Saper scrivere ... il White Paper comparativo

Quando vogliamo migliorare la nostra conoscenza su un certo argomento o su un prodotto, la prima cosa che facciamo è collezionare una certa quantità di informazioni su di esso. Al termine di questa prima fase, quando pensiamo di aver almeno inquadrato la questione nelle sue linee
principali, ci viene voglia di confrontare i dati in possesso con altri dati, relativi allo stesso argomento o inerenti ad un prodotto simile (per tipologia, per fascia di prezzo o altro).

La "comparazione" è la fase in cui otteniamo informazioni più strutturate e di più elevata qualità sull'argomento che ci interessa.

Un White Paper "comparativo" è un tipo di WP estremamente utile quando si vogliano confrontare più soluzioni distinte appartenenti allo stesso segmento di mercato o della medesima tipologia.

In genere, un WP di questo tipo può essere anche visto come un documento di approfondimento che fa seguito al WP tecnico di cui abbiamo già parlato nel post precedente.

Un WP comparativo può essere uno strumento estremamente efficace, ma richiede una particolare attenzione nella sua costruzione.

Se il WP viene realizzato da un'analista indipendente, il fine della comparazione tende ad assumere il carattere di un "benchmark", cioè di un "misuratore" della bontà di due o più soluzioni distinte, espressa da una terza parte che, per la sua credibilità e indipendenza, è considerata attendibile nell'effettuare tale confronto. In questo caso, i dati che vegono presentati devono essere estremamente controllati e verificabili, deve essere chiaro entro quali limiti la comparazione può essere ritenuta valida, devono essere chiariti tutti gli aspetti funzionali che
vengono considerati nella comparazione, si devono specificare i modelli matematici e statistici a cui ci si riferisce nel costruire le diverse parti del WP.

In alcuni casi, tale WP può essere messo a punto da un'AZIENDA 1 che, attraverso la comparazione con la soluzione prodotta dall'AZIENDA 2 vuole, in ultima analisi, far emergere la superiorità della propria soluzione.

E' evidente che, in quet'accezione, ci troviamo davanti ad un'operazione di marketing molto aggressiva, assimilabile a quanto accade negli USA da molto tempo con la "pubblicità comparativa".

Se si citano dati relativi ad un competitor per poi metterli a confronto con quelli della nostra soluzione, è assolutamente fondamentale che tali dati siano verificabili. Ancor meglio se tali dati provengono da una qualche fonte indipendente, da una terza parte attendibile o da
un'analista di settore. In quest'ottica ci si avvicina ad un'impostazione simile a quella del WP prodtto DIRETTAMENTE da un'analista, di cui abbiamo parlato in precedenza.

In ogni caso e indipendentemente dall'impostazione, un WP comparativo perde qualsiasi credibilità se i dati utilizzati per la comparazione non risultano verificabili.

Ovviamente, in questo tipo di WP si farà largo uso di grafici e tabelle di ogni tipo, in grado di rendere più facilmente fruibili i dati coinvolti.

ESEMPI? Un WP che paragona:

• le prestazioni di un software noto e diffusissimo, Adobe Photoshop, rispetto a due diverse piattaforme, Microsoft Windows Vista e Mac OSX;

• il rendmento di un pannello solare basato sulla TECNOLOGIA A rispetto all'analogo che usa la TECNOLOGIA B;

• l'affidabilità e l'efficenza di due diversi RDBMS (Relational Data Base Management System).

ALTRO?

Se volete approfondire l'argomento, potete scaricare liberamente i seguenti WP:

- WP che confronta le prestazioni di diversi olii lubrificanti per motociclette

- WP che confronta le caratteristiche di due Servlet container

... ma in rete ne potete trovare molti altri.

A presto.
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Saper scrivere ... il White Paper tecnico

Un White Paper di tipo "tecnico" riveste un ruolo fondamentale nell'illustrare le caratteristiche salienti di una soluzione.

In questo tipo di WP bisogna avere la capacità di presentare tutti i dati tecnici necessari alla comprensione di un problema, senza però entrare troppo "in verticale" nei dettagli della soluzione medesima.

