Queste note le ho scritte sul treno che il 21 sera mi ha riportato da Bologna a Roma, ma solo ora, nel cuore della notte, ho trovato il tempo di pubblicarle.
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Sono sul treno, direzione Roma, di ritorno dall’evento Open House COM&TEC che si è svolto oggi a Bologna.
Lo scorso anno, molti situazioni concomitanti mi consentirono di seguire solo 3 appuntamenti.
In questa edizione, un minor numero di seminari, che di per se non sarebbe un dato positivo e che probabilmente è anche una spia del 2012 “difficile” in ogni settore produttivo, ha però suggerito un’organizzazione comunque intensa ma più lineare, che mi ha permesso di seguire il programma previsto in maniera pressochè integrale.
In particolare, ho seguito il gruppo di lavoro “Analisi e ristrutturazione del metodo redazionale”: circa 2 ore di potente brainstorming (eravamo poco meno di 20, se non ho contato male) e un progetto in fieri che si definirà nel prossimo futuro.
Purtroppo, in concomitanza con la suddetta riunione, ho perso un evento che mi incuriosiva “GRIPS: libertà redazionale” ma sarà per la prossima volta.
Cosa mi ha colpito in positivo?
Tra le interessanti relazioni degli ospiti stranieri, mi sono trovato in grande sintonia con Pascal Kesselmark , che ricopre il ruolo di Technical Documentation Manager in Klingenlberg AG.
Pascal ha illustrato la ristrutturazione del processo di produzione della documentazione aziendale che ha ideato per la sua azienda e ci ha fatto vedere il risultato finale, fornendo in visione uno dei manuali realizzati.
Ho ritrovato, nel suo processo, molte delle soluzioni che ho adottato anche io, quando nel 2005 ho dovuto realizzare un processo analogo nell’azienda in cui lavoravo all’epoca.
Altro spunto positivo: la vivacità delle aziende italiane, che nonostante le difficoltà propongono cose interessanti. Premesso che nessuno mi paga per fare pubblicità a questo o a quello (e non provate a sostenere il contrario, se no vi querelo), vi invito a dare un occhio alle soluzioni di:
www.microsystem.it
… ha presentato 3D PDF Converter, una soluzione notevole per inserire disegni e animazioni CAD 3D all’interno di un comune documento PDF.
www.keanet.it
… ha presentato un’evoluzione del suo CCMS ARGO, che è stato potenziato da un Configuratore automatico di manuali.
C’è stato anche un intervento molto interessante sulla Medical Communication condotto da Rossella Ferrari, che è già da tempo presente su questo blog.
Le cose negative? FORSE qualcosa c’è stato, ma credo che si debba comunque esaltare l'impegno, la positività e le buone intenzioni di organizzatori e partecipanti e qualche increspatura rientra nella fisiologia delle cose.
Non tutte le ciambelle hanno sempre il buco tondo, ma sono pur sempre ciambelle!
Poi, sul piano personale, è stato bello incontrare molti colleghi e in particolare Vilma, Petra, Rossella e Andrea che oltre ad essere dei professionisti dai quali imparo sempre qualcosa, sono persone positive, disponibili e simpatiche, che purtroppo non ho occasione di incontrare spesso “dal vivo”, visto che abitiamo e lavoriamo in angoli diversi della nostra lunga Italia.
Manca poco alla stazione Termini, poi ancora 40 minuti per arrivare a casa.
Passo e chiudo.
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venerdì 23 novembre 2012
venerdì 16 novembre 2012
21 Novembre a Bologna: Open House COM&TEC
Il prossimo 21 Novembre sarò a Bologna, per partecipare all'evento annuale della COM&TEC, l'associazione dei professionisti della Comunicazione Tecnica.
Quella dello scorso anno è stata una bella esperienza e quest'anno ci ritorno con rinnovata curiosità e voglia di "rubare" idee e nuovi spunti che possano aiutarmi a migliorare la qualità e l'efficienza del lavoro di ogni giorno.
Per chi ci sarà, ci vediamo a Bologna.
Per chi non ci sarà, mi riprometto di raccontare quello che avrò modo di vedere e capire. Leggi questo articolo...
Quella dello scorso anno è stata una bella esperienza e quest'anno ci ritorno con rinnovata curiosità e voglia di "rubare" idee e nuovi spunti che possano aiutarmi a migliorare la qualità e l'efficienza del lavoro di ogni giorno.
Per chi ci sarà, ci vediamo a Bologna.
Per chi non ci sarà, mi riprometto di raccontare quello che avrò modo di vedere e capire. Leggi questo articolo...
venerdì 9 novembre 2012
La contaminazione delle idee e un'infografica imperdibile
Oggi vi racconto il percorso di un'idea attraverso teste diverse e come, di testa in testa, l'idea si possa arricchire e prendere forza.
Il 4 Settembre vi ho proposto un articolo sullo sciatto luogo comune che recita più o meno "... tanto la documentazione non la legge nessuno...".
Lo spunto nasceva da un documento pubblicato da Sharon Burton, di cui sintetizzavo alcuni passaggi che mi sembravano più interessanti.
