Proteggere i nostri documenti con una password

Nel momento in cui realizziamo un documento, dobbiamo cautelarci da indesiderate manomissioni del suo contenuto, che possono verificarsi specialmente quando siamo obbligati a condividere con altri utenti la stessa postazione o più in generale la stessa "area di lavoro".

Se ad esempio operiamo sulla stessa LAN con altri utenti e non facciamo sufficente attenzione alla disciplina di condivisione dei nostri file, qualcuno potrebbe aprire il nostro documento e modificarlo/danneggiarlo, pregiudicando il nostro lavoro.

Il modo più comune di proteggere un file da sguardi indiscreti è quello di CIFRARLO, sottoponendolo ad un processo a valle del quale il suo contenuto risulti illegibile.
Un file cifrato può essere decifrato solo da colui che possiede LA CHIAVE adatta.

La chiave in questione è sempre una stringa ben definita di bit.
Tale stringa di bit può essere, nel caso più comune, ricondotta ad una sequenza di caratteri alfanumerici forniti dall'utente, generalmente denominata "password".

Ci sono diverse modalità per cifrare con una password un .doc con Microsoft Office Word 2003.

In particolare possiamo definire:

- una password per poter aprire un documento IN LETTURA

- una password per poter aprire un documento IN MODIFICA

La password può essere costituita da una combinazione di lettere, cifre, spazi e simboli e può contenere fino a 15 caratteri (opzione di default).
Se si selezionano opzioni di codifica più evolute, sarà possibile creare password anche più lunghe.

Per definire una password, dalla barra dei menù selezioniamo Strumenti->Opzioni, quindi selezioniamo la scheda Protezione.


Qui possiamo scegliere se:

1. impedire l’accesso al documento: inserire la password nella text-area Password di apertura
2. consentirne la sola lettura: inseriamo la password nella text-area Password di modifica.

In entrambi i casi, alla pressione del tasto OK viene richiesto di confermare la password appena indicata, reinserendola, per verificarne la correttezza.

Nel caso 1, ogni volta che si aprirà un documento protetto, verrà richiesto l’inserimento della password per potervi accedere.
Se abbiamo optato per una password di modifica (caso 2), possiamo accedere al documento anche senza la password, ma soltanto in lettura; la password specificata verrà richiesta nel momento in cui cerchiamo di salvare il documento dopo aver apportato una qualsiasi modifica allo stesso.

Se vogliamo apporre una password più lunga di 15 caratteri, è possibile premere il pulsante Avanzate e selezionare un sistema crittografico più sicuro rispetto a quello di default (denominato Compatibile con Office 97/2000):


Se, ad esempio, si sceglie l'opzione indicata in figura, si potranno utilizzare delle password lunghe almeno 40 caratteri.
Tuttavia, se si sceglie un Cryptographic Provider molto avanzato, trasportando il nostro documento su un PC diverso dal nostro e magari meno aggiornato, potrebbe essere impossibile aprire il documento, pur conoscendo la password adatta.

Per gli usi più comuni, l'opzione di default può andar bene, pur essendo debole di fronte ad un attacco "del dizionario" molto deciso.

Si osservi che, attraverso la check-box Crittografa proprietà documento, è possibile cifrare anche le proprietà accessibili selezionando dalla barra dei menù File->Proprietà.

L'immissione di una password non è l'unico modo di proteggere o limitare l'accesso ai contenuti di un documento e mi riprometto di approfondire questo tema nei prossimi post. Leggi questo articolo...

Perchè usare 74 parole quando ne bastano 45?

Ecco un esercizio breve breve, per tenere allenato il cervello.
Ridurre, asciugare, sottrarre... questo è il segreto.

Questo documento è stato realizzato con lo scopo di fornire al lettore una dettagliata spiegazione inerente al processo di censimento e registrazione dei dati utente nel nostro sistema informatico.
Esso descrive le attività che vengono correntemente realizzate più comunamente, con cadenza giornaliera e/o settimanale. Nell'ottica di fornire un'introduzione ai processi che vengono implementati dagli impiegati, abbiamo preparato un overview di sole tre pagine, che riassume i passaggi salienti dell'attività in questione.

