dei semiconduttori, ma molti altri settori sono presenti, se pur con percentuali molto ridotte.

Q3: l'80% degli intervistati produce principalmente manuali utente e circa il 60% lavora per produrre "user assistance"; in questa voce vanno a finire diversi tipi di "embedded documentation", in particolare gli Help on Line. Ma anche i Video sono in crescita, il 33% circa rispetto al 27% del 2014. In calo invece la voce Training Materials, ora al 31% rispetto al quasi 37% del 2014. Questo dato è in linea con le nuove tendenze per cui le aziende si stanno organizzando per produrre training continui sui propri prodotti, sfruttando le tecnologie della FAD on-line (Formazione a Distanza).

Q5 e Q6: in questa coppia c'è uno dei risultati più interessanti: il formato PDF è ancora "the king" ma nei prossimi 2-3 anni si prevede un calo del 35% (ne abbiamo parlato spesso su questo blog, PDF è destinato a divenire solo uno dei tanti, possibil formati), mentre avanzano tutte le modalità web e mobile, che sono intrecciate con la tematica del Dynamic Delivery.

Q9 e Q10: si sta iniziando a ripensare la documentazione per il Mobile e per il Cloud (qui entra pesantemente in campo il problema del Dynamic & Continous Delivery). Tra 3 o 4 anni le pecentuali che vediamo in questo sondaggio saranno almeno raddoppiate, accetto scommesse. Qui i contenuti vanno gestiti in base a divesi criteri, ma direi che 3 concetti di base sono decisivi: single source + conditional filtering + CSS. Ergo, tutti i vecchi contenuti che non entrano in questo schema  sono probabilmente inutilizzabili, vanno ripensati.

Q11: anche per la comunicazione tecnica stanno entrando in campo i Social Media, soprattutto Twitter, soprattutto per catturare l'attenzione del cliente su temi e concetti specifici, non solo di puro marketing. Quindi dovremo riparlare di Minimalismo?

Per ora mi fermo qui. Vi invito ad intervenire, fatemi sapere come la pensate, magari come state operando nella vostra azienda.

Seguirà la seconda parte.

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domenica 20 marzo 2016

A che punto siamo con DITA?

Il prossimo 31 Marzo, COM&TEC presenterà un webinar finalizzato a raccontare "lo stato dell'arte" inerente allo standard DITA.

DITA è lo standard di definizione dei contenuti più diffuso al mondo e anche in Italia è tempo di iniziare a farci delle domande su questo standard.

Come ho già spiegato in un post dedicato al tema "Intelligent Information" (In3), la standardizzazione dei contenuti è uno dei pre-requisiti di base di qualsiasi conversazione intorno al concetto di In3.


Senza contenuti standardizzati e modulari, non possiamo parlare di:
- riuso dei contenuti
- contenuti task driven - context driven - event driven (ISeekingU)
- contenuti filtrabili e quindi intrinsecamente multi-target e multi-channel
- contenuti attivabili e pattern di contenuti (IoT)

Come si è evoluto DITA? Quali aziende lo stanno usando? Quali sono le sue principali caratteristiche? E' proprio vero che DITA va bene solo per fare documentazione per il software?
La curva d'apprendimento è così ostica?

Proviamo a rispondere a queste domande il 31 Marzo.

A presto.

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domenica 13 marzo 2016

Dove stanno andando le tecnologie per lo sviluppo della comunicazione tecnica?

Spesso in passato vi ho proposto i risultati dei sondaggi della CIDM.

Ora vi invito a partecipare al sondaggio, che si chiude il 21 Marzo, per far pesare anche l'opinione dei comunicatori tecnici italiani.

Pochi click e possiamo contribuire a definire un quadro più chiaro di dove sta andando la nostra professione.

Partecipiamo!



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lunedì 1 febbraio 2016

Formazione COM&TEC: webinar, in aula, in collaborazione

La COM&TEC sta mettendo in campo moltissime occasioni di formazione, approffitatene!