Questa necessità è principalmente legata al fatto di non fornire un gratuito vantaggio ai competitors, ma anche al fatto che è prioritario illustrare "il corpo armonico" della soluzione da ogni punto di vista, senza distogliere l'attenzione del lettore in inutili approfondimenti che possono esere chiariti in un secondo momento.

In altre parole, quando dal WP riesco a ricavare la ragionevole certezza che la soluzione proposta risolve il mio problema, posso contattare i referenti aziendali ed analizzare nei dettagli ogni altro aspetto.

Questo tipo di WP si rivolge quindi a dei decision maker di profilo prevalentemente tecnico, ai quali bisognerà presentare tutte le funzionalità e le caratteristiche della nostra soluzione.

Ci potremo avvalere dell'ausilio di grafici e tabelle, magari utilizzando una modalità espositiva "step by step", per condurre il lettore attravverso lo stretto sentiero che abbiamo disegnato.

Se ad esempio vogliamo far vedere l'efficenza di un software per la protezione di una rete informatica, potremmo elencare le tipologie di attacco che vengono fronteggiate.

Se invece vogliamo proporre una caldaia di nuova concezione, potremmo illustare una tabella che indica il rendimento della caldaia al variare della temperatura esterna in un certo range.

Nel prossimo post parleremo del WP di tipo "comparativo", che può essere visto come una naturale evoluzione del WP "tecnico".
A presto.
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Quanti tipi di White Paper potremmo scrivere?

Quanti tipi di WPs è possibile realizzare? E' una domanda legittima ma non è possibile fornire una risposta esatta. Nel post del 6 Marzo 2010 ho appena accennato ad una possibile classificazione, imperniata sul tipo di messaggio che volevamo comunicare; ora proverò ad essere più preciso, senza alcuna pretesa di esaurire le possibili tassonomie.

Nella mia esperienza mi sono imbattuto in ALMENO 4 tipi di White Papers:

• WP "sullo stato dell'arte"

• WP "tecnico"

• WP "comparativo"

• WP "sullo scenario futuro"

In questo post iniziamo a parlare del White Paper "sullo stato dell'arte".

Una generica organizzazione/azienda dovrebbe sempre disporre di un WP che descrive, ad alto livello:

• lo stato dell'arte di un determinato problema (o di una categoria di problemi);

• la soluzione orientata a risolvere il problema stesso.

In tale ottica devono essere sottolineate tutte le questioni rilevanti, allo scopo di inquadrare chiaramente il problema. Dovendo mantenere una prospettiva generale e di alto livello, in questi WP non viene fornito alcun dettaglio tecnico della soluzione.

Questo dovrebbe essere il primo WP da consegnare ad un potenziale cliente per familiarizzarlo con la struttura di un problema e con tutte le linee guida che dovrebbero presiedere alla sua risoluzione.

Un esempio di questo approccio è quello in cui, individuato e presentato un problema, vengono riuniti intorno ad un tavolo virtuale un gruppo di esperti (ad esempio 4 solution makers e 2 analisti indipendenti) che espongono la loro opinione su 3 aspetti che loro ritengono ineludibili nella risoluzione del problema. In tal modo, si offre al potenziale cliente un panel di 6 x 3 = 18 opinioni specifiche (presumibilmente ma non necessariamente tutte distinte) che consente di iniziare ad inquadrare concretamente l'identikit della soluzione.

Un'altro approccio possibile è quello di presentare tutte le modalità attualmente adottate e validate dal mercato per porre rimedio al problema in esame; ad esempio, una panoramica sintetica ma completa delle tecniche utilizzate per cifrare un canale insicuro e renderlo quindi "impermeabile" agli attacchi informatici.

In entrambi gli esempi proposti, non emerge la necessità di produrre dati precisi o di circostanziare soluzioni tecniche dettagliate.

Questo sarà compito di altri tipi di WPs, che esamineremo prossimamente.
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Saper scrivere... la Lettera di Referenze

La Lettera di Referenze è una di quelle composizioni standard tipiche di ogni ambiente professionale.

Quando ci si candida ad una nuova posizione lavorativa, questo tipo di lettera spesso accompagna il CV e la Lettera di Presentazione.