Questo documento illustra dettagliatamente il processo di registrazione dei dati utente. Esso descrive le attività più comuni, che vengon svolte con cadenza giornaliera e/o settimanale.
A tal fine abbiamo preparato un overview di sole tre pagine, che riassume i passaggi salienti dell'attività in questione. Leggi questo articolo...

Chi l'ha visto?

Nel precedente post in cui vi ho proposto il 2° esercizio di riscrittura, ho volontariamente inserito un'imprecisione semantica... parziale... qualcuno di voi se ne è accorto? Non è facilmente rilevabile, ma nemmeno impossibile. Un suggerimento? E' collocato in una delle prime parti riscritte... diciamo in una delle prime due parti, sulle cinque parti proposte.
Chi lo trova? :-) Leggi questo articolo...

Esercizio di riscrittura n° 2

E' quasi finita la giornata ma il vostro capo, che domani deve intervenire all'assemblea degli azionisti, vi chiede di dare un'occhiata al testo che ha scritto per verificare se tutto quadra:

Dopo averlo letto, avvertite l'insopprimibile tentazione di insultare il vostro capo... ma visto che avete un mutuo da pagare, optate più saggiamente per una riscrittura più oculata, che non usi violenza alla lingua italiana e conservi i contenuti essenziali che egli si propone di comunicare all'uditorio.
Vediamo come procedere, spezzando il testo in più parti e riscrivendolo nel modo migliore.

PARTE 1

Nel corso di quest'anno l'azienda ha conseguito risultati estremamemte confortanti rispetto agli obiettivi che erano stati fissati in base all'andamento dello scorso anno.

Nel 2009 l'azienda ha conseguito risultati superiori rispetto agli obiettivi che erano stati fissati nel 2008.

In questa prima parte, abbiamo asciugato il testo da tutti gli elementi inessenziali, scritti in rosso.

PARTE 2

L'aumento del fatturato, nella misura del 13.9%, se collocato nel contesto di una crisi economica generalizzata e di respiro mondiale, ci offre più di un motivo di soddisfazione.
L'utile netto, in misura del 5.4 %, pur non avendo raggiunto la linea previsionale programmata del 7%, ci pone nella condizione di assorbire l'attuale negativa contingenza dei mercati, senza dover ricorrere a sempre dolorosi tagli del personale, come acccade purtroppo per molti competitors nel nostro settore.

Un aumento di fatturato del 13.9%, se collocato nel contesto della crisi economica mondiale, ci offre più di un motivo di soddisfazione.
L'utile netto del 5.4 %, pur non avendo raggiunto la previsione del 7%, ci pone nella condizione di assorbire l'attuale negativa contingenza, senza dover ricorrere a dolorosi tagli del personale.

In questa seconda parte, come nella prima, abbiamo sostituito frasi inutilmente ridondanti con termini equivalenti ed essenziali, come previsione al posto di linea previsionale programmata o
crisi economica mondiale al posto di crisi economica generalizzata e di respiro mondiale.
Inoltre abbiamo tagliato la frase finale... non è elegante evocare i tagli del personale dei competitors, è sufficente sottolineare che noi non abbiamo dovuto effettuarne.

PARTE 3

La significativa quota di mercato del 14%, acquisita nel campo delle enerigie rinnovabili, cioè in un'area in cui l'anno scorso eravamo praticamente "i parenti poveri" dei grandi gruppi, potendo vantare un misero 2.37%, ci rende ancor più competitivi nell'ottica di un mercato emergente e che meno di altri sembra aver risentito della crisi in atto, ma che anzi dalla crisi ha trovato nuove spinte dinamiche in una prospettiva di sviluppo di medio-lungo periodo che tende quindi a proiettarci verso l'orizzonte della ripresa.

La quota di mercato del 14%, acquisita nel campo delle enerigie rinnovabili, laddove nel 2008 eravamo praticamente "i parenti poveri" dei grandi gruppi, con il 2.37%, ci rende ancor più competitivi in un mercato emergente e che meno di altri sembra aver risentito della crisi, ma che anzi dalla stessa ha trovato una prospettiva di sviluppo di medio-lungo periodo, che ci proietta verso l'orizzonte della ripresa.

