Vi avevo promesso un report su quanto avevo visto e capito (per quanto posso) a Stoccarda, durante l'ultima edizione di tcworld2015, che possiamo considerare di certo la più ricca e importante manifestazione europea sulle tematiche della documentazione tecnica.
Con grande ritardo, ecco le mie annotazioni.
Il filo-conduttore di tutto il convegno è stato quello dell'Intelligent Information e delle sfide che l'avvento dei processi "Industria 4.0" ci imporranno, anche nel nostro specifico professionale.
Su questo filo conduttore si sono innestati diversi concetti, ma se ne devo selezionare solo 3, scelgo questi: integrazione, CCMS, standardizzazione.
In primo luogo, il concetto di
integrazione.
La produzione di documentazione tecnica sarà il risultato di un processo in cui molti concetti/elementi/strumenti saranno sempre più integrati tra loro.
Anzi possiamo dire che, come sta succedendo nel mondo ICT, ci si sta spostando dall'idea di "integrazione tra strumenti diversi" verso "piattaforme integrate" che ospitano nativamente gli elementi necessari a gestire il processo di sviluppo della documentazione tecnica.
Gli elementi chiave di questo "mantra" sono:
- SINGLE SOURCE
- STANDARDIZZAZIONE e MODULARIZZAZIONE
- TAGGING e PROFILING
- PUBBLICAZIONE MULTI-FORMATO
SINGLE SOURCE
Tutto quello che si può ottenere, tutte le tecnologie che possiamo applicare, tutti i processi che possiamo strutturare, possono essere efficaci se si parte dell'idea che i contenuti devono essere
scritti bene e, per quanto possibile, una sola volta, per poi poter essere efficacemente riutilizzati.
Il single source è prima di tutto una filosofia di definizione dei contenuti ma poi diventa anche il primo passo che possiamo fare per abbattere i costi di tutta la filiera di redazione.
I detrattori argomentano sul fatto che in molti casi le percentuali di riuso di un contenuto possono essere molto basse, ma mentre questa obiezione è tutta da dimostrare, caso per caso, i vantaggi del single sourcing sono ampiamente dimostrabili.
STANDARDIZZAZIONE e MODULARIZZAZIONE
Per implementare il single source, dobbiamo modularizzare i contenuti e dobbiamo avere delle regole per definire in che modo gestiamo tali moduli.
Perchè standardizzare? Perchè uno standard ci rende interoperabili, permette a più persone di cooperare allo sviluppo dei contenuti, condividendo regole e strumenti. Anzi, spesso uno standard ci permette di essere ortogonali e agnostici rispetto al tool di sviluppo.
Quale standard? DITA? S1000D? Information Mapping? Functional Design? Dipende. E dipende da molti fattori.
Ma la scelta dello standard arriva dopo aver maturato la consapevolezza che una scelta è necessaria.
Si possono modularizzare i contenuti prescindendo da uno standard ben definito e riconosciuto? Si, ma è più complicato e ci si lega spesso a doppio nodo con le features dell'ambiente di sviluppo di cui disponete.
Altro aspetto: con quale "granularità" spezziamo i contenuti al fine del loro riuso?
Questo tema, spesso ignorato, ha implicazioni sia sul piano della gestione sia sul piano dell'efficacia comunicativa che riguarda l'utente. E anche su questo aspetto pesa la scelta dello standard che volete o non volete implementare.
TAGGING e PROFILING
Una volta che ho un "chunk"/modulo/fragment/topic d'informazione, posso decidere come taggarlo, in base alla strategia di "publish profiling" che voglio perseguire.
Il documento per il tecnico che deve installare il prodotto includerà informazioni diverse da quelle per l'utente che deve usarlo. In questo modo, posso profilare molti documenti diversi, che potranno condividere una certa quota di informazioni comuni ma che si potranno differenziare per i diversi utenti del prodotto.
PUBBLICAZIONE MULTI-FORMATO
Questo aspetto sta diventando l'elemento più critico di tutto questo processo integrato.
Come ripeto da 3 anni, è finito il predominio del PDF. PDF è ormai solo uno dei possibili output che possiamo fornire e che il mercato richiede. Ma ormai il nostro potenziale cliente usa Internet da 25 anni e i dispositivi mobile da almeno 10 anni.
Il suo modo di accedere alle informazioni è cambiato, la lettura selettiva ha sostituto la lettura tradizionale (la lettura gerarchico-sequenziale, quella tipica dei libri e dei manuali).
Non è più il tempo in cui gli utenti devono aprire un manuale cartaceo per cercare le informazioni, ma sono le informazioni che devono andare a cercare l'utente, secondo una logica task/context/event driven.
La documentazione in formato Web e Mobile non è più un add-on esotico, è il modo più comune in cui desideriamo interagire con la documentazione di un prodotto (vedi Q11 nel sondaggio
condotto da CIDM nel 2014).
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Ma come mettiamo insieme tutti gli elementi del mantra
- integrazione - ?
Ad oggi, il supporto tecnologico più promettente è quello dei
CCMS.
I CCMS sono il substrato che consente di gestire al meglio tutti gli aspetti che vi ho elencato sopra.
Ovviamente, non tutti i CCMS sono uguali e si differenziano ampiamente per l'efficacia di un largo spettro di funzionalità.
Ma il punto chiave non sta nella scelta del prodotto A rispetto al prodotto B: sta nella consapevolezza che senza CCMS non si va lontano nel concetto di integrazione.
Il tema sta diventando talmente strategico da suscitare anche confronti dialettici molto "vivaci".