Ma a differenza di questi ultimi due documenti, la Lettera di Referenze deve essere scritta dal vostro ex-datore di lavoro (o da un docente col quale avete collaborato o da un professionista riconosciuto di un certo settore) il quale, attraverso di essa, sarà in grado di testimoniare che avete lavorato per lui e nella quale potrà delineare le caratteristiche salienti della vostra personalità e del vostro skill professionale, allo scopo di valorizzare la qualità del lavoro svolto.

La lettera dovrà dare una impressione positiva di voi e delle vostre capacità.

Ma come deve essere strutturata una lettera di presentazione?

Alcuni elementi fondamentali sono elencati di seguito:

• il nome della persona (del lavoratore)

• la data di inizio e fine del rapporto di lavoro

• la natura/tipo di mansione svolta

• un apprezzamento sull'onestà e sull'impegno della persona

• un breve elenco delle principali competenze acquisite e dimostrate in azienda

• il motivo per cui il lavoratore ha deciso di lasciare la vecchia occupazione

• il rammarico nell’aver perduto il lavoratore in oggetto

• la disponibilità nel fornire eventuali ulteriori dettagli necessari in merito alla persona, specificando un recapito a tale scopo

• firma dell'estensore della lettera, accompagnata dalla specifica del ruolo occupato

Di seguito vi propongo un esempio:


Come sottolineo sempre in questi casi, quello che vi ho proposto è solo un esempio che può essere opportunamente modificato ed arricchito.
Ad esempio, si potrebbe ampliare la sezione delle competenze, ma senza esagerare, non è un CV dove si fornisce un elenco dettagliato delle conoscenze professionali di una persona.

Una Lettera di Referenze non dovrebbe MAI superare le dimensioni di una cartella standard (1800 battute), cioè una facciata di un foglio A4; generalmente, 1000-1200 battute dovrebbero essere sufficenti.

La valenza di una Lettera di Refererenze non è nella lunghezza o nell'esposizione dettagliata del vostro skill, ma nel fatto di saper trasmettere un senso di apprezzamento, fiducia ed affidabilità nel vostro operato. Leggi questo articolo...

Soluzioni: conoscere un tool non significa saper scrivere

Ultimamente mi è capitato di ricevere offerte di lavoro in cui veniva richiesta la conoscenza di un particolare ambiente di sviluppo o di un certo tool XML-based.

Ho l'impressione che si stia diffondendo la malsana idea che per scrivere un white paper, un scheda tecnica, un manuale d'installazione, una scheda di collaudo o una quick-start guide sia necessario e sufficente conoscere semplicemente un particolare strumento grafico o di editing.

Se volessimo fare un parallelo è come se, rivolgendovi ad un falegname per farvi fare una armadio su misura o ad un fabbro per realizzare i manufatti in ferro di un edificio, voleste preliminarmente verificare che tipo di martello utilizzano... come se il buon risultato che vi aspettate di ottenere debba dipendere dal martello e non da quello che alberga nella testa e nella cultura professionale del falegname o del fabbro.

Questa sensazione mi è stata confermata da un articolo scritto da Stephen Few, in cui il guru della Visual Business Intelligence illustra un caso di studio emblematico in tal senso.

In questo articolo, Stephen illustra alcuni dashboard non particolarmente efficaci e che vengono messi a disposizione da alcuni prodotti.
Il fatto di utilizzare abitualmente tali prodotti tende ad "anestetizzare" la sensibilità degli utenti che rischiano di abituarsi a soluzioni di scarsa efficacia.

Vi invito a leggerlo per rendervi conto che affidarsi ciecamente agli "strumenti" può non essere particolarmente saggio e anzi può "impoverire" i contenuti che state strutturando. Leggi questo articolo...

Saper scrivere una e-mail: 15 regole da ricordare

E' indubitabile che la posta elettronica sia una di quelle "invenzioni" che ci ha cambiato la vita. Ha permesso di abbattere i costi e i tempi della comunicazione interpersonale e professionale, consente di raggiungere più destinatari contemporaneamente, facilita la tracciabilità dei messaggi scambiati, implica una modalità di comunicazione asincrona e flessibile.