Anche in questa terza parte abbiamo continuato ad "asciugare" il testo di partenza, eliminando tutto ciò che non serve.

PARTE 4

Le quotazioni del nostro titolo, alla Borsa di Milano, sono rimaste sostanzialmente stabili, con un rialzo medio negli ultimi 6 mesi del 1.12%, a fronte di un andamento più incerto, nei primi 6 mesi, che ha registrato un deprezzamento medio del - 0.45%, delineando quindi un quadro complessivo sostanzialmente solido e affidabile per i nostri azionisti, pur non consentendo un cospicuo rendimento dei dividendi.

Le quotazioni del titolo alla Borsa di Milano sono rimaste sostanzialmente stabili, con un rialzo medio negli ultimi 6 mesi del 1.12%, a fronte di un deprezzamento medio del - 0.45%, nei primi 6 mesi, delineando quindi un quadro complessivo solido e affidabile pur non consentendo un cospicuo rendimento dei dividendi.

In questa quarta parte abbiamo fondamentalmente riscritto la frase centrale ed abbiamo eliminato alcuni termini che nulla aggiungevano al senso del messaggio, anzi lo depotenziavano: un quadro complessivo solido e affidabile ispira maggior fiducia rispetto ad un quadro complessivo sostanzialmente solido e affidabile.

PARTE 5

Concludendo, questi sono i numeri di un'azienda che, nell'alveo della più fragorosa e tempestosa crisi economica registrata dal dopo-guerra fino ad oggi, ha comunque tenuto il mare con solida audacia, ha mantenuto fermo il timone e si appresta a solcare col vento in poppa acque via via meno perigliose.

Concludendo, questi sono i numeri di un'azienda che, nell'ambito di una grave crisi economica mondiale, ha comunque tenuto il mare con efficacia e si appresta a solcare con successo acque via via più tranquille.

L'ultima frase è talmente ampollosa e autocelebrativa da sconfinare nel ridicolo. L'abbiamo riscritta preservandone il senso ma con maggior sobrietà.

Ora rimettiamo insieme le 5 parti ed il risultato finale è il seguente:

Il vostro capo non potrà che esserne contento...

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Scelta del font in un documento: introduzione

Quando ci si trova a scrivere un documento tecnico, è necessario ponderare la scelta della tipologia di caratteri (font) da utilizzare.
Tale scelta potrà dipendere:

• da un insieme di norme e consuetudini tipografiche "classiche";

• dal contesto-target nell'ambito del quale il documento verrà fruito e dai relativi, eventuali, standard riconosciuti per la redazione dello stesso;

• dalle nostre personali preferenze.

Ad esempio, se si deve scrivere un documento scientifico da proporre in un consesso accademico, si dovranno seguire le regole standardizzate che si adottano in quel contesto.
Credo di non aver mai letto un'abstract, relativo a contenuti tecnico-scientifici, che non fosse scritto in Times New Roman.

Se si deve scrivere una tesi di laurea, si può scegliere un pò più liberamente, pur nel rispetto di un set di regole che generalmente sono indicate dal professore che vi assegna la tesi.

Se ci si sposta in una zona "di confine" tra il documento tecnico e il documento di marketing, come un Case Study o un White Paper, si rileva una maggiore "libertà formale" e non di rado ho letto documenti di questo tipo scritti in Arial o Verdana, oltre che nel più classico Times New Roman.

Non è inusuale trovare un documento tecnico che utilizza più di un font.
Io personalmente, quando scrivo un manuale, utilizzo generalmente tre font:

• Tims New Roman (dim. variabile) per i titoli dei capitoli e i paragrafi (max. 5 livelli di titoli);

• Verdana (dim. 10) per il corpo del testo;

• Arial (dm. 10) per i dati inseriti nelle tabelle.

Se poi devo proporre, magari nelle Appendici, il listato di un file di configurazione, utilizzo il Courier New (dimensione 8). Perchè non scelgo il super-classico Times New Roman per il corpo del testo ?