Io stesso sono stato testimone oculare diretto di una discussione al calor bianco tra Markus Kesseler, esponente di spicco di
Schema, una società tedesca che produce un ottimo CCMS, ed alcuni tra i più autorevoli esperti di DITA (Eliot Kimber tra tutti ma non solo).
Ma prima di andare oltre è necessario un chiarimento di contesto: in Germania
DERCOM riunisce diverse aziende (e Schema tra queste) che producono dei CCMS non necessariamente conformi ed interoperabili con lo standard DITA.
La loro tesi, volendo sintetizzare, è la seguente:
"Un buon CCMS può fornire agli utenti un valore aggiunto maggiore o che addirittura prescinde da una metodologia di standardizzazione come DITA"
DITA diviene un parametro di confronto eccellente, in quanto è lo standard di strutturazione dei contenuti più diffuso in USA, Canada e India.
Di contro, gli esperti di DITA hanno sostenuto le giuste ragioni di questo standard, distinguendo chiaramente tra i vantaggi di uno standard aperto e interoperabile come DITA e la possibilità di amplificare e potenziare tali vantaggi con un CCMS che sia in grado ANCHE di "parlare in DITA".
Ai più accorti di voi non sfuggirà la valenza commerciale di questo scontro, ove da un lato consulenti DITA ed aziende che producono CCMS DITA-compliant cercano di conquistare il mercato europeo e dall'altro DERCOM, che propone una legittima visione alternativa.
Le tesi di Kesseler erano attaccabili, essendo incentrate sugli eventuali limiti del DITA Toolkit, cioè dello strumento "minimo" attraverso il quale si può operare per realizzare documentazione in DITA. Ma il DITA Toolkit non pretende di surrogare la logica e le funzionalità di un CCMS.
Se volete maggiori dettagli su questo confronto vi rimando alle opinioni di alcuni altri colleghi, quali
Sarah O'Keefe,
Keith Shengili-Roberts e
Sebastian Gottel.
Tuttavia, il punto non è stabilire chi avesse ragione.
La cosa più interessante che emersa da questo confronto è questa:
si può discutere se e quanto un CCMS debba essere in grado di supportare ANCHE il "content model" di DITA o se il "content model" nativo del CCMS sia, in quanto tale, sufficente alle esigenze degli utenti... quello che non si discute è che risulta molto complicato fare a meno di un CCMS!
Questo non è un blog aziendale, è un "blog puro", dove non devo vendere il MIO prodotto, ma dove la mia esperienza mi consente di scrivere sempre in grande libertà quello che penso, mentre tutti i protagonisti di questo confronto difendono, oltre alle loro idee, ANCHE il loro business.
E da questo confronto ho ricavato alcuni elementi che ritengo scolpiti nella pietra:
-
è molto complicato produrre "Intelligent Information" senza il supporto di un buon CCMS
- potete produrre buona documentazione anche senza seguire uno standard di strutturazione dei contenuti, ma in tal caso dovete fidarvi del "content model" di un CCMS proprietario
- la capacità di progettare contenuti ben strutturati è sicuramente facilitata dall'adozione di standard aperti e interoperabili come DITA (ma non c'è solo DITA)
- mai confondere uno STANDARD (DITA) con uno STRUMENTO (un CCMS)
- uno standard come DITA e un CCMS possono sposarsi benissimo per ottenere il meglio di entrambi
Del resto,
in passato avevo già preso una posizione netta sulla questione.
Io stesso , quando in CrossIdeas scelsi MadCap Flare, non adottai DITA ma mi affidai alle ottime funzionalità di un ottimo prodotto, ideale per una piccola o media azienda.
Ora che lavoro in una multinazionale che gestisce volumi di documentazione enormi, in diverse lingue, osservo che sarebbe praticamente impossibile gestire tali volumi senza adottare uno standard aperto e interoperabile come DITA, sul quale poi si innestano strumenti in grado di ottimizzare ogni fase del processo di sviluppo dei contenuti.
Non è un caso
che oltre il 60% delle maggiori multinazionali in diversi settori (produzione del software, dei semiconduttori, etc.), abbiano scelto di adottare DITA.
Ho cambiato idea? Si e no. Dipende da quello che devo ottenere.
ALTRE IDEE DA STOCCARDA?
A Stoccarda c'erano anche
tante aziende di traduzione e produttori di CAT Tools.
Le traduzioni sono spesso l'anello finale della filiera di un processo di documentazione tecnica e incidono non poco sui costi. Non mi stupisce che ci sia un mercato agguerrito, dove diversi protagonisti promettono soluzioni che consentono di ridurre i costi senza scapito di qualità. E anche queste soluzioni vanno ormai nella direzione di una maggiore integrazione.
Altro tema affascinante:
la Realtà Aumentata.
Ho visto cose molto interessanti ma non ho ben capito quanto incidano i costi di un processo di documentazione AR based rispetto ad uno tradizionale.
Ho visto un tablet che inquadra un motore e dopo pochi secondi sullo schermo si materializza una matrice attiva di elementi che, opportunamente selezionati, permettono di visualizzare tutte le informazioni inerenti al dettaglio delle singole parti del motore.
L'efficacia comunicativa è fuori discussione, ma era già nota.
Sarebbe bello conoscere l'opinione di costruttori e documentatori di macchine rispetto
alle criticità implicate dalla AR nel definire la documentazione del prodotto.
P.S.
Potete scaricare tutte le presentazioni di tcworld2015
da questo link.
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