Poi, con l'introduzione della PEC (Posta Elettronica Certificata), l'e-mail ha assunto una "veste ufficiale" a tutti gli effetti.

Come indica il CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) la PEC "è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici".

L'uso della PEC è diventato il primo tassello della rivoluzione informatica della PA, volta ad eliminare progressivamente la documentazione cartacea nei rapporti tra noi utenti (fino ad ora spesso solo... sudditi) e la PA.

Tutto ciò ha reso ancora più importante l'uso della posta elettronica e dovrebbe indurre a porre grande attenzione alla scrittura di una e-mail.

Invece, spessissimo, mi capitano sotto gli occhi messaggi farciti di errori evidenti e facilmente evitabili.

Scrivere una brutta mail è uno sgradevole passo falso nella relazione che si instaura con il destinatario, che spesso è un potenziale cliente.
E' come fare flop nel primo appuntamento con una ragazza. Magari avrete una seconda possibilità di dimostrare il vostro valore... ma comunque siete partiti col piede sbagliato e, se tutto va bene, dovete recuperare, sempre che una seconda possibilità vi venga concessa!

E quindi ecco una check-list di 15 semplici regole che vi potranno aiutare ad evitare almeno gli errori più grossolani.


1) Definire con chiarezza l'Oggetto della vostra e-mail

L'Oggetto di una e-mail è paragonabile al titolo di un articolo di giornale.
Quante volte è capitato ad ognuno di noi di decidere se leggere o meno un articolo in base all'efficacia del titolo?
Per chi riceve decine di e-mail professionali al giorno, questo è il primo criterio di selezione.
Sicuramente verranno lette per prime le e-mail il cui Oggetto risveglia l'attenzione del lettore.
Non più di 30 battute, un concetto chiaro che faccia subito intuire il contenuto, non necessariamente tutto maiuscolo.
Le e-mail senza alcun Oggetto spesso vengono SEMPLICEMENTE CESTINATE!


2) Aggiornare l'Oggetto della e-mail

Se scambiate numerosi messaggi con il/i vostro/i interlocutore/i, può capitare che durante tale scambio la natura dei contenuti possa cambiare rispetto alla fase iniziale; in tal caso abbiate cura di cambiare anche l'Oggetto della e-mail, in base a quanto già illustrato nel punto 1.


3) Usare correttamente il CC (Carbon Copy)

In questa sezione dell'intestazione vanno indicate gli indirizzi di coloro che sono interessati a conoscere il contenuto della e-mail ma ai quali non è richiesta una risposta.


4) Usare correttamente il BCC (Blind Carbon Copy)

L'indirizzo e-mail specificato nella sezione BCC non sarà visibile a tutti gli altri destinatari della vostra e-mail.
Usate questa soluzione SOLO quando effettive esigenze di riservatezza lo impongono.


5) Scrivere subito la cosa più importante

Così come l'Oggetto è il primo amo per agganciare l'attenzione del lettore, il secondo amo lo dovete "costruire" nelle prime 3 righe del corpo del messaggio. Tutto il resto viene dopo. E' inutile iniziare con una complessa premessa... che prelude ad un'articolata introduzione... che si
sviluppa in una panoramica generale... NON VI LEGGERANNO MAI!
Lo schema da adottare è il BLOT (Bottom Line On the Top).


6) Scrivere rispettando le regole usuali

Grammatica e punteggiatura non seguono regole speciali in una e-mail, che in tal senso è un testo come un altro.


7) Scrivere in maniera semplice

Usiamo le parole ordinarie di tutti i giorni, invece di espressioni solo apparentemente più "importanti".
Perchè scrivere "con l'ausilio di..." invece di "con"?
Perchè scrivere "unitamente a..." invece di "con"?
Perchè scrivere "con l'eccezione di..." invece di "tranne"?
Perchè scrivere "con l'obiettivo di..." invece di "per" ?
Leonardo da Vinci disse: "Quello che è essenziale, è perfetto"... conviene sempre tenere a mente questa massima.


