Saper scrivere... l'Accordo di Riservatezza (NDA): seconda parte

Nel post precedente abbiamo parlato degli Accordi di Riservatezza (No Disclosure Agreement) che possono tutelare un'azienda nell'interscambio di informazioni con un  soggetto terzo, principalmente in una fase "pre-contrattuale" ma anche eventualmente in quella "post-contrattuale".

In un NDA possono essere specificate numerose clausole vincolanti,  che possiamo provare a classificare in 4 tipologie principali:

1) clausole regolanti le informazioni condivise e il loro trattamento
2) clausole inerenti ai doveri dei dipendenti e dei collaboratori
3) clausole relative alla durata degli obblighi definiti nel NDA
4) clausole che quantificano il danno derivante dalla violazione degli accordi

Da ora in avanti indicheremo le due parti protagoniste dell'accordo come Azienda e Soggetto Ricevente (SR).

Cominciamo ad esaminare le clausole di tipo 1.

In primo luogo è essenziale circoscrivere quali dati possano e debbano essere resi noti al SR. I contraenti devono cioè indicare esplicitamente quali informazioni/documenti devono essere considerati di carattere confidenziale per evitare fraintendimenti che renderebbero inefficace la tutela prevista. Di seguito una possibile formulazione:

Per “Informazioni Riservate” si dovranno intendere tutte le informazioni e i materiali mostrati o consegnati nel corso di incontri, colloqui o altri tipi di contatto  tra le Parti, siano esse state fornite oralmente, per iscritto, tramite mezzo elettronico o altro mezzo. In particolare si identificano come Informazioni Riservate:

-    Informazioni/Documenti di Tipo 1
-    Informazioni/Documenti di Tipo 2
-       ..............
-    Informazioni/Documenti di Tipo N

Successivamente vanno identificate le modalità di trattamento dei dati e il livello di riservatezza che dovrà essere mantenuto. In un NDA non ci si limita ad indicare le condotte "passive" (che possono ridursi nell'astenersi dal divulgare impropriamente le informazioni) ma si estende anche a quelle "attive", cioè la predisposizione di misure idonee ad evitare la diffusione anche involontaria di tali informazioni.

In tal senso, un'opzione molto diffusa fa riferimento alla necessità di osservare la stessa diligenza utilizzata per la gestione delle proprie informazioni  confidenziali:

Il SR si impegna a mantenere riservata e strettamente confidenziale qualsiasi informazione ricevuta dall'Azienda, proteggendo tali informazioni con  lo stesso grado di  cura e attenzione che il SR normalmente utilizza nella protezione delle proprie informazioni riservate e di proprietà, ma in nessun caso con grado  
inferiore a quello di una cura ragionevole e diligente.

Un opzione più stringente consiste nell'indicare dettagliatamente le procedure che garantiscano la riservatezza dei dati, ad esempio nel caso in cui le informazioni  siano in forma digitalizzata:

Il SR si impegna a mantenere le informazioni ricevute dall'Azienda protette in un repository non connesso ad alcuna rete telematica e protetto da opportuni presidi  crittografici (dati cifrati con: INDICARE LA TECNOLOGIA UTILIZZATA).

Si può anche prevedere un divieto non solo di diffusione delle informazioni a terzi, ma anche di utilizzo diverso da quello per cui le informazioni sono state  rilasciate:

Il SR si impegna a non divulgare a soggetti terzi le informazioni ricevute. La divulgazione delle Informazioni Riservate a soggetti esterni all'Azienda dovrà essere preventivamente autorizzata da quest'ultima e, comunque, tali soggetti (collaboratori, consulenti, partners commerciali, …) verranno informati circa il presente accordo e gli impegni che dallo stesso derivano.

Infine si devono disciplinare modalità e tempistiche per la restituzione dei documenti ricevuti, nel caso in cui si interrompano le relazioni professionali tra SR ed  Azienda:

Qualora l'Azienda lo richiedesse, il SR si impegna a restituire o distruggere tutta la documentazione ricevuta (esclusa quella alla cui tenuta il SR sia obbligato da  norme di legge).

Quest'ultimo orientamento può essere notevolmente rafforzato ed esteso anche a tutte le informazioni eventualmente derivate da quelle ricevute direttamente  dall'azienda:

Qualora l'Azienda lo richiedesse, il SR si impegna a fare in modo che tutti i documenti  (note/bozze/analisi/immagini/presentazioni/report o altro), elaborate sulla base delle Informazioni Riservate ricevute dall'Azienda, vengano distrutte.

Come vedete, le sei clausole proposte già fanno intravedere una trama abbastanza robusta finalizzata ad impedire che il SR possa fare un uso improprio delle informazioni acqusite. Ma ovviamente molte varianti sul tema sono possibili, almeno quante ne potrebbe suggerire il vostro avvocato!

Al prossimo post per approfondire qualche aspetto inerente alle clausole di tipo 2.

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