Il primo evento sarà il webinar di Petra Dal Santo, dal titolo:
"Comunicazione tecnica ed ecosistema online", 8 Febbraio, ore 15:00 - 16:00.

I soci COM&TEC avranno uno sconto del 25% rispetto ai non soci.
Per iscrivervi, seguite questo link.

Una volta iscritti, se vi trovaste nell'impossibilità di assistere al webinar "in diretta", potrete ricevere la registrazione e visionare il webinar con tutta comodità. Entro il mese di Marzo, COM&TEC ha messo in cantiere altri 3 webinar.

Ma non è finità qui.

Come ogni primavera, COM&TEC mette in campo un ampia scelta di formazione in aula, secondo la tradizionale modalità frontale, attraverso 6 appuntamenti che spaziano dalle normative alla terminologia, dal documentazione per le macchine alla documentazione per il web.

Per i corsi frontali, che si svolgeranno tutti nella città di Bologna, i soci potranno risparmiare fino al 30% rispetto ai non soci.

Infine, una novità assoluta: nel 2016 COM&TEC ha definito una collaborazione con UCIMA - ACIMAC per la realizzazione di corsi frontali che si svolgeranno da Febbraio a Novembre, presso la sede di Modena - Baggiovara.

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giovedì 28 gennaio 2016

Avete bisogno dell'XML? Ecco 8 indicatori da valutare

La mattina del 19 Gennaio ricevo un tweet e vengo a sapere di un post molto interessante di Sarah O’Keefe: Top eight signs it's time to move to XML.

Nel post Sarah mette in fila 8 buone ragioni per adottare processi XML-based nella gestione dei nostri contenuti.

Proverò a riassumere i punti salienti proposti da Sarah (quindi non sarà una traduzione integrale), fermo restando che vi invito a leggere il suo post integrale.

Ma prima una premessa:  quando parliamo di Intelligent Information (e ne parleremo spesso durante il 2016), dobbiamo essere d’accordo su alcune pietre angolari concettuali.

Ho esposto alcuni di questi concetti nel post relativo al tcworld di Stoccarda.

In estrema sintesi:  si parte dall’idea di contenuti modulari e riusabili, quindi contenuti che possono essere profilati per diversi utenti e diversi output di pubblicazione in quanto associabili a specifici TAG e METADATI. E se i contenuti sono espressi  e strutturari attraverso un linguaggio “taggato”, sarà quanto mai immediato implementare tale profilazione. Ecco perché abbiamo bisogno dell’XML, uno standard aperto e interoperabile. Ma qui finisce la mia premessa ed inizia la sintesi del post di Sarah.
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1 - Il vostro sistema è sovraccarico, costoso, inadeguato
Se dovete sostenere dei costi eccessivi per le licenze, se i vostri processi editoriali prevedono troppi passaggi manuali, se i contenuti tradizionali che state gestendo occupano uno spazio eccessivo, se molte persone diverse devono intervenire su questi contenuti, allora XML potrebbe tornarvi utile.

XML non è l’unica risposta a questi problemi, ma  è una risposta molto efficiente.
I contenuti XML occupano meno spazio (la formattazione dei contenuti  non è memorizzata in ogni XML file, ma viene gestita separatamente, attraverso i  fogli di stile (Cascading Style Sheets, CSS).
Per lo stesso motivo, anche i creatori di contenuti sono liberati dal vincolo della gestione della formattazione dei contenuti, che spesso impegna fino al 50% del tempo. Possono anche essere ridotti  o del tutto abbattuti i costi di licenza, perché c’è un ampia scelta di XML di authoring tools che possono essere adottati nel team di sviluppo.


2 - Avete problemi nella gestione della versione dei contenuti
Se il Vostro ambiente di lavoro è condiviso tra diversi autori che intervengono in momenti diversi su una gran volume di contenuti,  uno dei problemi principali risiede nella gestione dell’ultima versione di “quel” file, tra le  tante versioni disseminate in diversi repository.