La mia "amica di blog" Barbara Zen, valentissima grafica ed esperta di comunicazione tecnica, presente da tempo nella sezione DA VISITARE che trovate in basso a destra in questa pagina, ha tratto spunto dal mio articolo per realizzare una splendia infografica che dovete assolutamente vedere, seguendo questo link che vi porterà sul blog della sua azienda.
L'infografica è un potente strumento di comunicazione, che si sta diffondendo sempre di più, in cui la grafica amplifica, valorizza e rende più significativi e fruibili i dati che caratterizzano una determinata questione.
Se volete avvicinarvi all'infografica, potete iniziare da qui.
Come vedete, se ci scambiamo una banconota da 10 Euro, le cose rimangono esattamente come prima.
Ma se ci scambiamo un'idea, alla fine ognuno avrà ALMENO 2 idee e sarà più ricco!
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Il 4 Settembre vi ho proposto un articolo sullo sciatto luogo comune che recita più o meno "... tanto la documentazione non la legge nessuno...".
Lo spunto nasceva da un documento pubblicato da Sharon Burton, di cui sintetizzavo alcuni passaggi che mi sembravano più interessanti.
La mia "amica di blog" Barbara Zen, valentissima grafica ed esperta di comunicazione tecnica, presente da tempo nella sezione DA VISITARE che trovate in basso a destra in questa pagina, ha tratto spunto dal mio articolo per realizzare una splendia infografica che dovete assolutamente vedere, seguendo questo link che vi porterà sul blog della sua azienda.
L'infografica è un potente strumento di comunicazione, che si sta diffondendo sempre di più, in cui la grafica amplifica, valorizza e rende più significativi e fruibili i dati che caratterizzano una determinata questione.
Se volete avvicinarvi all'infografica, potete iniziare da qui.
Come vedete, se ci scambiamo una banconota da 10 Euro, le cose rimangono esattamente come prima.
Ma se ci scambiamo un'idea, alla fine ognuno avrà ALMENO 2 idee e sarà più ricco!
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martedì 30 ottobre 2012
La Qualità è un Processo: un esempio (seconda parte)
Oggi vi segnalo un ottimo articolo di TCWorld in cui viene schematizzato un processo per la verifica della qualità di un Manuale d'Installazione (Quality Assurance (QA) process).
Nell'articolo viene posto l'accento su diversi aspetti che concorrono ad elevare la Qualità di un documento, ed emergono due concetti principali:
- le attività di editing e proofreading di un documento non possono essere marginalmente relegate al termine della scrittura del medesimo, ma devono essere integrate all'interno del processo di sviluppo dello stesso;
- la Qualità di un documento non attiene esclusivamente alle suddette attività, ma può dipendere da molti altri fattori che vanno presi in considerazione.
Giorno dopo giorno, dovendo realizzare documenti spesso molto complessi e voluminosi (da 100-150 fino anche a 300-400 pagine), lo schema classico "prima scrivo poi faccio editing", semplicemente NON FUNZIONA.
E' probabile che molti di voi, seguendo dei corsi di scrittura, abbiano acquisito l'idea che "la fase di editing va separata nettamente dalla fase di scrittura di un testo". Verissimo. Quando si tratta di un articolo di 800 parole, di una relazione di 15-20 pagine, di un qualsiasi scritto che si presenti come un oggetto di "dimensioni limitate" e con una struttura "lineare", cioè un documento sostanzialmente SOLO TESTO, non arricchito da grafici, tabelle, navigabilità interna, note redazionali specializzate ed altro ancora.
Un documento tecnico non è mai (e se lo è, probabilmente è un ben povero documento) un documento solo testo e difficilmente è un oggetto di dimensioni ridotte.
Quindi, le attività di editing e proofreading, essenziali per ottenere un livello di qualità adeguato, devono essere messe in opera DURANTE lo sviluppo del testo, fin dall'inizio.
L'autore dell'articolo Markus Nickl (che scrive anche su questo blog) mette in particolare evidenza due elementi.
Il primo riguarda l'uso di una checklist per definire le fasi cruciali di un processo di editing.
Nella sua checklist vengono individuate 7 aree e per ognuna di esse vengono esplicitati alcuni requesiti che devono essere soddisfatti.
Questo tipo di checklist possono essere utilizzate durante l'intero sviluppo del documento. Ad esempio, al termine di ogni capitolo, si possono verificare i requisiti (Test questions) limitatamente a quel singolo capitolo.
Quando sarete arrivati al termine del manuale, dovrete ri-applicare la checklist all'intero documento, ma molto probabilmente almeno l'80% dei problemi di editing li avrete già risolti nelle revisoni precedenti sui singoli capitoli e quindi la revisione finale sarà particolarmente rapida.
Il secondo elemento riguarda la possibilità di "parallelizzare" il lavoro di editing.
Se sono capace di individuare delle aree specifiche, posso decidere che mentre io mi occupo, ad esempio, dell'area Structure and Organization, il mio collega grafico si occupa delle Pictures mentre il tecnico che ha sviluppato il prodotto porrà maggior attenzione all'area Contents.
