Non perdiamo i nostri documenti.

Ecco... il documento è quasi finito; un'intera giornata di lavoro... ora effettuo qualche ritocco... inserisco l'ultima immagine...ma...che succede? Schermata di allarme...l'applicazione è esplosa! E tutto il mio lavoro? TUTTA LA MIA GIORNATA DI LAVORO? DOVE E' FINITA? DOVE STA IL MIO FILE? PERCHE' NON L'HO SALVATO PRIMA? Calma... sicuramente starà da qualche parte... nel mio PC... in una qualche cache... forse... MA DOVE?

Chi scrive molti documenti, per diletto e/o per lavoro, usando il software più diffuso al mondo, Microsoft Office Word, almeno una volta nella vita ha vissuto la dolorosa esperienza di perdere una giornata di lavoro per via di un malfunzionamento dell'applicazione.

Ma non è difficile cautelarsi da tali eventi, se solo si ricorre alle possibiltà che Word ci mette a disposizione.

Le indicazioni che ora vi fornirò si riferiscono a Microsoft Office Word 2003 (per versioni diverse potrete facilmente individuare i passaggi corrispondenti).


Dalla barra dei menù, selezionare Strumenti>Opzioni, quindi selezionare il tab Salva:


Qui è necessario selezionare ALMENO le seguenti 3 check-box:

• Crea sempre copia di backup: ogni volta che salverete il vosto documento (cioè ricorrendo ad un comando esplicito di Salva/Salva con nome), verrà automaticamente salvata la versione precedente, nella stessa cartella in cui è ospitato il documento sul quale state lavorando.Il file della copia di backup ha estensione .wbk e viene salvato nella stessa cartella del documento originale.

• Consenti salvataggio in background: mentre lavorate, Word effettua un salvataggio in background, in una cartella che andremo a definire dopo; durante il salvataggio in background, nella barra di stato viene visualizzata un'icona a forma di dischetto lampeggiante.

• Salva automaticamente ogni X minuti: il salvataggio in background sopraindicato avviene ogni X minuti e crea automaticamente un file di recupero nell'intervallo specificato nella casella minuti, ove si può indicare un numero compreso tra 1 e 120. Se il PC si blocca o si verifica un'interruzione improvvisa della corrente, la volta successiva che si apre Word verrà visualizzato automaticamente il file di recupero contenente le informazioni che altrimenti sarebbero andate perse. Si noti che la caratteristica Salvataggio automatico non sostituisce il comando Salva. È necessario salvare esplicitamente il documento quando si termina di lavorare.
  

Selezionando queste tre opzioni, avrete la certezza che ogni X minuti, anche se vi dimenticate di salvare esplicitamente il vostro lavoro, il sistema lo farà per voi. La scelta di X deve essere ragionevole: io uso 30 ma può andar bene anche 60 o 120. Usando X=30 mi assicuro che, a fronte di un improvviso crash di Word, potrò perdere, nel caso peggiore, 30 minuti di lavoro.

Ma in quale cartella verranno effettuati tali salvataggi?
A questo punto dobbiamo selezionare il tab Directory predefinite.


Qui è sufficente selezionare, nella colonna Tipo file, l'elemento Salvataggio automatico file; in corrispondenza, sulla colonna Directory, è indicata la cartella in cui avverrà il salvataggio automatico, configurato come abbiamo visto in precedenza.

Se volete cambiare la cartella, premete il pulsante Modifica... e seguite la procedura per determinare una nuova cartella per il salvataggio automatico. Leggi questo articolo...

Saper scrivere... la Lettera di Presentazione.

Quando ci mettiamo alla ricerca di un lavoro, generalmente affidiamo al Curriculum Vitae (CV) tutte le nostre speranze, trascurando la valenza della Lettera di Presentazione, che dovrebbe accompagnare il CV.

La Lettera deve catturare l'attenzione del selezionatore, al fine di ottenere un colloquio. Essa serve ad introdurre il CV, chiarendo alcuni aspetti fondamentali riguardo ai nostri obiettivi e desideri.

Deve essere meno schematica del CV e non deve riprenderne i contenuti specifici, ma deve avere un carattere di "spontaneità organizzata", dalla quale devono emergere fondamentalmente:

- la nostra personalità
- le motivazioni che ci spingono a voler lavorare per quell'azienda

Il testo deve essere sobrio ma incisivo ed organizzato secondo uno schema ben preciso che indichi:

- a chi ci si rivolge
- perché ci si candida
- come si caratterizza la nostra candidatura

Lo stile è importante; nemmeno un genio dell'umanità, portatore di un'arca di scienza, può sopravvivere ad una lettera di presentazione contrassegnata da imperfezioni formali ed inacettabili errori ortografici, che vengono fatalmente interpretati come il "segno di Caino" della più sciatta approssimazione.

Prima di scrivere, dobbiamo informarci sull'azienda in cui vogliamo lavorare: possiamo studiare il sito Web aziendale, leggere articoli sui giornali, chiedere informazioni a persone che la conoscono e altro ancora.