8) Revisionare con attenzione il contenuto

Un messaggio zeppo di errori e refusi equivale a darsi una martellata su un ginocchio, è un autogol clamoroso e gratuito, infonde nel lettore la sensazione che siate persone poco serie, disattente, non inclini alla qualità. Ho più volte affrontato il problema del proofreading in questo blog. La scrittura di un e-mail è uno dei campi di battaglia più frequenti ove siamo chiamati a misurare il nostro allenamento alla rilettura.


9) Evitare sfondi grafici, gif animate ed emot-icons

Anche se siete in confidenza con il destinatario, in una e-mail professionale vanno banditi tutti gli elementi che non sono strettamente correlati al nocciolo della comunicazione. Tali elementi appesantiscono la mail, sviano dalla comprensione del contenuto e rendono il tutto molto "giocattoloso". Può andar bene con la vostra fidanzata, ma se si tratta di lavoro è meglio un po' di cautela.


10) Evitare battute, parolacce, giochi di parole

Se pensate che la lingua scritta possa ricalcare lo stesso "stile" della lingua parlata, siete completamente fuori strada. Una battuta fatta a voce, accompagnata da un sorriso o da un gesto, può assumere un significato totalmente inaspettato e magari sgradevole se la mettete in forma scritta. E' una pratica da evitare perfino se scrivete una e-mail ad un amico, figuriamoci nel caso di una situazione professionale.


11) Evitare sigle ed acronimi

A meno che non siate in confidenza con il destinatario e certi della sua capacità di interpretare correttamente acronimi e sigle, è meglio evitarne l'uso. Sebbene alcuni siano ormai molto diffusi (FYI (For Your Information), ASAP (As Soon As Possible), ...), nel dubbio, astenetevi.


12) Una e-mail non è un trattato di Fisica nucleare

Una e-mail deve essere possibilmente breve. Se supera le 15-20 righe, rischiate l'effetto "muro", che tende a scoraggiare il lettore. Se dovete comunicare un contenuto particolarmente lungo e complesso, è preferibile allegare alla mail un documento e trasferire nel corpo del messaggio solo un abstract del documento stesso, che preannuncia il contenuto dell'allegato (vedi punto 5).


13) Non dimenticare la firma

E' sempre opportuno firmare la vostra e-mail.
Una firma DEVE contenere almeno:

Nome Cognome
Indirizzo
Telefono

E' opportuno evitare una firma eccessivamente ricca, come questa:

Nome Cognome
Indirizzo
Telefono ufficio
Telefono casa
Telefono cellulare
Fax
Indirizzo blog
Indirizzo Skype
Indirizzo Facebook

Tenete infatti sempre presente che oggi si leggono le e-mail anche sugli schermi limitati dei dispositivi mobile ed una firma eccessivamente verbosa rischia di occupare più posto del corpo del messaggio.


14) Rispondere rapidamente

Evitate di far trascorrere più di 24 ore nel rispondere ad un messaggio.
Se non avete molto tempo per una risposta esauriente, è meglio una risposta breve in cui si preannuncia una risposta posticipata più articolata, piuttosto che dare l'impressione di ignorare il vostro interlocutore, rispondendo dopo due o più giorni.


15) Richiedere una ricevuta solo se necessario

E' una pratica in genere molto fastidiosa per il destinatario, che in qualche modo si sente "osservato" nel momento in cui apre la vostra e-mail. Richiedete una ricevuta solo se è strettamente necessario.


Da ora in poi, quando scriverete la vostra mail, tenete d'occhio questa check-list, sono sicuro che vi servirà.
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Saper scrivere il White Paper: seconda parte

Nel post del 06-03-2010 abbiamo individuato COSA VOGLIAMO COMUNICARE attraverso il nostro WP. Ora ci poniamo l'obiettivo di individuare IL LETTORE IDEALE.

Se volessimo evitare questo passaggio, dovremmo coerentemente prepararci a scrivere un WP in grado di catturare l'attenzione del maggior numero possibile di lettori.

Ma sappiamo che è quasi impossibile "piacere a tutti", mentre spesso può accadere di annoiare molti. Quindi è forse più conveniente tentare di costuire l'identikit del nostro lettore che, una volta individuato, ci darà delle informazioni utili per costruire il nostro WP.