L’adozione di un CCMS può essere un’ottima risposta, ma implica costi che non possono essere giustificati soltanto per implementare un meccanismo di gestione delle versioni dei contenuti.  I file XML sono file di testo e in tal caso potete utilizzare sistemi meno costosi come Git e Subversion per la gestione della loro versione.


3 - Dovete tradurre e localizzare i vostri contenuti
Finora avete messo in campo degli espedienti per gestire le traduzioni, ma tutti i vostri “trucchi” cadono miseramente se dovete tradurre i vostri contenuti in dozzine di lingue diverse. Se adottate processi inefficenti, perdete tempo e soldi.

La necessità di ottimizzare i processi di traduzione è uno dei maggiori motivi per i quali conviene sviluppare contenuti XML-based, che siano interoperabili con i tool di traduzione più utilizzati dalle agenzie di traduzione.


4 - Dovete usare condizioni complesse
Molti tool non srutturati offrono la possibilità di etichettare delle informazioni appartenenti a contenuti diversi per produrre 2 o più versioni di un documento a partire da un singolo file.
Per esempio, indicando con il flag “Istruttore” le risposte ad un test, un insegnante potrebbe produrre dallo stesso file sia il documento di test delle domande, sia il documento delle risposte.
Nella documentazione del software, gli autori possono creare una versione base di un documento ad una versione avanzata, a partire dallo stesso documento sorgente di base.
Ma quando la situazione si complica?

Immaginate la documentazione di un prodotto che debba essere :
- conforme alle normative di sicurezza USA ed Europee
- utilizzato in diversi ambienti: fabbriche, miniere o rivenditori al dettaglio
- che presenta diversi accessori opzionali, che ne modificano il funzionamento
- che presenta componenti del prodotto comuni a modelli diversi, alcuni dei quali con piccole modifiche

In questo esempio, dovete essere in grado di gestire diversi tipi di filtri e dovete combinarli opportunamente:
- Regolamenti
- Ambiente di lavoro
- Accessorio
- Prodotto (per identificare le varianti in componenti comuni)


In XML, tutto ciò è “gratis” fornito nativamente attraverso il meccanismo dei METADATI.


5 - Nessuna soluzione  “commerciale” (off the shelf) soddisfa i vostri requisiti
Se dovete produrre degli output “esotici” o particolari, nessun tool sul mercato potrebbe essere adatto ai vostri scopi. Per esempio, potreste dover distribuire messaggi d’errore consumabili da qualche software, o delle stringhe di testo compatibili con applicazioni Web o con particolari linguaggi come PHP o Pytthon o conformi allo standard JSON, sempre  più richiesto. Se state immaginando una pipeline per distribuire output in qualche formato non usuale, XML sarà di certo una soluzione più semplice ed economica rispetto ad una qualsiasi soluzione proprietaria, che di solito indirizza solo gli output "standard" (HTML5, PDF, etc).


6 - Avete diversi produttori di contenuti part-time
In molti ambienti XML, il personale full-time è spesso integrato da produttori di contenuti part-time, spesso esperti della materia, chiamati a contribuire allo sviluppo delle informazioni e anche per alleviare la carenza numerica dello staff full-time. Un'altra strategia è quella di utilizzare XML per l’interoperabilità tra reparti diversi . L’interscambio dei contenuti tramite XML consente di risparmiare sul volume dei contenuti e sul tempo di riformattazione .I creatori di contenuti part-time hanno una prospettiva diversa rispetto a quelli full-time.La loro tolleranza per la curva di apprendimento necessaria in questo contesto, generalmente diminuisce con i seguenti fattori:

- Livello di esperienza: gli esperti di una materia vogliono scrivere contenuti solo per il tempo strettamente necessario.
- Livello di remunerazione: porre troppi ostacoli davanti ad una persona che non viene pagata per scrivere contenuti, provocherà la loro fuga dal compito richiesto.
- Poca conoscenza: pochi capiscono il senso della questione, i più probabilmente si opporrano ad ogni cambiamento del flusso di lavoro.