Non c'è nulla di peggio di un candidato che in sede di colloquio non sa rispondere efficacemente alla più prevedibile delle domande:
"Lei sa di cosa si occupa la nostra azienda ?"

Le lettere di accompagnamento possono essere di due tipi:

LETTERA IN RISPOSTA AD UN ANNUNCIO -
In questo caso bisogna far sempre riferimento esplicito all'inserzione a cui stiamo rispondendo, con una frase diretta del tipo: "Mi permetto di presentare la mia candidatura per il posto di…".
Bisogna esplicitare la relazione fra le nostre doti ed i requisiti richiesti dall'azienda, nonchè richiamare i motivi che ci hanno portato a scegliere la professione in oggetto e a focalizzare l'attenzione proprio su quell'azienda.
In altri termini, dobbiamo far capire perchè abiamo "scelto" QUELLA azienda.
Ovviamente va inserito un riferimento al CV allegato alla lettera.
Quindi si conclude con le formule rituali di saluto e ringraziamento.

LETTERA DI AUTOCANDIDATURA -
In questo caso dobbiamo motivare adeguatamente la nostra candidatura, dobbiamo far capire perchè vogliamo lavorare in quella azienda.
Per il resto, valgono considerazioni analoghe a quelle già delineate nel caso precedente.

Ma quali sono i principali elementi di cui dobbiamo tener conto ?

Sul piano formale, ricordiamoci che la lettera di presentazione non deve essere identica per tutti i destinatari, ma personalizzata con riferimenti specifici all'azienda cui è indirizzata (prodotti, marchi, area di mercato, ...).
Dobbiamo usare la prima persona e scrivete la lettera al computer, non a mano.
Quindi inserire la firma in originale e specificate che alla lettera viene allegato il CV.

Sul piano sostanziale, distinguiamo principalmente tra le cose DA EVITARE e quelle DA EVIDENZIARE.

COSE DA EVITARE -
La lettera non deve essere troppo formale e fredda, che darà di noi un'idea di rigidità mai ben vista in un ambiente lavorativo, nè troppo pirotecnica e farcita di aggettivi esagerati, che ci farà correre il rischio di sembrare un "tele-venditore".

Sottolinere di essere "seri" e "motivati" non ha alcun peso... nessun datore di lavoro assume una persona inaffidabile e demotivata.

Non utilizziamo frasi negative o dubitative, del tipo:
"...non so se può interessarvi...", "...non ho proprio l’esperienza richiesta...", e similari.

Non millantiamo conoscenze o doti di cui non disponiamo... in sede di colloquio, un esaminatore accorto scoprirà facilmente il bluff.

Non proponiamoci per "qualsiasi posizione"; chi pensa di poter fare tutto, in un impeto di malintesa flessibilità, darà l'impressione di non saper fare nulla.

COSE DA EVIDENZIARE -
Usiamo uno stile propositivo, diretto ed efficace.

La conoscenza delle lingue, la capacità di lavorare in gruppo ed una buona capacità di comunicazione sono doti apprezzabili in ogni ambito professionale.

Un elemento decisivo è quello di evidenziare la relazione tra le nostre conoscenze, attitudini ed aspirazioni e le carattersitche dell'azienda a cui ci proponiamo; in questo modo daremo un messaggio di capacità di analisi e chiarezza di idee.

Spieghiamo cosa pensiamo di poter offrire all'azienda, indicando la nostra disponibilità a trasferirci, a frequentare uno stage, a lavorare senza orari.

Citiamo sinteticamente i principali titoli, eventuali master o altri corsi di specializzazione.

Il messaggio che deve arrivare al destinatario deve suonare più o meno così:voglio lavorare con Voi perché mi piacete e penso di essere la persona giusta.

Congediamoci con lo stesso stile, mostrandoci convinti rispetto alla possibilità di ottenere un incontro personale: se riusciamo a incuriosire la persona che ci interessa, è probabile che ci convochi per un colloquio o che, comunque, si ricordi di noi al momento giusto.

STRUTTURA GENERALE

Vediamo quali sono le parti fondamentali di cui si compone una lettera di presentazione:

DATI PERSONALI (in alto a sinistra):

• nome e cognome
• indirizzo
• numero di telefono

DATI DELL'AZIENDA (in alto a destra):

• nome dell'azienda
• nome della persona a cui si indirizza - "Alla cortese attenzione di:"
• indirizzo

CORPO DELLA LETTERA:
è opportuno iniziare sempre rivolgendosi alla persona e non parlare ad una generica e "spettabile" azienda: usate frasi del tipo: "Egregio Dottore/Signore/Ingegnere" per gli uomini, o "Gentile Dottoressa/Signora" per le donne.
Per i contenuti, valgono le indicazioni sopracitate.

FIRMA:
autografa, in originale, biro blù o nera

E nel prossimo post... alcuni esempi.
Leggi questo articolo...

Saper scrivere... un Tutorial.