Dobbiamo sempre ricordare che il nostro WP deve essere "prezioso" per chi lo legge e quindi dobbiamo chiederci "che cosa interessa" al nostro lettore-target, che cosa "vuole comprare" nell'ambito di ciò che vogliamo comunicare.

Come sempre, usiamo una check-list per mettere in ordine le idee e costruire il nostro identikit.


- CHE RUOLO RICOPRE IL NOSTRO LETTORE?

Se è un ingegnere, avrà bisogno di capire se la nostra soluzione può essere integrata efficacemente in un'architettura pre-esistente.

Se è un investitore, vorrà verificare se abbiamo studiato e risolto il suo problema di business.

Se è un cliente, vorrà verificare se la soluzione proposta è più evoluta rispetto a quella che già possiede.

Se è un analista, vorrà capire come si pone il nostro prodotto nel panorama delle soluzioni già disponibili sul mercato.


- CHE COSA CI POTRA' CHIEDERE?

Quanto mi costa/mi farà risparmiare?
E' la domanda più comune, quella che spesso fa la differenza. E' importante che il nostro WP fornisca elementi semplici e immediatamente quantificabili per fornire almeno una prima stima in risposta a questa domanda.

Come lo fa?
Spesso si indulge in descrizioni periferiche o si tende ad elencare ogni caratteristica della soluzione e si perde di vista "il cuore" cioè COME VIENE RISOLTO il problema del cliente. Se trascuriamo questo punto, non saremo credibili.

Quali benefici tecnici potrò ottenere da questa soluzione?
Un cliente potenziale vuole sempre capire se la soluzione proposta è veramente vantaggiosa e robusta sul piano tecnico, se è una soluzione modulare e scalabile, se è aperta ad interagire con gli standard di mercato più diffusi, se comporta un basso impatto d'integrazione rispetto ai sistemi gia' in esercizio. Se nel nostro WP non saremo in grado di fornire validi elementi in tal senso, difficilmente potremo avere successo.

Cosa fa di veramente innovativo che non posso trovare in altri prodotti già presenti sul mercato?
E' fondamentale individuare gli elementi "differenziatori" di una soluzione e farli emergere con grande evidenza. Il nostro prodotto forse non è il migliore in assoluto tra quelli presenti sul mercato, ma possiede una o più caratteristiche originali, mai proposte prima, e dobbiamo sostenere questi aspetti con grande energia.

E A QUESTO PUNTO?

Se abbiamo seguito tutti i passi di questa strategia, abbiamo sicuramente individuato il nostro LETTORE IDEALE e i suoi bisogni. Quindi ora SAPPIAMO COSA SCRIVERE NEL NOSTRO WP e persino quale titolo usare.

Ad esempio, se stiamo scrivendo un WP su una nuova soluzione per realizzare impianti di energia solare e abbiamo la convinzione che il nostro lettore-target sia sensibile all'abbattimento dei costi di esercizio, potremmo titolare:

IL SOLE NEL SALVADANAIO: COSTI ABBATTUTI PER ENERGIA SOLARE AD ALTO RENDIMENTO.

Se invece scriviamo un WP sui servizi forniti da un operatore telefonico mobile, potremmo titolare:

10 MODI PER PERSONALIZZARE I NOSTRI WIRELESS MOBILE SERVICES.

Come sempre, anche stavolta ho tentato di fornirvi una mappa per orientarvi nel problema di costruire un WP. Ma "la mappa è un modello del territorio, NON E' IL TERRITORIO...". Quindi ora dovete provare a "camminare" nel territorio e verificare se la mappa vi aiuta nel cammino.

Tornerò prossimamente sull'argomento.
Fatemi sapere.
Ciao.
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Saper scrivere il White Paper: prima parte

Come si deve procedere nella scrittura di un White Paper?
Se teniamo fede alle linee guida illustrate nel post del 18-02-2010, il primo punto da mettere a fuoco consiste nel definire IL MESSAGGIO CHE VOGLIAMO COMUNICARE.