In questa modalità di "editing cooperativo" si riducono drasticamente i tempi di realizzazione del processo in esame; anche in questo caso, inoltre, l'editing cooperativo potrebbe essere messo in atto durante lo sviluppo del documento, in diversi stati d'avanzamento, o solo al termine.
L'attività di proofreading, necessaria, sacrosanta e tradizionalmente effettuata al termine della fase di editing, può anch'essa essere applicata "in corso d'opera", in special modo se dobbiamo operare su documenti molto voluminosi, di 400-500 o più pagine.
Tenete poi sempre presente che il proofreading è un'attività che non esaurisce il processo di QA, come si tende invece a pensare sulla base delle regole tradizionali di scrittura.
Un esempio? Una volta che avete completato il vostro lavoro di editing e proofreading e siete riusciti a sfornare il vostro documento tecnico, siete sicuri di aver rispettato tutte le regole di conformità che bisogna rispettare per il Manuale d'Installazione DI UN CERTO DISPOSITIVO, rispetto alle regole stabilite DALLA LEGGE DEL PAESE in cui quel dispositivo verrà commercializzato?
La conformità alle normative di settore è uno degli aspetti della QA di un documento tecnico che spesso non viene sufficentemente considerato.
Per chi volesse approfondire, ecco una selezione dei post che ho scritto su questo argomento:
Una check-list per l'analisi di un testo
Revisione di un testo: attenti al Diavolo!... o ai particolari...
La Qualità non è un pranzo di gala
La Qualità della documentazione tecnica: la Leggibilità
La Qualità nella documentazione tecnica: lo scalpello di Michelangelo...
La Qualità è un Processo: un esempio (prima parte)
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sabato 20 ottobre 2012
La Qualità è un Processo: un esempio (prima parte)
In un recente Webinar ho sostenuto che l'attività fondamentale di un Tech Communicator consista nell'abbattere quell'elemento strutturale della comunicazione che nel Teorema di Shannon-Weaver viene identificato con il concetto di Rumore (Noise).
Il Rumore è tutto ciò che tende a "distruggere il messaggio", cioè a rendere di fatto vano il processo di comunicazione dal Source al Receiver.
Il Tech Communicator opera attraverso una serie di strumenti, tecniche, metodologie di varia natura al fine di abbattere quanto più possibile il Rumore.
Ma a questo punto dovremmo chiederci che rapporto c'è tra la Qualità di un documento tecnico, di cui mi sono occupato in più occasioni, e il Rumore che può essere sempre presente nel processo di comunicazione.
Una prima buona approssimazione, mi spinge a dire che esiste un rapporto di proporzionalità inversa:
Qualità = 1/Rumore
Quanto più basso è il livello di Rumore, tanto più alta sarà la Qualità percepita e viceversa:
Se siamo ragionevolmente concordi su questa analisi di base, arriviamo alla conclusione che ricerca della Qualità e abbattimento del Rumore sono concetti duali, in cui l'uno implica l'altro.
Ma ora dobbiamo chiederci COME otteniamo il nostro scopo, cioè la minimizzazione del Rumore e il suo duale conseguente, cioè la massimizzazione della Qualità.
La risposta più logica da dare è che dobbiamo sempre affidarci ad un Processo, capace di integrare ed utilizzare le suddette tecniche, gli strumenti, le metodologie e ogni altro elemento disponibile.
Quando si cerca di generalizzare un concetto, si rischia a volte di essere un po' troppo vaghi, ma nel prossimo post vi proporrò un esempio concreto, peraltro tratto da fonte autorevole.
A presto. Leggi questo articolo...
Il Rumore è tutto ciò che tende a "distruggere il messaggio", cioè a rendere di fatto vano il processo di comunicazione dal Source al Receiver.
Il Tech Communicator opera attraverso una serie di strumenti, tecniche, metodologie di varia natura al fine di abbattere quanto più possibile il Rumore.
Ma a questo punto dovremmo chiederci che rapporto c'è tra la Qualità di un documento tecnico, di cui mi sono occupato in più occasioni, e il Rumore che può essere sempre presente nel processo di comunicazione.
Una prima buona approssimazione, mi spinge a dire che esiste un rapporto di proporzionalità inversa:
Qualità = 1/Rumore
Quanto più basso è il livello di Rumore, tanto più alta sarà la Qualità percepita e viceversa:
Ma ora dobbiamo chiederci COME otteniamo il nostro scopo, cioè la minimizzazione del Rumore e il suo duale conseguente, cioè la massimizzazione della Qualità.
La risposta più logica da dare è che dobbiamo sempre affidarci ad un Processo, capace di integrare ed utilizzare le suddette tecniche, gli strumenti, le metodologie e ogni altro elemento disponibile.
Quando si cerca di generalizzare un concetto, si rischia a volte di essere un po' troppo vaghi, ma nel prossimo post vi proporrò un esempio concreto, peraltro tratto da fonte autorevole.
A presto. Leggi questo articolo...
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