Quando bisogna scrivere un manuale che verrà utilizzato da un utente poco esperto, l'approccio migliore è quello del Tutorial.

Un Tutorial è un documento in cui un certo argomento viene esposto in una modalità estremamente semplificata, attraverso delle descrizioni sintetiche, spesso in modalità "passo-passo", corredate da immagini di supporto finalizzate a migliorarne la comprensione.

Esso deve assecondare il processo di apprendimento ed esecuzione dei compiti tipico dell’utente e deve fare largo uso di esempi, limitando al minimo gli approfondimenti e le specifiche tecniche.

Ora proviamo a mettere in fila i criteri fondamentali per arrivare a scrivere un buon Tutorial.

1. Chiarire subito l’oggetto del Tutorial: è necessario far capire al lettore cosa si appresta a leggere, descrivendo precisamente l’oggetto del tutorial nel titolo o nell’introduzione del medesimo.

2. Sintesi e chiarezza: l’obiettivo è quello di far imparare nuove cose a chi lo legge, quindi è necessario utilizzare parole chiare, semplici e non dilungarsi troppo, rischiando di stancare il lettore.

3. Non scrivere paragrafi troppo lunghi: i concetti espressi in ogni paragrafo devono essere ben strutturati e suddivisi in passi semplici.

4. Utilizzare uno stile redazionale ordinato: è importante utilizzare liste e tabelle, nonchè righe di spaziatura per facilitare la lettura e alleggerire "visivamente" la struttura del testo.

5. Inserire delle immagini: in molti casi un'immagine è più esplicativa di decine di parole.

6. Definire prima di usare: ogni termine tecnico o concetto deve essere correttamente definito prima di poterlo usare.

7. Fare degli esempi: dopo la lettura della teoria è importante la pratica, quindi è sempre buona norma inserire degli esempi brevi ed esaustivi.

8. Inserire delle F.A.Q.: può essere utile abbinare al Tutorial delle risposte alle domande più frequenti, al fine di chiarire ancora meglio le idee al lettore.

9. Elementi da integrare: in fondo ad un Tutorial può essere utile inserire un glossario e/o una raccolta di link utili a pagine Web che possono arricchire i contenuti espressi.

10. Aggiornare il Tutorial: è opportuno mantenerlo sempre aggiornato e integrare, quando necessario, i contenuti espressi.

Infine una raccomandazione: quando si scrive un Tutorial, bisognerebbe proporre esempi e soluzioni che derivano direttamente dalla propria competenza ed esperienza diretta sull'argomento.
Proprio perchè è un tipo di documento rivolto ad un utente principiante, è estremamente facile fornire indicazioni inesatte o fuorvianti se tali indicazioni vengono "riportate" da altri testi e non direttamente sperimentate.

Prossimamente, vedremo un esempio di un semplice documento rivolto ad utente principiante, nonchè un "contro esempio" su come NON SI DOVREBBE scrivere un tutorial.
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COSA FA il Technical Writer ? Scrivere per qualcuno

Quando il TW progetta un manuale, non ha in mente solo l’architettura o il software da illustrare, ma anche l’utente finale che leggerà quel manuale.
La Scienza delle Comunicazioni ci avvisa che in ogni testo vengono incorporate implicitamente due immagini: quella dell'autore e quella del lettore.

Ogni testo è condizionato dallo stile e dalle intenzioni dell'autore, nonché dal modello di utente target a cui ci si rivolge. Pur riferendosi allo stesso software, un manuale destinato all'operatore principiante sarà ben diverso da un manuale destinato all'amministratore di una rete aziendale.

Dal punto di vista cognitivo, costruire un manuale incentrato sul lettore finale, significa tenere come riferimento le esigenze del lettore nei confronti dello strumento descritto nel manuale.

Il TW scrive quindi per un utente che ha un piano d'uso: aspettative, competenze e obiettivi. Cosa deve spiegare, e cosa può trascurare? Da dove iniziare? Come articolare il testo, come calibrare il peso relativo degli argomenti? Le priorità concettuali ? Dove generalizzare ? Quali esempi proporre ? In che modo bilanciare testo e grafica ? Quali difficoltà possono essere utilmente proposte e quali invece devono essere appianate ? Quali pre-requisiti assumere ?

Ecco solo alcuni dei criteri che entrano in gioco se si riflette sulla progettazione di un manuale.

Naturalmente, non sempre c'è il tempo per una progettazione sistematica e accurata in ogni particolare.
Spesso i tempi di realizzazione sono compressi dalla logica economica, in cui la qualità del lavoro risulta quasi sempre sgradita ospite.

A volte si procede per approssimazione e l’esperienza in tale frangente svolge un ruolo prevalente.

Tuttavia, aldilà del contesto in cui si trova ad operare e di altri eventuali condizionamenti, chi scrive si prefigura un certo target di utenza: più questa proiezione è ben strutturata, meglio potrà calarsi nei suoi panni e valutarne caratteristiche, difficoltà e aspettative per poi trasfonderle in modo più mirato nella struttura del manuale.
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