Non è facile individuare questo elemento "in astratto", cioè senza far riferimento ad un caso specifico e concreto. Ma possiamo sicuramente delimitare il campo della nostra indagine usando un set di criteri che ci dovrebbe aiutare a far emergere ciò che ci interessa.

Dobbiamo scrivere un WP prettamente TECNICO?

In tal caso la soluzione è abbastanza semplice.
Dobbiamo individuare 2 o 3 caratteristiche tecniche principali del nostro prodotto e sottolinearle.
Dovremo poi essere abili a descrivere le altre eventuali caratteristiche, mettendole in relazione con quelle principali. In altri termini, come in un arcipelago, dobbiamo far emergere i concetti portanti, cioè le isole principali dell'arcipelago.
Successivamente, descriveremo anche le isole e gli atolli minori, ma l'attenzione del lettore deve rimanere collegata ai concetti chiave.

Ad esempio, se dovessimo descrivere una nuova e articolata soluzione/piattaforma software che consente di gestire le identità digitali di una grande organizzazione, cosa faremo emergere?

• che la soluzione prevede un repository sicuro e centralizzato delle identità e delle autorizzazioni, costantemente sincronizzato con i repository dei sistemi target periferici

• che la soluzione consente di produrre report su qualsiasi aspetto dell'organizzazione

• che la soluzione è conforme alle normative nazionali ed internazionali

Altre caratteristiche possono poi essere presentate in relazione a quelle citate.
Ad esempio, si può accennare che i report possono essere configurati e definiti atravrso un tool intuitivo e integrato nella piattaforma, senza dover ricorrere a prodotti di terze parti.

Ma se dobbiamo scrivere un WP rivolto al BUSINESS?

In tal caso la situazione potrebbe essere più complicata.

Dobbiamo sottolineare che siamo più economici dei nostri competitors?
O che siamo più efficaci e che mettiamo a disposizione un supporto on-line/telefonico 24H?
Dobbiamo enfatizzare che l'impatto della nostra soluzione, sull'architettura già in opera presso il cliente, è particolarmente basso, sia in termini di costi che di tempo d'integrazione?
O che essendo una soluzione modulare, puo' essere integrata progressivamente, diluendo l'investimento nel tempo e riducendo ulteriormente l'impatto dell'integrazione con i sistemi già presenti?

E se invece volessimo scrivere un WP "PSICOLOGICO"?

In altre parole, potremmo decidere che quello che stiamo scrivendo, aldilà dei contenuti tecnico-economici, potrà essere efficace solo se il soggetto che dovà prendere la decisione (un singolo individuo, un gruppo di Manager o un Consiglio d'Amministrazione) ne potrà ricavare una sensazione "rassicurante", cioè solo se riusciremo a far capire che la nostra soluzione "è facile da usare". In tal caso, dobbiamo studiare con molta attenzione le caratteristiche del "decisore" e far emergere nel WP ciò che a lui interessa di più.

Ad esempio, se il decisore è particolarmente sensibile al rispetto delle normative, nel WP bisogna far emergere l'idea che il nostro prodotto:

• è conforme alle normative attuali

• è flessibile nella capacità di receprie le evoluzioni future delle normative medesime

• è in grado di disegnare ogni aspetto dell'organizzazione rendendolo visibile al decisore in modo chiaro e rapido, abbattendo tutte le difficoltà di gestione che nascono quando non c'è una sufficente integrazione tra le soluzioni IT di un'organizzazone e gli strumenti utilizzabili dalla sua struttura manageriale.

MA OVVIAMENTE, potremmo anche decidere di mixare i 3 approcci che vi ho presentato, per definire una quarta tipologia di WP, fondata su un'impostazione diversa.

LA COSA PIU' IMPORTANTE E' COMUNQUE DECIDERE "COSA" VOGLIAMO COMUNICARE.

Se sbagliamo nell'incoccare la freccia, difficilmente colpiremo il bersaglio!

Nel prossimo post, approfondiremo lo step successivo:
CHI LEGGERA' IL NOSTO WP?
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Saper scrivere... il White Paper

Il White Paper è un documento di marketing attraverso il quale un’azienda può descrivere dettagliatamente quali soluzioni/prodotti offre per risolvere i problemi dei potenziali clienti.