Per tutti questi motivi, la creazione di contenuti XML-based  potrebbe rivelarsi più popolare rispetto all’uso di strumenti lenti e complicati, con l’uso estensivo del copia-incolla.


7 - Metadati
I testi non solo soltanto testo. Bisogna avere la capacità di fornire dati supplementari. Per esempio, c'è bisogno di identificare l’abstract di ogni sezione di una rivista. O si vuole creare un link da una recensione di un libro al sito dove puoi acquistare il libro. Un libro ISBN fornisce l’ identificatore unico che ti serve, ma non vuoi visualizzare il codice ISBN nella recensione, quindi hai bisogno di un metadato.
Nei contesti e con strumenti non strutturati, puoi specificare metadata per un documento (le Proprietà di un documento). Con XML puoi associare un metadato ai documenti ma anche ad ogni singola componente del documento (usando i metadati per filtrare l’output dei contenuti).



8 - Requisiti di integrazione/connessione
In alcuni contesti, il vostro testo deve integrarsi/collegarsi ad altri sistemi.
Di seguito, alcuni esempi:

- Per una procedura di riparazione di un pezzo di una macchina, si potrebbe costruire un collegamento dal pezzo all'inventario della vostra azienda, in modo da verificare se il pezzo è disponibile ed effettuare l'ordine se necessario.
- Per la documentazione del software, la possibilità di incorporare i messaggi di errore e stringhe UI sia nei contenuti e nel software stesso.
- Per i contenuti medici, la capacità di accettare le informazioni da dispositivi medici e modificare le informazioni visualizzate di conseguenza (per esempio, una lettura della pressione sanguigna potrebbe comportare un avvertimento visualizzato nelle istruzioni dispositivi medicali.)

In tutti questi casi, XML può essere d'aiuto.
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Il post di Sarah ha un valore che va aldilà del contenuto specifico. Il messaggio di base è:
"Il vostro vecchio modo di produrre documentazione non strutturata, non regge più!"

Fate un'analisi della vostre esigenze, provate ad usare questa check-list e iniziate a valutare una soluzione. Un processo produttivo della documentazione tecnica XML-based può essere l'inizo della vostra soluzione. Potete immaginare un approccio progressivo, basato sull'integrazione di prodotti diversi, open source, a basso costo; oppure potete affidarvi ad un CCMS proprietario XML-based o potete immaginare soluzioni miste, più articolate, per indirizzare bisogni diversi.



Quello che probabilmente non potete fare è continuare a scrivere documentazione "monolitica", non modulare, non strutturata, non interoperabile, non integrabile: in estrema sintesi, documentazione "poco intelligente".

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venerdì 1 gennaio 2016

New web site for COM&TEC!

Anno nuovo, vita nuova!
E per la COM&TEC, il 2016 si apre con un nuovo sito web!

Il nuovo sito è stato completamente riorganizzato, per poter offrire maggiori servizi ai soci e nuovi contenuti.

Nella parte superiore della Home Page trovate:
  • una barra dei menu con tutte le informazioni utili ai soci o a chi volesse associarsi
  • uno slider di immagini “attive” su cui cliccare per accedere a contenuti collegati
  • 4 pulsanti tematici relativi alle principali aree di attività dell’Associazione

Nella parte inferiore, gli articoli più recenti.

Siete già soci?

Dal menu LOGIN SOCI, potrete visualizzare o modificare il vostro profilo personalizzato. Le informazioni inserite autonomamente da ciascun Socio saranno visibili a tutti i visitatori del sito.

Ma perché è utile associarsi alla COM&TEC? 

Date un’occhiata al menu DIVENTA SOCIO.
 
Dal menu L'ASSOCIAZIONE, potete consultare la Lista dei soci ed avrete accesso a tutte le principali informazioni relative alla COM&TEC come per esempio alla sua Storia o all’attuale composizione del Direttivo.

Se invece volete conoscere le attività della COM&TEC, cliccate sui 4 pulsanti tematici:

PROFESSIONEFORMAZIONEPROGETTIEVENTI

Il nuovo sito è appena nato. Aiutateci a farlo crescere, segnalandoci eventuali difetti, al fine di migliorarlo. 

