Saper scrivere una e-mail: 15 regole da ricordare

E' indubitabile che la posta elettronica sia una di quelle "invenzioni" che ci ha cambiato la vita. Ha permesso di abbattere i costi e i tempi della comunicazione interpersonale e professionale, consente di raggiungere più destinatari contemporaneamente, facilita la tracciabilità dei messaggi scambiati, implica una modalità di comunicazione asincrona e flessibile.

Poi, con l'introduzione della PEC (Posta Elettronica Certificata), l'e-mail ha assunto una "veste ufficiale" a tutti gli effetti.

Come indica il CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) la PEC "è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici".

L'uso della PEC è diventato il primo tassello della rivoluzione informatica della PA, volta ad eliminare progressivamente la documentazione cartacea nei rapporti tra noi utenti (fino ad ora spesso solo... sudditi) e la PA.

Tutto ciò ha reso ancora più importante l'uso della posta elettronica e dovrebbe indurre a porre grande attenzione alla scrittura di una e-mail.

Invece, spessissimo, mi capitano sotto gli occhi messaggi farciti di errori evidenti e facilmente evitabili.

Scrivere una brutta mail è uno sgradevole passo falso nella relazione che si instaura con il destinatario, che spesso è un potenziale cliente.
E' come fare flop nel primo appuntamento con una ragazza. Magari avrete una seconda possibilità di dimostrare il vostro valore... ma comunque siete partiti col piede sbagliato e, se tutto va bene, dovete recuperare, sempre che una seconda possibilità vi venga concessa!

E quindi ecco una check-list di 15 semplici regole che vi potranno aiutare ad evitare almeno gli errori più grossolani.


1) Definire con chiarezza l'Oggetto della vostra e-mail

L'Oggetto di una e-mail è paragonabile al titolo di un articolo di giornale.
Quante volte è capitato ad ognuno di noi di decidere se leggere o meno un articolo in base all'efficacia del titolo?
Per chi riceve decine di e-mail professionali al giorno, questo è il primo criterio di selezione.
Sicuramente verranno lette per prime le e-mail il cui Oggetto risveglia l'attenzione del lettore.
Non più di 30 battute, un concetto chiaro che faccia subito intuire il contenuto, non necessariamente tutto maiuscolo.
Le e-mail senza alcun Oggetto spesso vengono SEMPLICEMENTE CESTINATE!


2) Aggiornare l'Oggetto della e-mail

Se scambiate numerosi messaggi con il/i vostro/i interlocutore/i, può capitare che durante tale scambio la natura dei contenuti possa cambiare rispetto alla fase iniziale; in tal caso abbiate cura di cambiare anche l'Oggetto della e-mail, in base a quanto già illustrato nel punto 1.


3) Usare correttamente il CC (Carbon Copy)

In questa sezione dell'intestazione vanno indicate gli indirizzi di coloro che sono interessati a conoscere il contenuto della e-mail ma ai quali non è richiesta una risposta.


4) Usare correttamente il BCC (Blind Carbon Copy)

L'indirizzo e-mail specificato nella sezione BCC non sarà visibile a tutti gli altri destinatari della vostra e-mail.
Usate questa soluzione SOLO quando effettive esigenze di riservatezza lo impongono.


5) Scrivere subito la cosa più importante

Così come l'Oggetto è il primo amo per agganciare l'attenzione del lettore, il secondo amo lo dovete "costruire" nelle prime 3 righe del corpo del messaggio. Tutto il resto viene dopo. E' inutile iniziare con una complessa premessa... che prelude ad un'articolata introduzione... che si
sviluppa in una panoramica generale... NON VI LEGGERANNO MAI!
Lo schema da adottare è il BLOT (Bottom Line On the Top).


6) Scrivere rispettando le regole usuali

Grammatica e punteggiatura non seguono regole speciali in una e-mail, che in tal senso è un testo come un altro.