I WPs sono una fonte primaria di informazione per i decision maker più smaliziati ed esigenti di molte aziende.

Un WP si rivolge usualmente ad un target composto da lettori accorti e preparati, che desidera soprattutto informazioni oggettive, fatti, diagrammi, statistiche e ogni altro elemento utile in un processo decisionale.

E' quindi consigliabile ricorrere ad stile di scrittura asciutto, che mira a convincere attraverso elementi concreti, piuttosto che indulgere in slogan e aggettivi ipertrofici.

Nel WP non è opportuno descrivere dettagliatamente un problema che il lettore conosce alla perfezione, perché è IL SUO problema, ma si devono focalizzare le caratteristiche portanti della soluzione/prodotto che il lettore sta cercando.

Ad esempio, per un’azienda che produce un software XXX per il monitoring di una rete informatica aziendale, si può impostare un WP così strutturato:

• Introduzione generale sugli aspetti tecnici basilari di una rete informatica
  

• Analisi dei rischi per le organizzazioni che non sono in grado di valutare l’efficienza della propria rete
  

• Descrizione del software XXX (principali funzioni, tecnologie usate, …)

• Illustrazione dei vantaggi portati dall'adozione di XXX

• Eventuale citazione di un Case Study su come il software XXX è stato utilizzato in un’azienda specifica

• Una conclusione sintetica che ribadisce i vantaggi apportati dalla soluzione proposta

• La lista dei contatti aziendali che il cliente può utilizzare per acquistare il prodotto o ricevere ulteriori informazioni

I principali obiettivi di un WP possono essere quindi riassunti in 3 punti principali:

• Comunicare e sottolineare la propria competenza e autorevolezza in un determinato settore e la relativa capacità di risolvere un problema specifico

• Focalizzare un tema emergente funzionale alla soluzione dei problemi specifici di un cliente.

• Descrivere il prodotto/soluzione in modo esaustivo e dettagliato, delineandone i vantaggi rispetto ai prodotti/soluzioni della concorrenza

L’impaginazione richiede uno stile chiaro ed essenziale, senza attentare all’attenzione del lettore con la sovrapposizione di font e stili ed è opportuno anche evitare le immagini inutili, che possono appesantire il documento e renderlo poco adatto alla distribuzione via e-mail o attraverso il sito aziendale.

Ma come organizzeremo concretamente il nostro WP?

Ecco uno schema di massima:

- TITOLO
- INDICE
- NOTA DI COPYRIGHT
- GLOSSARIO DEI TERMINI/ACRONIMI PIU’ USATI NEL WP (eventuale)
- BREVE DESCRIZIONE DEL CONTESTO/MERCATO DI RIFERIMENTO
- BREVE DESCRIZIONE DEL PROBLEMA
- DESCRIZIONE DETTAGLIATA DELLA SOLUZIONE PROPOSTA
- VANTAGGI PER IL CLIENTE NELL’ADOZIONE DI TALE SOLUZIONE
- REFERENZE: CLIENTI CHE HANNO GIA’ ADOTTATO LA SOLUZIONE
- RIASSUNTO DELLE CARATTERISTICHE DELLA SOLUZIONE
- BREVE CONCLUSIONE
- BIBLIOGRAFIA E LINKS DI APPROFONDIMENTO (eventuale)
- CONTATTI

Il logo aziendale ed il titolo in tutte le pagine, con la data di pubblicazione sull’ultima pagina.

Bitpipe è un sito molto famoso che distribuisce migliaia di free WPs.

Confrontate le indicazioni che vi ho dato con quelle che potete ricavare esaminando quelli scaricabili da Bitpipe e fatemi avere le vostre impressioni.
Ciao.
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Ancora sul proofreading... gutta cavat lapidem!

Vi segnalo un'articolo sul proofreading che potete trovare su Writingmatters. Su questo argomento vi ho già proposto due articoli, il 15-12-2009 e il 25-02-2009. Qualcuno potrebbe dire che sono insistente... e avrebbe ragione. La revisione dei testi è un'attività F O N D A M E N T A L E. Leggi questo articolo...