Sarà un 2016 ricco di novità per COM&TEC... seguiteci!
 

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giovedì 24 dicembre 2015

Buon Natale!

Un augurio a tutti voi di Buon Natale, pieno di quella serenità che spesso, nel nostro quotidiano, desideriamo più di ogni altra cosa.

E anche con un pizzico di autoironia, perché non dobbiamo confondere la "serietà" con la "seriosità" e forse è bene non fidarsi troppo di quelli che non ridono mai.

Quindi, ecco alcune strisce di Dilbert, uno dei miei autori preferiti, che spesso si dedica al tema del technical writing.

 
 
 
 
 

 

 
 
 

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martedì 8 dicembre 2015

tcworld2015 in 3 parole: integrazione, CCMS, standardizzazione

Vi avevo promesso un report su quanto avevo visto e capito (per quanto posso) a Stoccarda, durante l'ultima edizione di tcworld2015, che possiamo considerare di certo la più ricca e importante manifestazione europea sulle tematiche della documentazione tecnica.

Con grande ritardo, ecco le mie annotazioni.

Il filo-conduttore di tutto il convegno è stato quello dell'Intelligent Information e delle sfide che l'avvento dei processi "Industria 4.0" ci imporranno, anche nel nostro specifico professionale.

Su questo filo conduttore si sono innestati diversi concetti, ma se ne devo selezionare solo 3, scelgo questi: integrazione, CCMS, standardizzazione.

In primo luogo, il concetto di integrazione.

La produzione di documentazione tecnica sarà il risultato di un processo in cui molti concetti/elementi/strumenti saranno sempre più integrati tra loro.

Anzi possiamo dire che, come sta succedendo nel mondo ICT, ci si sta spostando dall'idea di "integrazione tra strumenti diversi" verso "piattaforme integrate" che ospitano nativamente gli elementi necessari a gestire il processo di sviluppo della documentazione tecnica.

Gli elementi chiave di questo "mantra" sono:
  • SINGLE SOURCE
  • STANDARDIZZAZIONE e MODULARIZZAZIONE
  • TAGGING e PROFILING
  • PUBBLICAZIONE MULTI-FORMATO

SINGLE SOURCE
Tutto quello che si può ottenere, tutte le tecnologie che possiamo applicare, tutti i processi che possiamo strutturare, possono essere efficaci se si parte dell'idea che i contenuti devono essere
scritti bene e, per quanto possibile, una sola volta, per poi poter essere efficacemente riutilizzati.
 
Il single source è prima di tutto una filosofia di definizione dei contenuti ma poi diventa anche il primo passo che possiamo fare per abbattere i costi di tutta la filiera di redazione.
 
I detrattori argomentano sul fatto che in molti casi le percentuali di riuso di un contenuto possono essere molto basse, ma mentre questa obiezione è tutta da dimostrare, caso per caso, i vantaggi del single sourcing sono ampiamente dimostrabili.
 
 
STANDARDIZZAZIONE e MODULARIZZAZIONE
Per implementare il single source, dobbiamo modularizzare i contenuti e dobbiamo avere delle regole per definire in che modo gestiamo tali moduli.
 
Perchè standardizzare? Perchè uno standard ci rende interoperabili, permette a più persone di cooperare allo sviluppo dei contenuti, condividendo regole e strumenti. Anzi, spesso uno standard ci permette di essere ortogonali e agnostici rispetto al tool di sviluppo.
 
Quale standard? DITA? S1000D? Information Mapping? Functional Design? Dipende. E dipende da molti fattori.
 
Ma la scelta dello standard arriva dopo aver maturato la consapevolezza che una scelta è necessaria.
 
Si possono modularizzare i contenuti prescindendo da uno standard ben definito e riconosciuto? Si, ma è più complicato e ci si lega spesso a doppio nodo con le features dell'ambiente di sviluppo di cui disponete.
 