7) Scrivere in maniera semplice

Usiamo le parole ordinarie di tutti i giorni, invece di espressioni solo apparentemente più "importanti".
Perchè scrivere "con l'ausilio di..." invece di "con"?
Perchè scrivere "unitamente a..." invece di "con"?
Perchè scrivere "con l'eccezione di..." invece di "tranne"?
Perchè scrivere "con l'obiettivo di..." invece di "per" ?
Leonardo da Vinci disse: "Quello che è essenziale, è perfetto"... conviene sempre tenere a mente questa massima.


8) Revisionare con attenzione il contenuto

Un messaggio zeppo di errori e refusi equivale a darsi una martellata su un ginocchio, è un autogol clamoroso e gratuito, infonde nel lettore la sensazione che siate persone poco serie, disattente, non inclini alla qualità. Ho più volte affrontato il problema del proofreading in questo blog. La scrittura di un e-mail è uno dei campi di battaglia più frequenti ove siamo chiamati a misurare il nostro allenamento alla rilettura.


9) Evitare sfondi grafici, gif animate ed emot-icons

Anche se siete in confidenza con il destinatario, in una e-mail professionale vanno banditi tutti gli elementi che non sono strettamente correlati al nocciolo della comunicazione. Tali elementi appesantiscono la mail, sviano dalla comprensione del contenuto e rendono il tutto molto "giocattoloso". Può andar bene con la vostra fidanzata, ma se si tratta di lavoro è meglio un po' di cautela.


10) Evitare battute, parolacce, giochi di parole

Se pensate che la lingua scritta possa ricalcare lo stesso "stile" della lingua parlata, siete completamente fuori strada. Una battuta fatta a voce, accompagnata da un sorriso o da un gesto, può assumere un significato totalmente inaspettato e magari sgradevole se la mettete in forma scritta. E' una pratica da evitare perfino se scrivete una e-mail ad un amico, figuriamoci nel caso di una situazione professionale.


11) Evitare sigle ed acronimi

A meno che non siate in confidenza con il destinatario e certi della sua capacità di interpretare correttamente acronimi e sigle, è meglio evitarne l'uso. Sebbene alcuni siano ormai molto diffusi (FYI (For Your Information), ASAP (As Soon As Possible), ...), nel dubbio, astenetevi.


12) Una e-mail non è un trattato di Fisica nucleare

Una e-mail deve essere possibilmente breve. Se supera le 15-20 righe, rischiate l'effetto "muro", che tende a scoraggiare il lettore. Se dovete comunicare un contenuto particolarmente lungo e complesso, è preferibile allegare alla mail un documento e trasferire nel corpo del messaggio solo un abstract del documento stesso, che preannuncia il contenuto dell'allegato (vedi punto 5).


13) Non dimenticare la firma

E' sempre opportuno firmare la vostra e-mail.
Una firma DEVE contenere almeno:

Nome Cognome
Indirizzo
Telefono

E' opportuno evitare una firma eccessivamente ricca, come questa:

Nome Cognome
Indirizzo
Telefono ufficio
Telefono casa
Telefono cellulare
Fax
Indirizzo blog
Indirizzo Skype
Indirizzo Facebook

Tenete infatti sempre presente che oggi si leggono le e-mail anche sugli schermi limitati dei dispositivi mobile ed una firma eccessivamente verbosa rischia di occupare più posto del corpo del messaggio.


14) Rispondere rapidamente

Evitate di far trascorrere più di 24 ore nel rispondere ad un messaggio.
Se non avete molto tempo per una risposta esauriente, è meglio una risposta breve in cui si preannuncia una risposta posticipata più articolata, piuttosto che dare l'impressione di ignorare il vostro interlocutore, rispondendo dopo due o più giorni.


15) Richiedere una ricevuta solo se necessario

E' una pratica in genere molto fastidiosa per il destinatario, che in qualche modo si sente "osservato" nel momento in cui apre la vostra e-mail. Richiedete una ricevuta solo se è strettamente necessario.


Da ora in poi, quando scriverete la vostra mail, tenete d'occhio questa check-list, sono sicuro che vi servirà.

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