Saper scrivere... il White Paper

Il White Paper è un documento di marketing attraverso il quale un’azienda può descrivere dettagliatamente quali soluzioni/prodotti offre per risolvere i problemi dei potenziali clienti.

I WPs sono una fonte primaria di informazione per i decision maker più smaliziati ed esigenti di molte aziende.

Un WP si rivolge usualmente ad un target composto da lettori accorti e preparati, che desidera soprattutto informazioni oggettive, fatti, diagrammi, statistiche e ogni altro elemento utile in un processo decisionale.

E' quindi consigliabile ricorrere ad stile di scrittura asciutto, che mira a convincere attraverso elementi concreti, piuttosto che indulgere in slogan e aggettivi ipertrofici.

Nel WP non è opportuno descrivere dettagliatamente un problema che il lettore conosce alla perfezione, perché è IL SUO problema, ma si devono focalizzare le caratteristiche portanti della soluzione/prodotto che il lettore sta cercando.

Ad esempio, per un’azienda che produce un software XXX per il monitoring di una rete informatica aziendale, si può impostare un WP così strutturato:

• Introduzione generale sugli aspetti tecnici basilari di una rete informatica
  

• Analisi dei rischi per le organizzazioni che non sono in grado di valutare l’efficienza della propria rete
  

• Descrizione del software XXX (principali funzioni, tecnologie usate, …)

• Illustrazione dei vantaggi portati dall'adozione di XXX

• Eventuale citazione di un Case Study su come il software XXX è stato utilizzato in un’azienda specifica

• Una conclusione sintetica che ribadisce i vantaggi apportati dalla soluzione proposta

• La lista dei contatti aziendali che il cliente può utilizzare per acquistare il prodotto o ricevere ulteriori informazioni

I principali obiettivi di un WP possono essere quindi riassunti in 3 punti principali:

• Comunicare e sottolineare la propria competenza e autorevolezza in un determinato settore e la relativa capacità di risolvere un problema specifico

• Focalizzare un tema emergente funzionale alla soluzione dei problemi specifici di un cliente.

• Descrivere il prodotto/soluzione in modo esaustivo e dettagliato, delineandone i vantaggi rispetto ai prodotti/soluzioni della concorrenza

L’impaginazione richiede uno stile chiaro ed essenziale, senza attentare all’attenzione del lettore con la sovrapposizione di font e stili ed è opportuno anche evitare le immagini inutili, che possono appesantire il documento e renderlo poco adatto alla distribuzione via e-mail o attraverso il sito aziendale.

Ma come organizzeremo concretamente il nostro WP?

Ecco uno schema di massima:

- TITOLO
- INDICE
- NOTA DI COPYRIGHT
- GLOSSARIO DEI TERMINI/ACRONIMI PIU’ USATI NEL WP (eventuale)
- BREVE DESCRIZIONE DEL CONTESTO/MERCATO DI RIFERIMENTO
- BREVE DESCRIZIONE DEL PROBLEMA
- DESCRIZIONE DETTAGLIATA DELLA SOLUZIONE PROPOSTA
- VANTAGGI PER IL CLIENTE NELL’ADOZIONE DI TALE SOLUZIONE
- REFERENZE: CLIENTI CHE HANNO GIA’ ADOTTATO LA SOLUZIONE
- RIASSUNTO DELLE CARATTERISTICHE DELLA SOLUZIONE
- BREVE CONCLUSIONE
- BIBLIOGRAFIA E LINKS DI APPROFONDIMENTO (eventuale)
- CONTATTI

Il logo aziendale ed il titolo in tutte le pagine, con la data di pubblicazione sull’ultima pagina.

Bitpipe è un sito molto famoso che distribuisce migliaia di free WPs.

Confrontate le indicazioni che vi ho dato con quelle che potete ricavare esaminando quelli scaricabili da Bitpipe e fatemi avere le vostre impressioni.
Ciao.
Leggi questo articolo...

Ancora sul proofreading... gutta cavat lapidem!

Vi segnalo un'articolo sul proofreading che potete trovare su Writingmatters. Su questo argomento vi ho già proposto due articoli, il 15-12-2009 e il 25-02-2009. Qualcuno potrebbe dire che sono insistente... e avrebbe ragione. La revisione dei testi è un'attività F O N D A M E N T A L E. Leggi questo articolo...

Visual Business Intelligence

Nei post del 18-01-2010 e del 31-01-2010 ho cercato di introdurvi all'uso delle immagini come necessario supporto per migliorare l'efficacia della comunicazione tecnica.

Quando i concetti illustrati in un documento sono estremamanete complessi o astratti, nonchè corredati da un insieme di dati numerici spesso indispensabili per la loro interpretazione, sorge la necessità di rappresentarli in qualche modalità grafica ausiliaria, finalizzata a migliorare la comprensione del lettore.

Tale attività ricade nell'ambito della Visual Business Intelligence, una disciplina in rapido sviluppo, che studia i paradigmi di comunicazione "visuale" più efficaci che si stanno affermando sempre più rapidamente.

Una delle menti più vivaci in questo campo è quella di Stephen Few.
Stephen ha più di 20 anni di esperienza nel campo ICT, prima come esperto di Data Warehouse, poi nell'area della Business Intelligence ed è uno dei maggiori esperti sulla rappresentazione e la comunicazione ottimizzata dei dati di Business.

Mi sono casualmente imbattuto nel suo blog e da allora lo visito periodicamente per "rubare" spunti nuovi ed ispirazioni, spesso molto interessanti.

In particolare, tra le molte cose notevoli, vi segnalo una sezione di esempi in cui sono collezionate diverse rappresentazioni visuali. Per ogni rappresentazione di una certa situazione, a suo giudizio non efficace, Stephen propone quella che avrebbe adottato lui e punto per punto ci illustra sinteticamente i vantaggi della sua soluzione.

Vi consiglio di visitare il suo blog e il suo sito, perchè c'è molto da imparare. Leggi questo articolo...