Altro aspetto: con quale "granularità" spezziamo i contenuti al fine del loro riuso?
Questo tema, spesso ignorato, ha implicazioni sia sul piano della gestione sia sul piano dell'efficacia comunicativa che riguarda l'utente. E anche su questo aspetto pesa la scelta dello standard che volete o non volete implementare.
 
 
TAGGING e PROFILING
Una volta che ho un "chunk"/modulo/fragment/topic d'informazione, posso decidere come taggarlo, in base alla strategia di "publish profiling" che voglio perseguire.
 
Il documento per il tecnico che deve installare il prodotto includerà informazioni diverse da quelle per l'utente che deve usarlo. In questo modo, posso profilare molti documenti diversi, che potranno condividere una certa quota di informazioni comuni ma che si potranno differenziare per i diversi utenti del prodotto.
 
 
PUBBLICAZIONE MULTI-FORMATO
Questo aspetto sta diventando l'elemento più critico di tutto questo processo integrato.
Come ripeto da 3 anni, è finito il predominio del PDF. PDF è ormai solo uno dei possibili output che possiamo fornire e che il mercato richiede. Ma ormai il nostro potenziale cliente usa Internet da 25 anni e i dispositivi mobile da almeno 10 anni.
 
Il suo modo di accedere alle informazioni è cambiato, la lettura selettiva ha sostituto la lettura tradizionale (la lettura gerarchico-sequenziale, quella tipica dei libri e dei manuali).
 
Non è più il tempo in cui gli utenti devono aprire un manuale cartaceo per cercare le informazioni, ma sono le informazioni che devono andare a cercare l'utente, secondo una logica task/context/event driven.
 
La documentazione in formato Web e Mobile non è più un add-on esotico, è il modo più comune in cui desideriamo interagire con la documentazione di un prodotto (vedi Q11 nel sondaggio condotto da CIDM nel 2014).

Analogo sondaggio, nel 2015, conferma tale indicazione (Q13).

Ma come mettiamo insieme tutti gli elementi del mantra - integrazione - ?

Ad oggi, il supporto tecnologico più promettente è quello dei CCMS.
I CCMS sono il substrato che consente di gestire al meglio tutti gli aspetti che vi ho elencato sopra.
Ovviamente, non tutti i CCMS sono uguali e si differenziano ampiamente per l'efficacia di un largo spettro di funzionalità.
Ma il punto chiave non sta nella scelta del prodotto A rispetto al prodotto B: sta nella consapevolezza che senza CCMS non si va lontano nel concetto di integrazione.

Il tema sta diventando talmente strategico da suscitare anche confronti dialettici molto "vivaci".

Io stesso sono stato testimone oculare diretto di una discussione al calor bianco tra Markus Kesseler, esponente di spicco di Schema, una società tedesca che produce un ottimo CCMS, ed alcuni tra i più autorevoli esperti di DITA (Eliot Kimber tra tutti ma non solo).

Ma prima di andare oltre è necessario un chiarimento di contesto: in Germania DERCOM riunisce diverse aziende (e Schema tra queste) che producono dei CCMS non necessariamente conformi ed interoperabili con lo standard DITA.

La loro tesi, volendo sintetizzare, è la seguente:

"Un buon CCMS può fornire agli utenti un valore aggiunto maggiore o che addirittura prescinde da una metodologia di standardizzazione come DITA"
 
DITA diviene un parametro di confronto eccellente, in quanto è lo standard di strutturazione dei contenuti più diffuso in USA, Canada e India.
 
Di contro, gli esperti di DITA hanno sostenuto le giuste ragioni di questo standard, distinguendo chiaramente tra i vantaggi di uno standard aperto e interoperabile come DITA e la possibilità di amplificare e potenziare tali vantaggi con un CCMS che sia in grado ANCHE di "parlare in DITA".

Ai più accorti di voi non sfuggirà la valenza commerciale di questo scontro, ove da un lato consulenti DITA ed aziende che producono CCMS DITA-compliant cercano di conquistare il mercato europeo e dall'altro DERCOM, che propone una legittima visione alternativa.