Quando scriviamo un documento dobbiamo anche tener presente che il lettore potrebbe leggerlo a video, in formato elettronico, o in formato cartaceo dopo averlo stampato.
Questo aspetto, spesso non abbastanza considerato dai TW meno avveduti, incide più di quanto si pensi sulla leggibilità del documento.
Io sono convinto che chi usa i miei manuali, nella maggioranza dei casi, li legge direttamente "a video" e ritengo il Verdana più leggibile su schermi di ogni tipo.
Non a caso, il Verdana è un carattere estremamente comune per la costruzione di contenuti Web.

Inoltre, oltre alla scelta di uno o più fonts, va valutato l'effetto prodotto da altre opzioni tipografiche che i programmi di video-scrittura mettono a disposizione (grassetto, inclinato, sottolineato, ...).

Tali opzioni possono aiutare a ravvivare il flusso del documento, richiamando l'attenzione del lettore, come fa un abile oratore variando il ritmo, il tono e il timbro della voce per "agganciare" l'attenzione dell'uditorio.
Tuttavia, se si eccede nell'uso e nella varietà di tali possibilità, si rischia di "tramortire" il lettore con un eccesso di soluzioni tipografiche che possono scatenare un indesiderato "effetto confusione".

Ad esempio, in questo blog scrivo tutti i post in Verdana-grassetto, su uno sfondo chiaro, perchè ritengo che possa facilitare la lettura (e se non siete d'accordo... segnalatemelo!).

Nei prossimi post proverò a delineare gli elementi chiave di questa tematica, senza alcuna pretesa di esaurirla in ogni suo aspetto e ben lieto se vorrete propormi ulteriori contributi. Leggi questo articolo...

Recuperiamo i .doc danneggiati

La casistica delle "sciagure" che un TW può trovarsi ad affrontare nella sua attività non si esaurisce con il problema, affrontato in un precedente post, di prevenire eventuali perdite di documenti in seguito a dei malfunzionamenti di Microsoft Office Word.
Anche quando abbiamo salvato, apparentemente senza danni, il nostro documento, può accadere che quando andiamo ad aprirlo, Word ci segnali che il documento NON SI APRE!


Se riuscite a non farvi sopraffare dallo sconforto e dal terrore potete, con pochi click, tentare di recuperare il documento ed ora vediamo come fare.

Premendo il pulsante Visualizza Guida, vengono indicate due modalità per ripristinare il file danneggiato e il relativo contenuto:

• utilizzare il convertitore per il recupero di testo (potrebbe essere necessario installarlo);
• utilizzare il comando Apri e ripristina.

Non mi soffermo sul primo punto, perchè potrebbe non essere disponibile per tutti gli utenti, mentre è opportuno approfondire il secondo punto.

Il comando Apri e ripristina è disponibile tramite la finestra di dialogo Apri.

Per tentare il ripristino del documento, scegliere Apri dal menu File, individuare il file danneggiato e selezionarlo.
Anziché scegliere il pulsante Apri nella parte inferiore destra della finestra, selezionare la freccia in giù, a destra del pulsante e scegliere Apri e ripristina dal menu visualizzato.


Se il file può essere recuperato, verrà aperto e visualizzato nell'area di lavoro per i documenti.
In tal caso, potrebbe essere fonita una lista di azioni da effettuare su specifici oggetti del documento ai fini del ripristino, così come illustrato nella figura seguente:


Utilizzando il pulsante Vai è possibile individuare il problema che ha condotto al danneggiamento del documento e risolverlo, per poi salvare il documento in modo ottimale.
Leggi questo articolo...

Lettera di Presentazione: qualche esempio.

Nel recente post su come scrivere una Lettera di Presentazione, vi preannunciavo alcuni esempi, che vi propongo di seguito.

ESEMPIO n° 1 - Lettera in risposta ad un annuncio.


