sabato 10 marzo 2012

Saper scrivere... il Glossario: quarta parte

Dopo i 3 precedenti articoli:

Saper scrivere... il Glossario: prima, seconda, terza parte...

... oggi chiudiamo la serie indicando una soluzione semplice per la gestione ed il mantenimento del Glossario.

Molti pensano che un Glossario debba essere un oggetto molto statico che, una volta definito, non necessiti di manutenzione. In alcuni casi questo può essere vero, ma nel caso della documentazione tecnica associata ad uno o più prodotti che evolvono e si modificano, può essere necessario prevedere degli aggiornamenti.

Se usate un CMS, probabilmente disponete di dati destrutturati che vengono aggiornati e riassemblati con procedure automatiche e la gestione dell'evoluzione di un Glossario, così come quella di altri documenti, è abbastanza semplice.

Se non disponete di un CMS, probabilmente avete diversi documenti con diverse copie del Glossario. Quando una o più voci vanno aggiornate, dovete aprire tutti i documenti e riportare le modifiche in modalità manuale.

A volte esiste un Gloss. GENERALE, che comprende tutti i termini classificati, ed una serie di Gloss. SPECIFICI di ogni singolo manuale/prodotto, che identificano un sottoinsieme dei termini indicati GENERALE.

Per tenere "in ordine" un Glossario del tipo appena indicato, la mia collega Alessandra, che mi aiuta nella gestione della documentazione aziendale, ha adottato un modo elementare quanto efficace.
Ha utilizzato N+1 fogli Excel, ove:

  • nel 1° foglio Excel ha riportato TUTTI i termini (più di 70) del Gloss. GENERALE
  • negli altri N fogli, i Glossari SPECIFICI di ogni Manuale
Nella figura, un frammento del 1° foglio, Entire Glossary:


Quando una definizione deve essere aggiornata, verrà aggiornata sul 1° foglio e, grazie alle funzioni automatiche di Excel, l'aggiornamento verrà riportato in tutti i fogli interni in cui quella definizione è presente.
Analogamente, per l'aggiunta di una definizone ex-novo.

La lista dei termini è ovviamente in ordine alfabetico e nella seconda colonna sono elencati i prodotti/manuali in cui quel termine di Glossario è presente.

Si può fare di meglio? Forse si, ma questo metodo è implementabile molto facilmente ed ottiene lo scopo di mantenere un "master" del Glossario aggiornabile con poco sforzo.

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