Le tesi di Kesseler erano attaccabili, essendo incentrate sugli eventuali limiti del DITA Toolkit, cioè dello strumento "minimo" attraverso il quale si può operare per realizzare documentazione in DITA. Ma il DITA Toolkit non pretende di surrogare la logica e le funzionalità di un CCMS.

Se volete maggiori dettagli su questo confronto vi rimando alle opinioni di alcuni altri colleghi, quali Sarah O'Keefe, Keith Shengili-Roberts e Sebastian Gottel.

Tuttavia, il punto non è stabilire chi avesse ragione.

La cosa più interessante che emersa da questo confronto è questa:
si può discutere se e quanto un CCMS debba essere in grado di supportare ANCHE il "content model" di DITA o se il "content model" nativo del CCMS sia, in quanto tale, sufficente alle esigenze degli utenti... quello che non si discute è che risulta molto complicato fare a meno di un CCMS!

Questo non è un blog aziendale, è un "blog puro", dove non devo vendere il MIO prodotto, ma dove la mia esperienza mi consente di scrivere sempre in grande libertà quello che penso, mentre tutti i protagonisti di questo confronto difendono, oltre alle loro idee, ANCHE il loro business.

E da questo confronto ho ricavato alcuni elementi che ritengo scolpiti nella pietra:

- è molto complicato produrre "Intelligent Information" senza il supporto di un buon CCMS

- potete produrre buona documentazione anche senza seguire uno standard di strutturazione dei contenuti, ma in tal caso dovete fidarvi del "content model" di un CCMS proprietario

- la capacità di progettare contenuti ben strutturati è sicuramente facilitata dall'adozione di standard aperti e interoperabili come DITA (ma non c'è solo DITA)

- mai confondere uno STANDARD (DITA) con uno STRUMENTO (un CCMS)

- uno standard come DITA e un CCMS possono sposarsi benissimo per ottenere il meglio di entrambi

Del resto, in passato avevo già preso una posizione netta sulla questione.

Io stesso , quando in CrossIdeas scelsi MadCap Flare, non adottai DITA ma mi affidai alle ottime funzionalità di un ottimo prodotto, ideale per una piccola o media azienda.

Ora che lavoro in una multinazionale che gestisce volumi di documentazione enormi, in diverse lingue, osservo che sarebbe praticamente impossibile gestire tali volumi senza adottare uno standard aperto e interoperabile come DITA, sul quale poi si innestano strumenti in grado di ottimizzare ogni fase del processo di sviluppo dei contenuti.

Non è un caso che oltre il 60% delle maggiori multinazionali in diversi settori (produzione del software, dei semiconduttori, etc.), abbiano scelto di adottare DITA.

Ho cambiato idea? Si e no. Dipende da quello che devo ottenere.

ALTRE IDEE DA STOCCARDA?
A Stoccarda c'erano anche tante aziende di traduzione e produttori di CAT Tools.
Le traduzioni sono spesso l'anello finale della filiera di un processo di documentazione tecnica e incidono non poco sui costi. Non mi stupisce che ci sia un mercato agguerrito, dove diversi protagonisti promettono soluzioni che consentono di ridurre i costi senza scapito di qualità. E anche queste soluzioni vanno ormai nella direzione di una maggiore integrazione.

Altro tema affascinante: la Realtà Aumentata.
Ho visto cose molto interessanti ma non ho ben capito quanto incidano i costi di un processo di documentazione AR based rispetto ad uno tradizionale.
Ho visto un tablet che inquadra un motore e dopo pochi secondi sullo schermo si materializza una matrice attiva di elementi che, opportunamente selezionati, permettono di visualizzare tutte le informazioni inerenti al dettaglio delle singole parti del motore.
L'efficacia comunicativa è fuori discussione, ma era già nota.
Sarebbe bello conoscere l'opinione di costruttori e documentatori di macchine rispetto
alle criticità implicate dalla AR nel definire la documentazione del prodotto.

P.S.

Potete scaricare tutte le presentazioni di tcworld2015 da questo link.

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