In questo esempio, una neo-laureata risponde ad un annuncio che l'azienda "Il Pozzo" ha pubblicato su un quotidiano locale.
Essendo neo-laureata, evita opportunamente di elencare pregresse e poco probabili esperienze professionali di pregio, ma punta sul valore del titolo di studio conseguito e sulle qualità personali che ritiene essere in sintonia con la posizione che l'azienda cerca di ricoprire.
Unica piccola imprecisione: omette l'esatto riferimento dell'inserzione (l'azienda potrebbe aver inserito più richieste per figure professionali diverse).
Generalmente, ogni richiesta pubblicata è associata ad un riferimento ben preciso e conviene specificarlo.


ESEMPIO n° 2 - Lettera in risposta ad un annuncio.

Questo esempio è analogo al precedente, ma il riferimento all'inserzione viene specificato.
Se dobbiamo individuare un limite di questa composizione, possiamo dire che risulta "eccessivamente" stringata e lineare.
Una lettera di questo tipo rischia di essere "troppo uguale" a quella di tanti altri candidati neo-laureati in Ingegneria Informatica, che sono OVVIAMENTE interessati allo sviluppo di software e che generalmente hanno un certa conoscenza della lingua inglese.
L'idea di "impersonalità" si avverte anche notando che il candidato non si rivolge ad una persona o ad una figura precisa (il Responsabile del Pesonale del primo esempio) ma "all'AZIENDA"...
e questa è una cosa che va SEMPRE EVITATA!


ESEMPIO n° 3 - Lettera di auto-candidatura.

In questo esempio molto efficace, la candidata riesce in poche righe a fornire una serie di informazioni essenziali e trasmette l'impressione di una persona sufficentemente esperta e versatile, con ottima capacità di adattamento da diversi punti di vista.
Queste caratteristiche sono tipicamente molto desiderabili in una situazione in cui si deve lavorare con dei bambini.
Quindi la Lettera centra il suo obiettivo: indurre l'esaminatore a leggere anche il CV allegato per approfondire l'analisi di questa auto-candidatura.

E' importante focalizzare un dato di realtà: il selezionatore del personale, specie nelle grandi aziende, esamina diverse centinaia di Lettere e CV ogni anno ed è sulla base di questi elementi che opera una prima selezione.
Questo primo approccio DEVE ESSERE EFFICACE!
Molti di quelli che spediscono CV, spesso non lo fanno precedere dalla Lettera di Presentazione e questo è il primo errore. Il secondo errore è quello di scrivere come se fosse una vuota formalità, come se chi la dovrà leggere sia una specie di automa.
Chi seleziona il personale invece cerca un potenziale candidato con caratteristiche MOLTO PRECISE, sa che scegliere il candidato ideale non è facile (ve lo dico per esperienza personale...) e sa che l'azienda spesso non può permettersi il lusso di assumere una persona inadatta (specialmente nel caso di una piccola azienda).

QUINDI SARA' MOLTO ATTENTO all'efficacia del modo in cui saprete proporvi.

Spero che qualcuna delle idee che vi ho proposto possa tornarvi utile... in bocca al lupo!

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Esempi di Tutorial

Nel primo articolo di questa serie, avevo indicatole linee guida per scrivere un Tutorial.
Un semplice micro-Tutorial può essere considerato il post inerente alla configurazione di Word per effettuare il salvataggio automatico dei nostri documenti.
Nella sezione Tips&Tricks, potrete prossimamente trovare altri micro-Tutorial.
Ma in rete potete trovare migliaia di Tutorial di ogni genere.
Vi segnalo un paio di "classici", almeno per chi è ha avuto a che fare col software fin dalla più tenera età:

HTML Tutorials
CodeProject Tutorials

... ma ovviamente potrei fornire una lista infinita.

Con l'avvento di You Tube, hanno inoltre cominciato a diffondersi i "video Tutorial", dedicati agli argomenti più diversi. A me è capitato di poter valutare alcune soluzioni di architettura d'interni, verificando le caratteristiche di certi materiali, sulla base di video Tutorial estremamente efficaci.
Ma sui video Tutorial ho intenzione di dedicare alcuni post nel prossimo futuro.
Per stanotte... game over. Leggi questo articolo...